Контрольная работа по "Делопроизводство"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Барановичский технологический  колледж»

БЕЛКООПСОЮЗ

ЗАОЧНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине ____________________________________________________

 

_________________________________________________________________

 

учащегося-заочника _______________________________________________

                                                        

курса ____________шифр ________________группы____________________

 

Домашний адрес:__________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________

 

 

Место работы_____________________________________________________

 

_________________________________________________________________

                                                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Барановичи, 2013

 

  СОДЕРЖАНИЕ

 

1(30). Оформление текстовых  работ в редакторе WORD………………..…….......3

2 (21). Классификация ОРД…………………………………………….….….…....16

3 (46). Составить  макет приказа………………………………………….………..20

Список использованных источников………………………………………………22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1(30). Оформление текстовых работ в редакторе WORD

 

Текстовый редактор — это программа, обеспечивающая пользователя ПК средствами создания, обработки, печати и хранения документов различной природы и степени сложности, включающих текстовые данные, таблицы, графики, изображения, формулы и т.д.

Microsoft Word представляет собой самый распространённый и один из наиболее мощных текстовых редакторов.

Основные операции редактора MS Word no работе с документами:

• ввод текста;
• редактирование содержимого документа (внесение каких-либо изменений в текст документа: изменение взаимного расположения отдельных частей документа, поиск и замена символов, слов и участков текста);
• форматирование содержимого документа (задание междустрочного интервала, отступов слева и справа, выравнивание текста и др.). 

Возможности MS Word:

• одновременная работа с несколькими документами;
• проверка орфографии и грамматики;
• автоматическое форматирование документа;
• включение в документы таблиц, рисунков и математических формул;
• коллективная работа над большими документами и т.д.

Запуск программы-редактора MS Word производится по команде главного меню IIycк\IIporpaммы\Microsoft Word.

Word позволяет вводить, редактировать и форматировать, а также красочно оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки и выполнять много других операций.

В программе Word предусмотрен достаточно полный набор режимов представления обрабатываемого документа. Команды выбора режима собраны в пунктах меню Вид и Файл.

Документ можно представить  в одном из шести различных режимов: Обычный, Разметка страницы, Электронный, Структура, Во весь экран, Предварительный просмотр, Главный документ:

• Обычный режим просмотра предназначен для быстрого набора, редактирования и форматирования документов. Для перехода в этот режим нужно выполнить команду Вид/Обычный. Этот режим используется по умолчанию;
• Режим разметки страницы – это режим, в котором документ отображается так, как он будет выглядеть при распечатке. Для перехода в данный режим служит команда Вид/Разметка страницы;
• Режим “во весь экран” позволяет представить текст в максимально увеличенном виде. Команда для перехода в данный режим – Вид/ Во весь экран;
• Режим предварительного просмотра используется для проверки правильности разбиения текста на страницы и служит для внесения в документ необходимых изменений перед печатью. Команда для перехода в данный режим – Файл/Предварительный просмотр. Возврат в предыдущий режим документа осуществляется нажатием на кнопку Закрыть;
• Режим просмотра структуры позволяет проанализировать иерархическую структуру документа и изменять её. Для перехода в этот режим используется команда Вид /Структура;
• Режим главного документа – основной режим для работы с большими документами, состоящими из многих документов, которые хранятся как отдельные файлы. Команда перехода в данный режим - Вид/Главный документ;
• Режим электронного документа позволяет просмотреть документ в том виде, в котором он появится на экране. В этом режиме слева от текста отобразится схема документа, которая позволяет быстро переходить к любому заголовку документа. Для перехода в этот режим нужно выполнить команду Вид /Электронный документ;

Для режимов: Обычный, Электронный, Режим разметки и Режим структуры  в нижнем левом углу окна документа  предусмотрены постоянно присутствующие на экране кнопки. Щелчок мышью по такой кнопке включает соответствующий режим.

