Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

 

Особенности этапов обработки внутренних документов.

К внутренним документам относятся: распорядительные документы, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты.

Обработка внутренних документов

- на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, удостоверение, регистрация);

- на этапе исполнения – путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение)

 

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки:

1.Внутренние распорядительные  документы (например, приказы, решения  или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарём

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются   с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы  подписываются руководителем

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

 

 

 

Договорно-правовая документация.

К договорно-правовой документации относятся: 1. Договор     2. Акты       3. Доверенность

 

Договор – это согласие о взаимных обязательствах экономического сотрудничества.

Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями. Основными видами договоров являются следующие:

1. Договор поставки

2. Договор аренды.

3. Договор подряда

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события и действия.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.  Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки.

 

Доверенность – это документ, который организации и предприятия выдают должностным лицам с целью получения от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации. Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.

 

Общие правила регистрации документов. Регистрационные формы.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются один раз, при этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения

- входящий № (индекс)

- дата документа

- индекс документа (его основные поисковые признаки)

- регистрационный номер документа

- автор (корреспондент), т.е. чей это документ

- заголовок (о чём документ)

- резолюция

- срок исполнения

- исполнитель (кто с ним работает)

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен)

- № дела (куда документ помещён после исполнения)

 

Разработка и порядок ввода в действие номенклатуры дел.

  Оформление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это документ позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

• визируется ответственным за архив организации,
• подписывается руководителем службы делопроизводства,
• согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
• утверждается руководителем организации

По правилам должно быть 3-4 экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
• в государственном архиве
• в архиве организации,
• рабочий экземпляр

Контроль исполнения документов. Сроки исполнения документов.

Контроль исполнения документов – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документа. Контролю подлежат документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.

Сроки определяются:

- требованиями законодательства, нормативно-правовыми актами и;

- предписаниями, содержащимися в самом документе;

- резолюцией.

Участники контрольной деятельности – руководство предприятия, служба ДОУ, ответственные исполнители. Кроме того, в реализации контрольной деятельности участвуют руководители структурных подразделений.

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

- в необходимых случаях – пересмотр сроков исполнения;

- учёт и обобщение результатов контроля исполнения документа;

- информирование руководства предприятия о результатах контроля.

Классификация реквизитов и особенности оформления служебных записок.

         Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п. Например, в бухгалтерии сломался принтер. Главный бухгалтер может в служебной записке проинформировать об этом начальника отдела системного обеспечения и попросить отремонтировать прибор.

Служебная записка должна иметь:  
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка); 
- наименование адресата (кому направляется документ); 
- наименование вида документа ("Служебная записка"); 
- дату составления; 
- регистрационный номер; 
- заголовок к тексту (например, "О приобретении трудовых книжек"); 
- текст; 
- подпись составителя (с указанием должности). 

Подготовка и передача дел в архив.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

 

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

• систематизацию документов в делах;

• проведение экспертизы ценности документов в делах;

• оформление дел;

• составление описи дел структурного подразделения.

 

Оформление дел - полное или частичное, производят в. зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно).

 

Полное оформление дела включает в себя:

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи;

• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

• переплет или подшивку;

• оформление обложки.

 

 

Классификация, реквизиты и особенности оформления приказов по основной деятельности.

Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «в целях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах. Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…».

Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных случаях и Краткое содержание, например:

Основание: Распоряжение Совета Министров Республики Беларусь от 01.02.1997 №143 р «О…».

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по Пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя – структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке).

Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности, инициалы и фамилия пишутся в винительном падеже).