Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению  управления) — основной локальный  нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами  межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

сферу распространения  инструкции (например, «инструкция  распространяется на все документы  организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных»  и др.);

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления  и оформления документов», где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления и размножения  документов;

правила оформления и заверения  копий и приложений;

порядок использования  и хранения бланков, печатей, штампов;

порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела  может быть значительно расширено  за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а  также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки  и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции  движения документов;

порядок подготовки и  отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

порядок регистрации  входящих, исходящих и внутренних документов;

сроки, формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

принципы построения информационно-справочной работы в  организации (фирме);

включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной  базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой  работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением  документов» устанавливаются:

категории документов, подлежащих обязательному контролю;

порядок их постановки на контроль;

технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской  дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в  структурных подразделениях организации (фирмы);

устанавливает ответственность  определенных должностных лиц за сохранность документов;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и  использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка  документов к сдаче в архив» включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

правила подготовки дел  к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел  в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться  в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

 

Практическая  часть.

 

98. Совершенствование  документирования управленческой  информации на основе использования  персонального компьютера.

 

На современном этапе  развития экономики отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Переход к безбумажной  технологии управления предполагает выбор  и применение методов организации  безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих  мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Решением может стать  применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная  система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Техническая возможность  реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции  и серверы ввода и обработки  информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого  качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов – на носителях, характеризуемых длительностью использования

Рассмотрим экономическое  обоснование на примере среднестатистической организации. Для организаций электронного документооборота необходимо:

Приобрести ПК в отдел  приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер  отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

Установить СЭД;

 При покупке ПК  необходимо учесть характеристики  программного и аппаратного обеспечения,  которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium 4  Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 3 Gb, HDD 320 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

 По исследованиям,  проведённым независимыми экспертами компании DSS Consulting в 2012 году  наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–Предприятие» , разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

 «Дело–Предприятие»  — система, позволяющая создать  в организации электронный документооборот  и одновременно автоматизировать  работу с бумажными документами.  Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

 Первая версия СЭД  «Дело» выпущена в 1996 году. В  настоящее время «Дело» используют более 2500 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 300000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

 Систему «Дело»  успешно используют в отечественных  министерствах и ведомствах, территориальных  органах власти, на предприятиях  различных сфер деятельности.

Описание СЭД «Дело–Предприятие»

 Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации

Расчёт стоимости внедрения  СЭД «Дело–Предприятие»

В материальные расходы  на внедрение СЭД «Дело–Предприятие» входит:

1.   Приобретение  лицензии на каждое АРМ;

2.   Обучение пользователей  системы:

-          Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;