Контрольная работа по "Делопроизводство"

При выполнении операций форматирования следует помнить, что  все работы выполняются при выделенном объекте (символ, слово, абзац и т.п.). Основные операции форматирования и  команды и/или кнопки инструментальной панели для их выполнения.

Изменение шрифта:

Изменение жирности шрифта - Формат /Шрифт/полужирный ;

Наклон шрифта - Формат /Шрифт /Стиль;

Подчеркивание - Формат /Шрифт/Подчеркивание.

Соответствующие указанным  командам кнопки - - Полужирный, Курсив, Подчеркивание.

Изменение размера букв – Формат /Шрифт /Размер или кнопка  Размер шрифта.

Шрифт написания Формат /Шрифт /Шрифт или кнопка - Шрифт. Далее следует выбрать шрифт из списка.

Установка цвета символов – Формат /Шрифт/ Цвет.

Задание межбуквенного расстояния Формат /Шрифт /Интервал. Указать величины необходимого смещения.

В Word абзацем называется фрагмент текста, заканчивающийся нажатием на клавишу <Enter>.

Для установки параметров абзаца следует  определить отступ первой строки абзаца, межстрочный интервал, выравнивание левого и правого края в абзаце. Следующий абзац имеет параметры предыдущего абзаца. Отступы, интервалы и выравнивание можно переопределить в уже набранном тексте для текущего абзаца или для выделенных абзацев. Все эти параметры устанавливаются с помощью команды меню Формат/Абзац, вкладка Отступы и Интервалы; Отступ и выравнивание с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов Форматирование; если надо установить только отступы, то можно выполнить это с помощью горизонтальной линейки.

• Установка полей абзаца – Формат /Абзац/Отступы и Интервалы, а также с помощью маркеров масштабной линейки;
• Выравнивание строк абзаца – Формат /Абзац/Отступы и Интервалы и с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование;
• Задание межстрочного интервала – Формат /Абзац/Отступы и Интервалы;
• Задание интервалов между абзацами – Формат /Абзац/Отступы и интервалы.

 Каждый абзац заканчивается символом (¶). Этот символ отображается на экране при нажатой кнопке (Непечатаемые символы) на панели инструментов Стандартная. При удалении символа    ¶  между двумя абзацами эти абзацы объединяются в один, и новый абзац получает форматирование первого абзаца.

  Рекомендуется производить ввод текста при нажатой кнопке Непечатаемые символы.

Word позволяет проверять орфографию и грамматику в следующих режимах:

   - Автоматическом;

 - команды Сервис/Правописание;

 - с помощью кнопки (Правописание) на панели инструментов.

 

 

При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления. Режим автоматической проверки правописания при наборе текста устанавливается командой Сервис /Параметры, вкладка Правописание, флажок -  Автоматически проверять орфографию, флажок Автоматически проверять грамматику. Список Набор правил зависит от назначения документа и позволяет указать, какой из них нужно применять при проверке грамматики. При проверке орфографии слова с неправильным написанием либо отсутствующие в словаре подчеркиваются красной волнистой линией, а при проверке грамматики предложения с неправильной грамматической структурой подчеркиваются зеленой линией. При наличии ошибок в строке состояния отображается пиктограмма в виде открытой книги с красным крестиком.

Для исправления подчеркнутого  слова или предложения надо переместить  указатель мыши на это слово или  предложение, нажать правую клавишу  мыши для вызова контекстного меню, в котором следует выбрать вариант исправления ошибки. Команда - Пропустить всё - игнорирует все вхождения данного слова в документе в течение текущей работы с документом. Команда – Добавить - добавляет подчеркнутое слово в словарь.

С помощью Сервис/Правописание или кнопки Правописание на панели Стандартная осуществляется проверка выделенного фрагмента или всего  документа Неправильный элемент  или фрагмент текста выделяется и  для него открывается диалоговое окно Правописание. В поле показана допущенная ошибка. В поле Варианты следует выбрать возможный вариант исправления ошибки. Самостоятельно отредактировать данное слово или предложение можно непосредственно в поле - Нет в словаре.

