Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

ЗАДАНИЕ.

 

Вариант 1.

1. Перечислите виды  организационно-распределительной  документации, которая выдается  органами управления, и расскажите  каков их порядок оформления.

2.  Раскрыть гриф  «согласования» документа, как  правильно он оформляется.

3.  Приказ об увольнение работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

 

1. Виды организационно-распределительной  документации и  порядок её оформления…………………………………………………………………………………...4

2.  Гриф «согласования»  документа…………………………………………………….20

3.  Приказ об увольнение работника…………………………………………………....26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНОЙ  ДОКУМЕНТАИИ И ПОРЯДОК ЕЁ ОФОРМЛЕНИЯ 

 

Прежде чем перейти  к рассмотрению организационно-распределительной  документации ознакомимся с  основными  правилами оформления документов, так как в делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами.

 Выполнение единых  правил оформления документов  обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное составление и исполнение документов;
• организацию быстрого поиска документов;
• более активное использование компьютера при составлении документов;

 Любой документ  состоит из ряда составляющих  его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

 Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Каждый реквизит имеет свой  индивидуальный номер.

Состав реквизитов, которые  используются при подготовке и оформлении документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ устанавливает  следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении документов:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы  документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверении копии;

27 - отметка  об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа.

Служебные документы  составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными  на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

Применяются два вида бланка документов, это формат А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Формат А4 Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рисунок 1) и продольный (рисунок 2).

 

    Рисунок 1 –  Угловой                           Рисунок 2 – Продольный

 

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

 Общий бланк используют  для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости  от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

При изготовлении бланков  типографским способом размеры шрифтов  выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

Число реквизитов, характеризующих  документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

При этом каждый реквизит имеет не только определенное место  расположения, но и  свой порядок  оформления, который также устанавливается гостом. Соблюдение этих правил имеет большое значение, так как их нарушение делает документацию не действительной.

 

Перейдем к рассмотрению организационно-распределительной  документации.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления, которые подразделяются на следующие основные группы:

• организационные;
• распорядительные;
• информационно-справочные.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны  для исполнения. Фактически организационные  документы реализуют нормы административного  права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется  на общем бланке с указанием конкретного  вида. Датой подписания организационных  документов является дата, проставляемая  в бланке на месте реквизита 08. Подписывает  организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты  и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации  порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми  заинтересованными подразделениями  и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют  до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить  изменения и дополнения в том  случае, когда нет необходимости  перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом  организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный  документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

Далее рассмотрим более подробно некоторые  виды организационной документации.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании  которого действуют государственные  бюджетные организации (прежде всего  органы государственной власти и  управления всех уровней и некоторые другие).

Положение об организации  оформляется на общем бланке организации  с указанием вида документа, подписывается  руководителем организации с  проставлением гербовой печати организации  и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных  подразделениях можно классифицировать следующим образом:

• положение о структурных подразделениях;
• положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);
• положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Структура и  штатная численность – правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.