Для создания нового документа можно выбрать один из следующих путей:

• в меню Файл выбрать команду Создать, в появившемся диалоговом окне указать шаблон (Обычный или Нормальный), на основе которого вы хотите создавать документ;
• использовать кнопку - Создать (с изображением чистого листа) на панели инструментов.

Документ  открывается командой Файл/Открыть или кнопкой - Открыть на панели инструментов Стандартная.

Если на экране уже  есть открытый документ, то окно открываемого документа перекроет окно предыдущего  документа.

В диалоговом окне Открытие документа нужно указать полное имя вызываемого файла (полное имя включает: диск, каталог и собственно имя открываемого документа).

Например: C:\Student\MyDocument1

  Сохранить документ можно несколькими способами:

• Если файл документа сохраняется первый раз и ему еще не присвоено имя, то надежнее всего воспользоваться командой меню Файл/ Сохранить как и дать полное имя файла;
• Если документу уже присвоено имя, то используется команда Файл/Сохранить;
• Использовать кнопку с изображением дискеты на панели инструментов.

Перед вводом текста рекомендуется установить параметры страницы, т.е. верхнее, нижнее, левое и правое поля. Выполняется эта операция с помощью команды Файл/Параметры Страницы.

В Word текст набирается в позиции курсора, положение которого зависит от установленных параметров страницы и абзаца, а сам курсор автоматически сдвигается на следующую позицию. При достижении правой границы абзаца курсор автоматически переходит на новую строку. Если вводимое слово не помещается на строке, то оно по умолчанию переносится целиком на следующую строку, если не включен автоматический перенос. Автоматический перенос включается с помощью команды Сервис/Язык/Расстановка переносов. Чтобы завершить набор текста в абзаце, следует нажать на клавишу <Enter>. При этом курсор перейдет на первую строку следующего абзаца.

При вводе текста по умолчанию  идет автоматическая проверка орфографии, и отмечаются волнистыми линиями слова, в которых допущена ошибка или которых нет в словаре Word.

По умолчанию при  проверке орфографии одновременно проверяется  грамматика.

Перемещение курсора  и просмотр текста в Word осуществляется с помощью клавиш клавиатуры или курсором мыши.

Основные клавиши и  комбинации клавиш для перемещения  по тексту: <¬> или <®> - перемещение на один символ влево или вправо; <­> или <¯> - перемещение на одну строку вверх или вниз; <End> или <Home> - в конец или начало строки; <PgUp> или <PgDn> - на один экран вверх/вниз; <Ctrl>+<Home> или <Ctrl>+<End> - в начало/конец документа.

Под редактированием текста понимается изменение его содержания. Весь непростой процесс редактирования документа сводится к нескольким простым операциям: удаления, перемещения, копирования и замены фрагментов текста. В Word можно удалять, добавлять, перемещать и копировать отдельные символы, слова, строки, предложения, абзацы, фрагменты текста, или даже весь документ как в пределах одного документа, так и между несколькими открытыми документами.

Для выполнения операций редактирования часто используется буфер обмена.

Буфер обмена является постоянно  доступной во время рабочего сеанса областью памяти, к которой могут  обращаться все программы, работающие в среде Windows. В буфер обмена переносятся, копируются, а затем извлекаются из него для вставки в документ текстовые фрагменты, иллюстрации и другие элементы. Последняя вырезанная или скопированная порция текста хранится в буфере обмена. Содержимое буфера обмена можно вставить в текст документа в нескольких позициях произвольное число раз. Многократную вставку копий фрагмента текста проще всего реализовать с помощью буфера обмена. Однако для переноса и копирования текста в Word предусмотрены и другие способы, которые иногда позволяют достичь результата быстрее.

Рассмотрим сначала способы  перемещения и копирования фрагментов текста без использования буфера обмена.

