Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

 

 

Вопросы к зачету по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

1. Основные понятия и определения «ДОУ». «Делопроизводство», «Бланк документа», «реквизит документа», «формуляр документа».                    Разделы ДОУ деятельности фирмы.

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними. В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм).

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

 

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Формуляр документа - совокупность реквизитов, из которых состоит документ. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Разделы ДОУ:

·  Создание документов (документирование);

·  Организация движения и учёта документов (документооборот);

·  Хранение документов (архивное дело).

 

Реквизиты и особенности оформления трудовых договоров.

Указывать в трудовом договоре сведения, индивидуализирующие стороны трудового договора, важно для возложения ответственности на ту и другую сторону трудового договора. 
В отношении работника указываются: 
- фамилия, имя, отчество работника; 
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника. 
В отношении работодателя указываются: 
- наименование работодателя (Если работодателем является юридическое лицо - то указывается полное наименование организации, содержащее указание на организационно-правовую форму, а также наименование органа или фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего права и обязанности работодателя в трудовых отношениях. Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре указываются его фамилия, имя и отчество.); 
- сведения о документах, удостоверяющих личность (для работодателей - физических лиц); 
- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); 
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. 
Также должны быть указаны такие реквизиты, как место и дата заключения трудового договора. 
И только после того, как будут указаны эти сведения, вполне определенное лицо наделяется правами и несет ответственность по трудовому договору. 
В конце текста трудового договора указываются иные, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений: место жительства работника, юридический и почтовый адрес работодателя и иные сведения.

Что такое документ? Классификация документов по различным признакам.

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

С научной точки зрения, документ – это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.    

 Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает  ее сохранение и накопление, а  кроме того возможность передачи  ее другому лицу, многократное  повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять  несколько функций.        

 Большинство докуменᴛᴏʙ должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Важно понимать - для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.         

 Для того, что бы  выработать основные принципы  составления и оформления докуменᴛᴏʙ, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

 

 

         Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.

 

 

         По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

 

 

         По содержанию документы подразделяются на организационно- распорядительные, финансово- расчетные, снабженческо-быᴛᴏʙые, по личному составу и т. д.

 

 

         По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

 

 

         По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннᴇᴦᴏ пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.        

 По степени ᴄᴫᴏжности различают простые документы, содержащие один вопрос, и ᴄᴫᴏжные, содержащие несколько вопросов.

 

 

         По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

 

 

         По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.        

 По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).        

 По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

 

 

         По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

 

 

         По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Стоит отменить, что традиционно, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции.

В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

 

 

         По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).                

 По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно- распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

 

 

Организационные документы.

Организационные документы – документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц. Виды организационных документов: 

Устав – регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица – это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом.

Положение – Организационный документ, в котором содержатся цели, задачи, права, ответственность структурного подразделения или коллегиального органа. Разрабатывается руководителем структурного подразделения, он же и подписывает. Вводится в действие путем утверждения руководителями организации.  

Инструкция – документ,  в котором регламентируются различные вопросы деятельности учреждения. Обычно предписывает, как выполнить ту или иную работу. 

Должностная инструкция  – документ, который определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации. Разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой службой и делопроизводственной службой, также сам работник должен поставить визу ознакомления с инструкцией.  

Штатное расписание – документ, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Создается для нормирования численности работников организации. Табличная форма, включает наименование структуры подразделения, их коды, наименование должности, количество  штатных единиц, размер должностного оклада, размер надбавки. Разрабатывается главбухом или кадровиком. Вводится в действие приказом руководителя.

Структура и штатная численность  – документ, закрепляющий наименования структурных подразделений и должностей, а также количество штатных единиц.

Правила внутреннего трудового порядка – это локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Иногда это самостоятельный документ, а иногда – приложение к коллективному договору. Предназначен для укрепления трудовой дисциплины.

 

Реквизиты документа. Требования к оформлению обязательных и дополнительных реквизитов документов.

             Любой деловой документ состоит  из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых  реквизитами документа. Реквизиты  документов классифицируются следующим  образом:

• постоянные и переменные: постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

• основные (обязательные) и второстепенные (дополнительные): основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы; второстепенные (дополнительные)  реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные. Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа.

При подготовке и оформлении служебных документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные  об организации;

08 - наименование вида  документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер  документа;