В диалоговом окне Правописание команды Сервис/Правописание при проверке орфографии предлагается заменить слово на выбранное слово в поле Варианты (кнопка - Заменить), заменить сразу все вхождения данного слова в документе (кнопка - Заменить Всё), пропустить все вхождения данного слова в документе (кнопка Пропустить Всё), добавить слово в словарь (кнопка Добавить). Кнопка Вернуть позволяет отменить до пяти последних исправлений.

При проверке грамматики в диалоговом окне Правописание можно игнорировать сомнительное предложение или слово (кнопка Пропустить), пропустить все вхождения данного типа грамматической ошибки в документе (кнопка Пропустить Все), оставить данное вхождение без изменения и перейти к следующему (кнопка Следующее), внести изменения в поле Грамматическая Ошибка в соответствии с предложенными вариантами. (кнопка - Изменить).

Для определения языка проверки необходимо для этого текста назначить  язык проверки командой Сервис/Язык/Выбрать  Язык. В списке -  Пометить Выделенный Текст Как - выбирается нужный язык. При этом должны быть установлены  соответствующие словари.

Вставка символов,  отсутствующих на клавиатуре. Символы, отсутствующие на клавиатуре (например, символы денежных единиц, математические символы и др.) вводятся в Word с помощью команды меню Вставка/Символы в местоположение курсора.

 

 
        Вкладка Символы позволяет выбрать тип шрифта и набор символов шрифта, нужный символ этого шрифта и вставить его. Определить комбинацию клавиш для выбранного символа можно с помощью кнопки Клавиша Вкладка Специальные Символы позволяет вставлять часто используемые специальные символы, требующиеся при наборе текста.

Режим  Автозамена позволяет автоматически исправлять типичные ошибки ввода:

• сокращать слова и фразы длиной не более 255 символов для ускоренного набора текста;
• изменять регистр букв;
• исправлять типичные опечатки в словосочетаниях и грамматически не сочетаемые пары слов.

Настроить этот режим  можно с помощью команды Сервис/Автозамена, вкладка Автозамена. В случае отсутствия флажков во всех полях режим Автозамена является отключенным: Кнопка Исключения позволяет указать слова-исключения, которые не должны заменяться при вводе текста. Автозамена производится в тот момент, когда закончен ввод элемента Автозамены, то есть введен пробел или знак препинания.

Word позволяет выводить на печать, как весь документ, так и отдельные его страницы. Для этой цели предусмотрена специальная команда Файл/Печать. Можно использовать кнопку (Печать) на панели Стандартная.

Процесс подготовки и вывода документа  на печать состоит из следующих этапов:

Задание параметров страницы – используется команда меню Файл/Параметры Страницы. На этом этапе задаются параметры  страницы (если они не были заданы до ввода текста или старые параметры  нас не устраивают), размер и источник бумаги.

Просмотр печати -  команда Файл/Предварительный просмотр. С помощью этой команды можно  просмотреть образы печатных страниц. Можно воспользоваться кнопкой - Просмотр печати на панели - Стандартная.

Печать – используется команда Файл/Печать или кнопка Печать на панели Стандартная. На этом этапе задаются количества копий документа, количества печатаемых страниц и печать.

Вставка содержимого одного документа в  другой. Перед вставкой одного документа в другой необходимо установить курсор в место вставки в открытом документе. Далее следует воспользоваться командой Вставка/Файл. В диалоговом окне Вставка файла определяется имя вставляемого файла. Word вставит этот файл, сохраняя параметры документа на основе разметки страниц, установленной в активном документе.

Работа  с несколькими  документами. Текстовый редактор Word предоставляет возможность работы с несколькими документами одновременно. При этом для каждого документа создается своё окно. Активный документ, то есть тот, с которым пользователь работает в данный момент, располагается на переднем плане. Окна остальных открытых документов заслонены активным окном.

Для перехода от одного окна к другому используется команда  ОКНО, где перечислены открытые документы. В списке рядом с открытым окном  стоит метка.

