Контрольная работа по "Делопроизводству"

Платеж должен быть произведен посредством  безотзывного, подтвержденного аккредитива, открытого в банке для внешней торговли СНГ в течение 6 дней после получения уведомления о готовности товара к отгрузке.

Просим подтвердить предложение  до 10.08.2009.

Надеемся на продуктивное сотрудничество.

 

Приложение: 1. Спецификация на 5 л. в 1 экз.

2. Прейскурант на 1 л. в 2 экз.
3. Технические условия на 2 л. в 5 экз.

 

Директор АО                                       (подпись)                                       В.В. Петренко

 

 

5 Ковган К.Б. 250 30 10

КТ 29.07.2009 Реализация

В дело 06-12

УП «Спектр» 07.08.2009 № 97/06-12

Подготовлен ответ.

Исх. № 06-12/44 от 09.08.2009

(подпись Иванова В.А.)

09.08.2009

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.10 Переписка с иностранным корреспондентом

 

 

FARMACAR LTD.

Old Ocean City Road,

P.O. Box 677 Betunij, Ramalla 677

USA

 

Your ref. VG/LN/653

Our ref. CN/FK/3256

29 November 2009

 

Уважаемые господа!

Благодарим вас за ваши замечания и предложения, которые  вы сделали по нашему проекту контракта  на строительство фармацевтического  завода.

Сообщаем вам, что, изучив вышеупомянутые замечания, мы в целом согласились с ними и готовы включить их в контракт.

При этом мы хотели бы еще  раз отметить, что в соответствии с нашим проектом контракта на строительство «под ключ» фармацевтического  завода подрядчик берет на себя всю  ответственность за организацию и выполнение строительных работ.

Строительные работы будут выполняться специалистами, а также местными фирмами, которые  будут наняты на условиях субподряда.

В связи с вышеизложенным просим вас рассмотреть настоящее  письмо и в случае согласия с ним телеграфировать нам о вашей готовности подписать контракт.

 

 

С уважением, Г.П.Пронько

Генеральный директор

 

 

 

10.10 Организация и анализ делопроизводства

Номер	Операция	Исполнители
		Автор-исполнитель	Машинистка	Юрист	Непосредственный начальник	Секретарь, председатель	Бухгалтерия	Командируемый
1	Составление проекта	Х
2	Печатание		Х
3	Согласование			Х	Х
4	Удостоверение (подпись)					Х
5	Удостоверение (печать, регистрация)						Х
6	Доведение до исполнителя						Х
7	Исполнение							Х

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Телефонная  связь. Офисные АТС.

Впервые термин "телефон" ввел в обиход немецкий изобретатель Филипп Рейс в 1861 г., который создал аппарат, позволяющий переносить "тоны" на любые расстояния. Усовершенствование телефонного аппарата было продолжено американским преподавателем школы глухонемых Александром Грэйхемом Беллом. 7 марта 1876 г. Белл получил патент и мировую славу изобретателя телефона.

В России телефонные станции были построены в 1882— 1883 гг. в Москве, Петербурге, Одессе. В Москве первая телефонная станция была построена в 1882 г., к ней было подключено всего 26 телефонных аппаратов.

На первых телефонных станциях соединение производилось вручную операторами, телефонистками, которые должны были помнить не только номер и фамилию каждого абонента, но и адрес, и место работы абонентов. Такая работа требовала огромного напряжения, и не случайно в США телефонистов называли switchmen — "человек-переключатель".

В 1885 г. в России появились первые междугородные телефонные линии связи, соединившие квартиры и конторы влиятельных бизнесменов с фабриками и заводами, расположенными в Коломне, Подольске, Серпухове и других городах Московской и Владимирской губерний.

В 1910—1912 гг. были проведены телефонные линии между Москвой и Нижним Новгородом, Москвой и Ивановом и др. Эксплуатация линий связи с зарубежными странами началась с 1927 г., когда была заключена конвенция о телефонных сношениях между СССР и Германией. В 1930 г. открылось международное сообщение Москва — Рига. Вскоре по этой линии начали вестись телефонные разговоры с Берлином и другими европейскими городами. Открытие в 1939 г. прямой телефонной связи Москвы с Бухарестом дало возможность вызывать также города Турции, Болгарии, Греции и других стран. По проволочной магистрали через Хабаровск была организованна связь столицы России с Харбином, а затем прямое сообщение с Монголией. Телефонные связи обслуживались по заказной системе эксплуатации.

