Контрольная работа по "Делопроизводству"

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.

Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ.

Телеграмму оформляют  на чистых листах бумаги или на специальных  бланках.

Скорость прохождения  телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с  помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ 6.30-2003.

Протоколы могут быть трех видов:

краткие – записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

полные – содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников;

стенографические – весь ход заседания записывается подробно.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

Акт оформляется на общем  бланке с указанием конкретного  вида документа. Акт имеет унифицированную  форму. Реквизиты оформляются в  соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.

Инициативная докладная  записка – составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная  записка – информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная  записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают личного  и служебного характера. В справках личного характера описываются  или подтверждаются факты или  события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера  приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит  за пределы учреждения, то оформляется  на общем бланке с указанием конкретного  вида документа.

Заявление – это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т.д.

Чаще всего заявления  содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т.д.

Заявление оформляется  на чистом листе бумаги и подписывается  составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления  приведены в Альбоме унифицированных  форм.

Сводка – это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.

В сводке содержится информация из различных источников по заранее  установленным показателям (параметрам), связанным одной темой (сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

Сводка не имеет унифицированной  формы, но при ее оформлении придерживаются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию – руководителем или заместителями руководителя.

Перечень, список, номенклатура – документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.

Они могут оформляться  на общем бланке с указанием конкретного  вида документа (например, номенклатура). Заголовок согласуется с наименованием  вида документа, например, «Перечень  документов, подлежащих передаче на государственное  хранение».

Документы подписываются руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящей организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к которой относится содержание документа.

Текст этих документов, как  правило, приводится в табличной  форме.

Порядок и форма составления  перечней, номенклатур дел регламентируются ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями. Так, порядок и форма номенклатуры дел – «систематизированного перечня заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке» – регламентируются Основными правилами работы архивов организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ГРИФ «СОГЛОСОВАНИЯ»  ДОКУМЕНТА

 

Само по себе, согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри учреждения (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов). Внутренне и внешнее согласование выражаются в разных формах. Для внутреннего согласования используется визирование документов – визы согласования документа (реквизит 24), для внешнего – гриф согласования (реквизит 23), именно его мы далее и подробно рассмотрим.

Гриф «согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица,

не являющихся автором  документа.

Гриф согласования  состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется  крупно, без кавычек и знаков препинания на конце). Затем указывается наименование должности лица,  с которым согласован документ (включая наименование организации) Далее – личная подпись и расшифровка подписи, и, наконец, дата согласования.

Например:

 

 СОГЛАСОВАНО

 коммерческий директор

 ЗАО "Термика"

Личная подпись      Е.Н. Ярославцева

 Дата 

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., то в грифе «согласования» вместо наименования должности и подписи указывается название согласовывающего документа, его дата и регистрационный индекс.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"

 от 06.04.2009 № 430

 

ИЛИ

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания

 акционеров ЗАО  "Термика" 

от 06.04.2009 № 10

 

Гриф «согласования» располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне.

 

Например:

 

СОГЛАСОВАНО                       СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор                       Генеральный директор

ЗАО "Термика"                                  ЗАО Торговый дом "Амур"   

Личная подпись         А.Г. Цицин       Личная подпись         В.Е. Афанасьев

Дата                                                      Дата

 

Более двух грифов согласования размещают на документе двумя  вертикальными рядами.

 

Например:

 

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор                          Генеральный директор

ЗАО "Термика"                                    ЗАО Торговый дом "Амур"   

Личная подпись          А.Г. Цицин        Личная подпись          В.Е. Афанасьев

Дата                                                          Дата  

 

СОГЛАСОВАНО     СОГЛАСОВАНО

Президент Интер-Траст Лтд.                 Председатель Правления

                                                                  Банка "Прогресс"

Личная подпись             Н.М.Титов    Личная подпись              А.С. Лунев Дата    Дата

 

 

 

Если содержание документа  затрагивает интересы большого количества организаций или на документе  отсутствует достаточно места, грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования и в этом случае в документе делается отметка – «Лист согласования прилагается», которую располагают на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

 

 

 

 

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем  службы ДОУ и прилагается к проекту документа.

 

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

 

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа  должно осуществляться в следующей  очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.

Внешнее согласование может  быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

3. ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА

 

При увольнении сотрудника, оформляется приказ об увольнении. Бланк приказа об увольнении утвержден Госкомитетом РФ по статистике. Если увольняют одного сотрудника, приказ об увольнении составляется по форме № Т-8, если нескольких, то форма приказа об увольнении - № Т-8а.

 Общий порядок оформления  прекращения трудового договора  описан в ст. 84.1 ТК РФ. Прекращение  трудового договора оформляется  приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник должен  быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа. В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись.

 Днем прекращения  трудового договора во всех  случаях является последний день  работы работника, за исключением  случаев, когда работник фактически  не работал, но за ним сохранялось место работы. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

 В случае спора  о размерах сумм, причитающихся  работнику при увольнении, работодатель  обязан в указанный срок выплатить  не оспариваемую им сумму (ст. 140 ТК РФ). По письменному заявлению  работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

 В случае, когда  в день прекращения трудового  договора выдать трудовую книжку  работнику невозможно в связи  с его отсутствием либо отказом  от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Также работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в некоторых других случаях, например, при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.