Вывод на экран всех открытых документов осуществляется командой Окно/Упорядочить  Всё. В этом случае заголовок активного  окна будет выделен ярким цветом. Для перехода в другое окно указатель  мыши перемещается в любую точку  этого окна и нажимается левая кнопка мыши.

Для одного документа  можно открыть несколько окон, что позволяет просматривать  и редактировать различные фрагменты  этого текста на экране. Командой Файл/Закрыть  закрываются все окна этого документа. Для закрытия одного из окон документа используется команда Закрыть из системного меню этого окна или кнопка Закрыть  в правом верхнем углу этого же окна.

Разделы  в  документе. Новый документ, созданный на основе шаблона по умолчанию Обычный, имеет один раздел и одну колонку. Текстовый документ может состоять и из нескольких разделов, которые могут быть отформатированы независимо друг от друга. Каждый следующий раздел можно начать с новой страницы либо оставить на текущей странице.

Разбиение документа  на разделы производится командой Вставка/Разрыв в группе Новый раздел, при этом следует указать место разрыва курсором. Эта операция может выполняться как во время набора текста, так и в процессе редактирования. Разделы друг от друга отделяются на экране двойной пунктирной линией с надписью Разрыв раздела посередине, а в строке состояния будет указан номер текущего раздела.

Удаление линии разрыва  производится так же, как и удаление фрагмента текста.

Структура  документа. В режиме структуры Word можно просматривать документ в свернутом виде, так что на экране отображаются только заголовки. Такой способ удобен, например, при переносе отдельных параграфов из одной главы в другую в ходе редактирования книги.

При структурировании документа Word автоматически использует стандартные стили от Заголовок1 до Заголовок9. В тексте можно определить не более 9 уровней структуры. Самый нижний уровень структуры – обычный текст (стиль Обычный).

В режиме структуры можно  автоматически пронумеровать заголовки  с учетом их иерархии. Для этой цели служит команда Формат/Нумерация заголовков, где нужно выбрать формат нумерации. Для удаления нумерации в диалоговом окне Нумерация заголовков выбрать кнопку Удалить. В этом же окне можно производить изменение нумерации заголовков.

Создать структуру документа  можно двумя способами:

При первом способе, в  режиме Структура (команда меню Вид/Структура) на панели инструментов Структура назначить  нужные уровни абзацам текста, являющимися  заголовками.

 

 

 

При втором способе в  режимах Обычный или Разметка страницы назначить абзацам текста, являющимися заголовками, соответствующие стили заголовков.

Кнопка Развернуть позволяет  развернуть структуру документа  для текущего или выделенного  заголовка.

Кнопки Переместить  Вверх, Переместить Вниз позволяют  перемещать текущий абзац на один абзац вверх или вниз по тексту. Кнопки - Понизить уровень, Повысить уровень позволяют повышать или понижать уровень текущего заголовка, а при выделении заголовка с подчиненными подзаголовками – изменяются уровни всех выделенных заголовков.

Использование стилей. Оглавление – это список определенных элементов текста вместе с номерами страниц, на которых расположены эти элементы.

Оглавление автоматически  строится путем накопления информации о структурных заголовках документа  и соответствующих номерах страниц.

Для создания оглавления применяется команда Вставка/Оглавление и Указатели, вкладка Оглавление. Предварительно курсором необходимо указать место вставки оглавления. В диалоговом окне Оглавление можно выбрать вид оглавления, определить количество уровней заголовков в оглавлении, показать номера страниц, определить расположение номеров страниц – у правого поля или непосредственно после текста элемента оглавления, выбрать заполнитель между элементом оглавления и номером страницы.

Удаление оглавления производится после его выделения и нажатия на клавишу <Delete>.

При изменении нумерации  страниц и заголовков необходимо обновить оглавление. Для этого следует  выделить оглавление или поместить  в него текстовый курсор, затем  нажать клавишу [F9]. В появившемся  диалоговом окне нужно выбрать один из двух режимов: Обновить только номера страниц, или Обновить целиком.