В начале 50-х  гг. прошлого века началось строительство кабельных магистралей. На рубеже 60-х гг. была введена в действие первая система передачи по коаксиальному кабелю. В 1959 г. началась автоматизация телефонной связи с городами СССР.

Сотрудничество  с зарубежными государствами  в области систем коммутации началось со строительства международной телефонной станции МН-60. Это была станция координатного типа, изготовленная в Чехословакии по проекту специалистов из стран Восточной Европы. На протяжении всего периода эксплуатации (1965—1980 гг.) она оставалась единственной в СССР телефонной станцией общего пользования, соединявшей страну с государствами мира.

Одновременно с развитием  телефонных станций изменялись и оконечные устройства телефонной связи: телефонные аппараты и средства, повышающие эффективность их использования.

Существенный прогресс в развитии телефонных аппаратов произошел при переходе с дискового набора номера на кнопочный. Создание телефонов с кнопочным набором номера основывается на использовании электронных микросхем, состоящих приблизительно из трех тысяч элементов (почти столько же в цветном телевизоре). Использование микро-электроники способствовало появлению большого числа моделей телефонных аппаратов, обладающих различными функциональными возможностями. Некоторые наиболее распространенные функции современных телефонных аппаратов представлены ниже.

Автоматический  набор заранее запрограммированных номеров позволяет соединяться с часто используемыми номерами без последовательного набора всех цифр вызываемого абонента. Количество запоминаемых номеров достигает сотни, время их хранения не ограничено. Во многих моделях телефонных аппаратов с помощью автодозвона можно не только ускорить набор нужного номера, но и дозвониться до занятого номера благодаря его автоматическому повтору через определенные интервалы в течение некоторого времени. В современных моделях телефонов можно записать, стереть, изменить или даже засекретить номер в памяти (если такая функция предусмотрен»).

Повторный набор номера (redial) основан на том, что набираемый на кнопочном аппарате номер сохраняется в памяти до тех пор, пока не будет вытеснен при наборе другого номера. При необходимости звонить по этому же номеру достаточно одного нажатия клавиши REDIAL. Независимо от того, произошел разговор или нет, этот номер сохраняется в памяти. В некоторых аппаратах функции auto dial и redial совмещены.

Для удержания линии связи во время прерванного разговора используется клавиша HOLD. После нажатия на нее трубку можно положить, а для продолжения разговора просто поднять.

Для отключения от линии без возвращения  трубки на место используется клавиша FLASH. Это удобно, когда после окончания одного разговора сразу необходимо набрать следующий номер. Эта же клавиша в многоканальном телефоне или при работе с мини-АТС позволяет переадресовать звонок или перейти в режим ожидания вызова, т.е. прервать разговор с одним абонентом, поговорить с другим, а потом опять продолжить разговор с первым.

Иногда во время телефонного разговора  возникает необходимость что-то сказать не для передачи по телефону. Для этого можно временно отключить микрофон, нажав на клавишу MUTE, и продолжать слушать собеседника.    .

Современные телефонные аппараты отличаются от своих предшественников не только разнообразием выполняемых функций, но и наличием значительного количества различных технических устройств, расширяющих сервисные возможности аппарата. К числу таких устройств относятся:

• автоответчик — диктофонная приставка, позволяющая во время отсутствия вызываемого абонента воспроизвести его сообщение и записать сообщение звонящего, а также телефонные разговоры;
• спикерфон, обращение к которому аналогично подъему телефонной трубки. Разговоры и звуковые сигналы при работе спикерфона звучат и передаются не с помощью трубки, а посредством включения микрофона и динамика, установленных на аппарате, что позволяет вести разговор, не держа в руках трубку и перемещаясь при необходимости по комнате;
• световое табло (дисплей), на которое выводятся сообщения о режиме работы аппарата, текущее время и дата, набираемый номер, длительность разговора и другая информация;
• определитель номера сообщает номер звонящего абонента, а также записывает этот номер в память аппарата, дату и время звонка;
• часы-будилъник, причем текущее время высвечивается на дисплее в перерыве между разговорами, а время воспроизведения звукового сигнала длительностью в одну минуту устанавливается с помощью клавиши ALARM;
• генератор настольных посылок (бипер), работающий только в тональном режиме и позволяющий дистанционно, совместно с другим телефонным аппаратом, не обладающим 
  тоновым набором, управлять работой своего автоответчика, в том числе прослушать записанные входящие сообщения и записать новые исходящие, передать эти сообщения на другой указанный аппарат, прослушать звуки в комнате, где расположен аппарат владельца бипера, включить и выключить автоответчик;
• скремблер, ограждающий аппарат от прослушивания; устройства для подключения второй городской линииили второго параллельного аппарата, что позволяет основному аппарату работать в качестве концентратора или в режиме "директор — секретарь".

