Контрольная работа по "Документоведение и делопроизводство"

ПКЗ «Документоведение и делопроизводство»

Вопрос 3. Функции документа.

Слово "документ" в переводе с  латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для  всех без исключения документов, в  то время как специальных - лишь для ограниченной группы.

Общие функции:

- социальная (документ является  социально значимым объектом, так  как порожден социальной потребностью  и реализует себя в социальной  системе);

- информационная (документ выступает  как средство запечатления, сохранения  и передачи информации);

- коммуникативная (документ выступает  в качестве средства связи  между общественными структурами  и индивидами, он не просто  информирует, но и интегрирует  общественное сознание, способствует  созданию единого общественного  мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества);

- культурная (документ служит средством  закрепления и передачи социального  опыта и культурных традиций);

Специальные функции:

- правовая (документ служит средством  закрепления и изменения правовых  норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм);

- обучающая (фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации);

- познавательная (документ на основе  фиксированного текста позволяет  строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата).

- управленческая (документ является  инструментом управления, способствует  планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации);

- мемориальная (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей). Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей);

- учетная (сопровождая производственную  и хозяйственную деятельность  на всех ее этапах, документ  способствует осуществлению учета  ее результатов);

- эстетическая (фиксируя в структуре  материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт);

- релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная), выражающаяся в использовании некоторых разновидностей документов для достижения проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их.

Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре  текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым  функциям документы приобретают  качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды.

Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит  их качественное своеобразие, которое  характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие  позволяет данной группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.

 

1. Бланки документов: порядок оформления.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения” бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.

Понятие бланка применимо  только к письменным бумажным документам, так как правила записи нформации на машинных носителях принципиально иные.

Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 “Бумага и изделия  из бумаги.

Потребительские форматы” трех основных форматов:

• А3 – 297 х 420 мм;
• А4 – 210 х 297 мм;
• А5 – 148 х 210 мм;
• А6 – 105 х 148 мм.

Наиболее распространенные в управлении форматы А4 и А5 служат для изготовления служебных писем, учредительных  и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены на бланке; в отдельных случаях используются иные критерии выбора формата листа для документа.

Для изготовления документов, текстовая  содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, используется бланк формата А3. Например, на них проектируются бланки отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата А6 допускается  изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя (поручения), или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.

Для бланков могут быть использованы два варианта расположения реквизитов: вертикальное и горизонтальное расположение большей стороны листа. При горизонтальном расположении большей стороны листа к обозначению формата прибавляется буква L, например формат AL4.

Бланки каждого вида могут изготовляться  на основе как углового, так и  продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию и, в ряде случаев, вид документа.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

 

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки деловых писем и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось представление о большей престижности именно продольного бланка.

Бланки писем с продольным вариантом  расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа – на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру – на русском.

Продольные бланки писем используются также в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.

В случае, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.

Наиболее удобным для обработки  и экономичным с точки зрения использования площади листа для письма является угловой бланк.

В этом случае правая сторона верхней  части листа может быть использована для размещения реквизита “адресование”.

Бланки документов должны иметь  поля для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т. п. Установлены следующие размеры полей управленческих документов:

• левое поле – не менее 20 мм;
• правое поле – не менее 10 мм;
• верхнее поле – не менее 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какого размера поля она считает  целесообразным установить для различных  видов документов. Однако нижнее поле должно быть не менее 20 мм.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Например, бланки документов, содержащих в основном идентичную информацию, изготавливаемые в блоке, но предназначенные для выдачи различным корреспондентам (например, авиационные билеты), могут быть разного цвета для избежания ошибки и облегчения работы.

Реквизиты на бланке печатаются в  одну краску, преимущественно черную. Возможно использование в бланках других цветов (например, голубого), что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра (в этом случае на практике используется оттиск печати соответствующего цвета и синие чернила в подписи).Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации.

Каждая организация, предприятие  должны иметь как минимум 3 вида бланков: бланк письма; общий бланк, предназначенный для всех других видов документов; бланк конкретного вида документа (кроме письма).Бланки изготавливают типографским способом, при помощи средств вычислительной техники или путем использования специального углового штампа.

В соответствии с действующими нормативными актами для изготовления бланков  документов могут использоваться перечисленные  ниже реквизиты.

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ – для государственных органов в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ от 25.12.00 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (далее – Закон о Государственном гербе) и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Герб муниципального образования помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.08.95 № 154-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.

Эмблема организации, или  товарный знак (знак обслуживания), утвержденные при регистрации организации – как символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации, – в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации). Эмблему не размещают на бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ.

Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ (далее – герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.

В соответствии с Законом о Государственном  гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) – левее центра.

При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков). 
Герб может быть в черно-белом или цветном изображении.

Изображение эмблемы организации  на бланках с угловым расположением  реквизитов помещают на верхнем поле бланка.

В соответствии с постановлением Правительства  РФ от 27.12.95 № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения  печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на соответствующий вид деятельности.