Для перемещения фрагмента текста необходимо выделить этот фрагмент, установить на нём указатель мыши и, при нажатой левой кнопке мыши, перетащить фрагмент в новое место. Место вставки указывается заштрихованным курсором, передвигаемым вместе с указателем мыши в поле текста.

Копирование текста производится той  же последовательностью действий, но после выделения фрагмента текста перемещение осуществляется при нажатой клавише <Ctrl>.

Основные операции редактирования выполняются с использованием следующих  команд или кнопок на стандартной  панели инструментов:

• Удаление – для удаления фрагмента текста его надо выделить и использовать команду Правка/ Очистить или клавишу Delete.
• Вырезать – используется команда меню Правка /  Вырезать или кнопка Вырезать - . В результате этой операции выделенный фрагмент текста вырезается и помещается в буфер обмена.
• Копировать – используется команда Правка / Копировать или кнопка - Копировать. Выделенный фрагмент копируется в буфер обмена.
• Вставить – для выполнения вставки фрагмента текста надо указать курсором место вставки и выполнить команду Правка / Вставить или использовать кнопку Вставить - . В результате этой операции фрагмент из буфера переместится в текст.
• Поиск – команда Правка / Найти используется для поиска нужных фрагментов или терминов текста в области, начиная от местоположения курсора. Поиск может осуществляться как в направлении ниже от курсора, так и в обратном. Направление поиска указывается в открывшемся диалоговом окне. Поиск осуществляется по образцу, указанному пользователем.
• Замена – используется команда Правка / Заменить. В открывшемся диалоговом окне нужно указать, какой фрагмент или термин текста необходимо заменить на  другой, также заданный пользователем. Замена найденного вхождения осуществляется после нажатия кнопки Заменить. Дальнейший поиск производится нажатием на кнопку. Если найденный элемент не подлежит замене, то следует нажать кнопку Найти Далее, и текущее вхождение будет пропущено. Кнопка Заменить Все позволяет заменять искомый элемент сразу во всём тексте от местоположения курсора в указанном направлении поиска.

При необходимости выполнения операций редактирования или форматирования какого-либо фрагмента текста, нужно выделить этот фрагмент, а затем выполнить нужные операции над ним. Можно выделить от одного символа до текста всего документа.

Выделение текста проще  всего выполняется с помощью  мыши, однако и с помощью клавиатуры можно выделить фрагмент текста посимвольно, пословно, предложение за предложением, абзац за абзацем. Для выделения строк используется пустая область слева от основного текста, которая называется областью выделения. Сброс выделения осуществляется нажатием левой кнопки мыши вне выделенного объекта.

                     

Способы выделения  фрагментов текста:

Тип фрагмента	Действие
1	2
Несколько символов	Перемещение курсора  при нажатой левой кнопке мыши от начала выделяемого фрагмента  до его конца.
Слово	Двойное нажатие левой  кнопки мыши на слове
Предложение	При нажатой клавише <Ctrl> нажать левую клавишу мыши в области предложения.
Строка	Нажатие левой кнопки мыши в области выделения нужной строки.
Несколько строк	Перемещение курсора  мыши в области выделения при  нажатой левой кнопке мыши.
Абзац	Двойное нажатие левой  кнопки мыши в полосе выделения напротив выделяемого абзаца или тройной щелчок в любой позиции абзаца.
Прямоугольный фрагмент	При нажатой клавише <Alt> нажать левую кнопку мыши и перемещать курсор из одного угла фрагмента в противоположный.
Весь документ	При нажатой клавише <Ctrl> нажать левую кнопку мыши в области выделения или с помощью команды меню Правка/ Выделить Все

 

Под форматированием текста понимается изменение его внешнего вида. Средства форматирования позволяют оформлять документы в соответствии с потребностями пользователя. При форматировании можно изменять оформление, как всего документа, так и отдельных его разделов, страниц, абзацев и символов. Наиболее часто используемые форматы вызываются не только через команды меню, но и с помощью кнопок панели инструментов. Для форматирования текста используется команда меню Формат.