Приведенный выше перечень функций и дополнительных возможностей телефонных аппаратов не является исчерпывающим. Каждая модель имеет свой набор функций и дополнительных устройств.

Все многообразие телефонных аппаратов, предназначенных для использования в офисах и домах и подключенных к проводной телефонной сети общего пользования, в соответствии с ГОСТ 7153-85 подразделяется на четыре класса. • К низшему классу относятся аппараты с дисковым номеронабирателем, электромеханическим приемником вызова (звоночек с молоточком), с угольным и не угольным микрофонами, причем производство отечественных аппаратов с угольным микрофоном прекращено с 1987 г.

Следующий класс  составляют аппараты с кнопочным номеронабирателем, имеющие тональный (через динамик) вызов и не угольный микрофон.

Телефоны, имеющие дополнительные функции, такие как автоматическая регулировка уровня передачи и приема, программирование номерных клавиш, последовательный набор нескольких запрограммированных номеров и другие, образуют класс аппаратов более высокой сложности.

К высшему  классу относятся многофункциональные аппараты. Для них в стандарте предусмотрено 27 отличительных функции и дополнительных возможностей, из которых 20 являются обязательными, а 7 — рекомендуемыми. К числу обязательных функций аппаратов высшего класса относятся:

• дублирование светом акустического вызывного сигнала;
• громкоговорящий прием сигнала АТС и ответа абонента;
• индикация запрограммированного или набираемого 
  номера;
• запрет набора отдельных номеров;
• индикация текущего времени.

Для аппаратов  такого класса обязательны возможности дополнительного подключения телефонного аппарата по схеме "директор — секретарь", таймера, вызывного устройства. Стандартом допускается изготовление телефонных аппаратов с другим набором функций и дополнительных устройств. Однако, если не выполняется хотя бы одна из обязательных функций или дополнительных возможностей и хотя бы один из узлов является узлом более низкого класса, то весь аппарат должен быть отнесен к более низкому классу сложности. Приведенный перечень не является исчерпывающим.

Традиционный  аппарат имеет так называемую базу и трубку, соединенные между собой проводом. Есть аппараты в виде трубки, на которой размещены все функциональные клавиши. И те и другие аппараты могут размещаться как на горизонтальной поверхности (например, на столе), так и на вертикальной (на стене). Отдельную группу составляют аппараты, у которых между базой и трубкой нет соединительного шнура, он заменен радиосвязью. Такие телефоны называют радиотелефонами. Их пользователи могут свободно перемещаться в определенном пространстве. Расстояние, на которое абонент с трубкой может удалиться от базы, находится в пределах от нескольких метров до десятков километров в зависимости от технических характеристик аппарата и телефонной сети. Телефоны с большим радиусом действия и общей для многих пользователей базой являются мобильными и составляют сотовую сеть. Их уже нельзя причислить к офисным.

Известно, что  чем больше функций может выполнять  и соответственно, чем больше узлов имеет техническое средство, тем ниже надежность его работы. О надежности телефонных аппаратов дают представление следующие показатели. Срок службы аппаратов высокого и высшего класса сложности составляет не менее 10 лет, а аппараты более низких классов сложности должны работать не менее 20 лет. В течение этих сроков возможны отказы, т.е. могут возникать неисправности, приводящие к невыполнению или плохому выполнению каких-либо функций. Кнопки всех аппаратов, кроме аппаратов низшего класса, должны выдерживать 300 тысяч переключений.