Контрольная работа по "Делопроизводству"

-     Обучение  должностных лиц АГИО, в чьи  обязанности входит создание, оформление  и работа с документами.

3.   Приобретение  ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма  и отправки корреспонденции.

3.         Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД Microsoft SQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО): (Данные взяты из прайс-листа ОАО «Электронные офисные системы» и статистического сборника)

69*8000=552000(руб.)

4.         Расходы на обучение пользователей системы:

-           Обучение специалиста отдела  информационного обеспечения (курс  по установке — «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» — «Системный технолог»):

4800 + 19200 = 24000 (руб.)

-           Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами  (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

69=12*5+9*1=69 (групп)

6*19200=115200 (руб.)

5.         Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:

 Системный блок 14250 (руб.)

Монитор 6000 (руб.)

Клавиатура  340 (руб.)

Мышь 240 (руб.)

Сетевая карта 150 (руб.)

Разъём 5*2=10 (руб.)

Фильтр сетевого напряжения 300 (руб.)

Кабель соединительный 11 + 2,5 = 13,5 (м)

20*13,5=270(руб.)

Итого: 712760(руб.).

Реализация проекта  пройдёт в течение 2 месяцев

Для расчёта возврата от инвестиций β_и требуется вычислить оптимальную численность работников Ч_ро УДО, так как работа именно этого структурного подразделения АГИО непосредственно сводится к ДОУ и документированию управленческой деятельности организации:

,               1.

где   Ч_р— численность работников;

t₁— время на обработку одного документа до автоматизации процесса, равно 15 минутам;

t₂— время на обработку одного документа после автоматизации процесса, равно 10 минутам.

Нормы времени t₁ и t₂ приведены в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД с учётом норм времени на работы по ДОУ управленческих структур и Федеральных органов исполнительной власти.

(чел.)

Оптимальное количество работников равно 7,33, что свидетельствует  об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 3,5 единицы. Таким образом, в УДО должно остаться 8 человек, из которых 7 работают на полную ставку, а 1 — на 0,5 ставки. В данном случае метод наблюдения и опроса показывает, что сокращению нужно подвергнуть двух курьеров отдела приёма и отправки корреспонденции, помощника архивиста архива; уменьшить рабочую ставку одному из инспекторов отдела учёта и контроля исполнения документов. Для расчёта возврата от инвестиций β_и

суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению

 

Таблица1 – Показатели заработной платы работника.

Наименование  должности	Размер заработной платы (руб)  2012 год	Годовой фонд заработной платы
Курьер	12000	144000
Помощник архивиста	11000	132000
Инспектор 0,5 ставки	10500	126000

                                       (2)

где Ф_гфзп — годовой фонд заработной платы.

144000+132000+126000=402000(руб.)

Соответственно, возврат  от инвестиций за 1 год составит 402000 рублей.

 Расчёт периода  возврата инвестиционных вложений

В качестве периода возврата инвестиционных вложений И_вл вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год :                         (3)

где —  И_в общая сумма инвестиций, В_и возврат инвестиций за год

712760/402000=1,8(лет)

Таким образом, период возврата инвестиций равен 1 году 8 месяцам.

 Расчёт роста производительности  труда

Для того чтобы рассчитать рост производительности труда РП_тр необходимо вычислить производительность труда  «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:

                                                     (4)

Где: ∆П_тр –приращение производительности труда; П_тр – производительность труда

Производительность труда  определяют через показатели оценки автоматизации по формуле:

                  (5)

где Ф_оа — фондоотдача автоматов (машины, аппараты, программы);

А_тр — автоматизированность труда.

,                         (6)

Где С_р — стоимость работы

С_а — стоимость автоматизации.

С_р=О_д*С_д                     (7)

Где О_д — объём документооборота;

С_д — стоимость обработки одного документа, равна 50 рублям.

Стоимость обработки  одного документа приведена в  соответствии с результатами исследований ВНИИДАД

                          (8)

Произведём расчёт первоначальной производительности труда , имеющейся  до проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации:

67857*50=3392850(руб.)

3392850/712760=4,760(ед.)

712760/11=64796(руб./чел.)

4,760*64796 (ед.)

Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 308428,96 единиц, при фондоотдаче автоматов в 4,760 единиц и автоматизированности труда в 64796 рублей на человека.

Для расчёта производительности труда П_тр2 прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5):

712760/7,5=95034,6(руб./чел.)

4,760*94702,7=450784,85(ед.)

Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 450784,85 единиц.

Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):

Соответственно производительность труда возрастет на 46,1%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. –Ростов н/Д., 2010 –192 с.

2. Бондырева О.И. Документирование  управленческой деятельности: курс  лекций/ О.И. Бондырева. – М.: Высшая школа, ИНФРА – М., 2011. 474 с.

3. Делопроизводство (Организация  и технология документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина  Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред.  Т.В. Кузнецовой М.:ЮНИТИ–ДАНА, 2011. 359 с.

4. Делопроизводство: Учебник  для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР., 2010.

5. Дёмин С.Н. Документационный  менеджмент: учебное пособие для  вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2009. 347 с.

 Статьи в журналах.

6.Ларин, М. В. О государственной политике в сфере ДОУ [Текст] / М. В. Ларин // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2012. — № 1. — С. 3–9.

Интернет – ресурсы.

7.Продукция и услуги компании «Электронные офисные системы» [Электронный ресурс] / В. Э. Баласанян. — Электрон. дан. — М., 2012. — Режим доступа: http://www.eos.ru. — Загл. с экрана.

8. Стоимость документирования и обработки документов [Электронный ресурс] / Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). — Электрон. дан. — М., 2012 — Режим доступа: http://www.vniidad.ru. — Загл. с экрана.

 

Дата 10.01.2013.

 

Подпись_______________