Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 - место составления  или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа  к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии  приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования  документа;

23 - визы согласования  документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 - отметка о поступлении  документа в организацию;

29 - отметка для автоматического  поиска документа.

• Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
• При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами. Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

Акт. Его виды. Оформление и реквизиты.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия председателя, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

 

Виды нормативно-правовых актов

 

Классификация нормативно-правовых актов производится по различным основаниям: по юридической силе; по содержанию; по объему и характеру действия; субъектам, их издающим.

По юридической силе все нормативно-правовые акты подразделяются на законные и подзаконные акты.

Нормативно-правовые акты классифицируются также по содержанию (хозяйственное, торговое, военное, морское законодательство).

По объему и характеру действия нормативно-правовые акты подразделяются:

• на акты общего действия, охватывающие всю совокупность отношений определенного вида на данной территории;
• на акты ограниченного действия  распространяются только на часть территории или на строго определенный контингент лиц, находящихся на данной территории;
• на акты исключительного (чрезвычайного) действия. Их регулятивные возможности реализуются лишь при наступлении исключительных обстоятельств, на которые рассчитан акт (военных действий стихийных бедствий).

По основным субъектам государственного правотворчества нормативно-правовые акты можно подразделить на акты законодательной власти (законы); акты исполнительной власти (подзаконные акты); акты судебной власти. В свою очередь законы подразделяются на: конституционные и обыкновенные.

 

Реквизиты акта

Реквизиты акта:

- название вида документа (АКТ - двойная разрядка);

- дата;

- индекс;

- место составления или  издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- гриф утверждения.

Требования к оформлению акта

 

1. В заголовке к тексту  акта следует писать название  или краткое содержание актируемого  факта или события.

2. Текст акта состоит  из двух частей: вводной и констатирующей.

2.1. Вводная часть акта  строится по схеме:

                - основание;

                - составлен комиссией в составе…;

                - председатель;

                - члены комиссии.

2.2. При перечислении лиц, участвовавших в составлении  акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

 

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

 

2.3. В констатирующей части  излагаются цели и задачи, сущность  и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

2.4. В тексте акта должны  быть сведения о количестве  экземпляров акта и месте их  нахождения.

3. Дата акта должна  соответствовать дню актируемого  факта или события.

 

Организация документооборота.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие проходят: 
. первичную обработку; 
. предварительное рассмотрение; 
. регистрацию; 
. рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

 

Документация по личному составу.

 

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

 
* Трудовые договоры, заключенные  предприятием с работником;  
* Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников); 
* Трудовые книжки; 
* Личные карточки формы Т-2; 
* Личные дела; 
* Лицевые счета по заработной плате; 
* Пенсионные;

 

 

Особенности этапов обработки входящих документов.

 

Работу с документацией можно поделить на несколько этапов:

1. первичная обработка поступивших документов
2. предварительное рассмотрение документов
3. регистрация
4. рассмотрение документов руководством
5. направление на исполнение
6. контроль исполнения
7. подшивка документов в деле
8. формирование дел
9. передача дел в архив

 

 

 

 

 

Протоколы. Виды протоколов. Оформление и реквизиты.

Протокол – организационно-распорядительный «документ», фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

 

Протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими, фонографическими, видеопротоколами. Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения.

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления. При оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

 

Особенности этапов обработки исходящих документов.

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из организации.

Исходящие документы могут быть отправлены:

- по почте;         - по факсу;         - курьером;          - электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

- составление проекта  документа исполнителем;

- проверка правильности  оформления проекта документа;

- составление проекта  документа;

- подписание документа  руководством;

- регистрация документа;

отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

 

 

 

 

Должностная инструкция. Реквизиты.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.