Контрольная работа по "Делопроизводство"

В программе Word стилями называют наборы команд  форматирования, применяемые комплексно. Преимущество использования стилей несомненно: один раз создав стиль, включающий несколько элементов форматирования, можно использовать его неоднократно для разных документов. В уже сформированном стиле можно заменить один или несколько элементов, после чего Word автоматически перенесет эти поправки в активный документ.

При создании новых документов, как правило, за основу берется шаблон Normal.Dot  и один  из четырех готовых стилей:

 

• Normal  (Обычный) - используется для оформления основного текста,
• Heading 1 (Заголовок 1) - используется преимущественно для заголовков верхнего уровня,
• Heading 2 (Заголовок 2) - используется в заголовках среднего уровня,
• Heading 1 (Заголовок 3) - используется в заголовках самого низкого уровня.

В других шаблонах применяется  значительно большее число готовых  стилей. Предусмотрена также возможность создавать и применить новые, уникальные стили.

Включение и создание таблиц. Для представления цифровых данных в документе используются таблицы, в которых можно производить также различные операции над этими данными. Таблица представляет сетку, состоящую из столбцов и строк, образующих ячейки. В ячейках могут быть размещены цифровые и текстовые данные, а также рисунки. Таблица может быть создана следующим образом:

• С помощью кнопки - Добавить таблицу на панели инструментов. Под кнопкой появится изображение сетки, из которой выделяются строки и столбцы;

 

               

 

• С помощью меню – Таблица/Добавить/Таблица. В окне Вставка таблицы устанавливаются размеры таблицы (число строк и столбцов) и ширина столбцов. Если же возникает необходимость менять количество столбцов и строк в ней, то эта операция может быть выполнена с помощью меню Таблица / Добавить(или Удалить).

 

 

К тексту в ячейках  таблицы может быть применено  форматирование, выравнивание.

В таблицах можно производить  вычисления, используя арифметические операции в формулах, в окне, которое  вызывается с помощью меню Таблица/Формула.

 

 

Необходимо помнить  следующее обозначение ячеек: строки помечаются цифрами(1,2,3,..), а столбцы – латинскими буквами (А, В, С,..). Действия производятся обозначениями ячеек (адресами).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 (21). Классификация ОРД

 

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы  (уставы, положения, инструкции, штатное  расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная  документация (письма, акты, протоколы,  справки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых, специальных  систем.

1. Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Организационные документы включают в себя:

- Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы;

- положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах);

- инструкцию – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда  и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием;

- штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы;

- структуру и штатную численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения);

- регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

2. Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства и включают в себя:

- решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.;

- распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

Распоряжения делятся  на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса;

- указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов;

- приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией;

- поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

3. Информационно-справочные документы включают в себя:

- справки – документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий.

Справки бывают двух разновидностей:

1) справки, удостоверяющие  юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям,

2) справки информационного  характера, составляемые по запросу  или указанию вышестоящих должностных  лиц и организаций;

- докладные записки – документы, адресованные руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе.

Докладные записки могут  быть внутренними, т.е. направляемыми  руководителю структурного подразделения  или учреждения, и внешними –  адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства;

- объяснительные записки – документы, поясняющие содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений).

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:

1) записки, являющиеся  приложением к основному документу; 

2) объяснительные записки  составляемые отдельными работниками оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем;

- акты – документы, составленные несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие;

- доверенности – документы о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.;

- служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей;

- телеграммы (телетайпограмма, телекс) – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица.

Факсограмма (факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 (46). Составить макет приказа

 

Приказ является организационно-распорядительным документом, который издается  руководителем предприятия для выполнения производственных задач. Приказы делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. К первой группе относятся приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Ко второй – приказы о приеме работников, увольнении или переводе.

Для того, чтобы приказ имел юридическую силу, он должен содержать следующие необходимые реквизиты:  

- название организации;

- наименование вида документа - приказ;

- дату и номер;

- место издания;

- заголовок к тексту (кратко и точно должен отражать содержание приказа, например, «О командировании»);

- текст, состоящий из констатирующей (может отсутствовать) и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение». Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей и сроков (может делиться на пункты и подпункты);

- подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи).

Дата и регистрационный  номер присваиваются приказу  в день его подписания руководителем.

Если приказ вводит в  действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), они оформляются в виде приложения к приказу.

Макет приказа об увольнении работника по соглашению сторон до истечения времени выполнения определенной работы выглядит следующим образом:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________________________

 Наименование  организации