Контрольная работа по "Документоведение и делопроизводство"

Организационная структура: Распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

Требования к разработке положений о структурных подразделениях

Положения о структурных подразделениях должны соответствовать действующему трудовому законодательству.

Положения о структурных подразделениях должны включать вводную часть и  разделы:

- общая часть; 

- основные задачи;

- функции; 

- права; 

- ответственность; 

- структура; 

- взаимосвязь с другими подразделениями. 

В вводной части должна быть помещена запись.

Пример - Настоящее положение разработано  в соответствии с требованиями …  … и является документом системы  менеджмента качества.

Положение устанавливает полномочия и ответственность структурного подразделения … … в работе по обеспечению качества выпускаемой продукции.

В разделе «Общая часть» указывают: - точное полное и сокращенное наименование подразделения;

- является ли оно самостоятельным  подразделением или входит в  состав какой-либо службы (статус  подразделения), его подчиненность;

- какие объекты управления имеет  в своем подчинении;

- законодательные акты, положения,  нормативные и методические документы,  которыми руководствуется подразделение  в работе; - должность лица, возглавляющего  подразделение, порядок его назначения  и освобождения от должности;

- порядок планирования работы  и отчетность подразделения. 

В разделе «Основные задачи» определяют основные задачи подразделения, которые формулируются кратко и охватывают все стороны деятельности данного подразделения.

В разделе «Функции» излагают в логической последовательности функции, необходимые для выполнения возложенных на подразделение задач в части планирования, организации, координации, учета и контроля.

С учетом характера деятельности подразделения  должны быть указаны функции:

- по административному руководству  подчиненными подразделениями; 

- по методическому руководству  другими подразделениями и отдельными  работниками. 

Раздел «Права» включает перечень прав подразделения по реализации закрепленных за ним функций, а также устанавливает порядок их осуществления.

Объем прав должен обеспечивать выполнение возложенных на подразделение функции.

Права подразделения осуществляются руководителем и другими работниками  подразделения по установленному должностными инструкциями распределению обязанностей, т.е. права подразделения должны рассматриваться с точки зрения коллективного исполнения функций. Подразделение имеет право получать информацию от подчиненных и подконтрольных ему подразделений, давать указания, обязательные для исполнения.

В разделе необходимо предусмотреть  права руководителя подразделения:

- по отношению к другим подразделениям  и должностным лицам предприятия; 

- связанные с представительством  предприятия в других организациях.

В разделе необходимо указать в каком порядке и какими должностными лицами рассматриваются разногласия, которые могут возникнуть в процессе реализации взаимоотношений с другими подразделениями предприятия.

В разделе «Ответственность» указывают вид ответственности (дисциплинарная, материальная, уголовная, административная) какую должен нести руководитель структурного подразделения за:

- несвоевременное и неэффективное  выполнение возложенных на подразделение  функций; 

- недостоверность документов, подготавливаемых  подразделением;

- неправильное и неполное использование предоставленных прав;

- нерациональную организацию труда  в подразделении, нарушения работниками  подразделения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового  распорядка, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности;

- невыполнение мероприятий и  планов, направленных на решение  задач, поставленных перед подразделениями. 

В данном разделе определяют перечень работ и показателей, за которые  несет ответственность руководитель структурного подразделения.

В разделе «Структура» указывают структурные звенья, из которых состоит подразделение.

К структурным звеньям относятся: бюро, лаборатории, группы в составе  подразделений, а также непосредственно  подчиненные начальнику или его  заместителю работники.

Наименование должностей должны соответствовать  «Классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов», а также утвержденному штатному расписанию.

В разделе может быть приложена  организационная структура в  виде схемы, где указывается  административная подчиненность.

В разделе «Взаимосвязь с другими подразделениями» указывают основные взаимосвязи, в которые вступает данное подразделение с другими подразделениями при подготовке, согласовании, принятии, утверждении решений и контроле их выполнения. При разработке раздела указывают наименование документации, наименование подразделения, которое предоставляет данную документацию, а также наименование подразделения, получающего её.

Проект положения о структурных  подразделениях разрабатывает руководитель подразделения.

Проект положения согласовывают:

- с руководителями подразделений,  с которыми установлены взаимосвязи; 

- с планово-экономическими подразделениями  в части соответствия структуры  штатному расписанию;

- с подразделениями по стандартизации и сертификации в части в соответствия требованиям ИСО 9001;

- с юридическим подразделением  в части соответствия действующему  трудовому законодательству.

Разногласия при согласовании разрешаются  руководителями, которым подчинены  подразделения, и представителем руководства по качеству. Окончательное решение по разногласиям принимается руководителем предприятия.

Положения об управлениях представляют на утверждение руководителю предприятия. Положения других структурных подразделений  утверждают руководители, которым подчиняются данные подразделения.

Подлинник каждого положения направляется в подразделение по стандартизации для контроля соблюдения требований документов СМК.

При приеме на работу руководитель структурного подразделения знакомит работников данного структурного подразделения с положением о структурном подразделении под роспись в листе ознакомления

 

 

2. Перечислите реквизиты распоряжения.

 

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления  и оформления распоряжений в целом  аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения (бланк конкретного  вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются:

3. Наименование министерства или ведомства.
4. Эмблема и наименование организации с указанием организационно-правовой формы.
5. Название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ).
6. Дата
7. Индекс (номер) – представляет собой валовый порядковый номер распоряжения в пределах календарного года.
8. Место составления или издания
9. Заголовок к тексту.
10. Текст распоряжения (состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной)
11. Подпись.
12. Визы согласования документа.
13. Отметка об исполнителе.

 

 

3. Какова процедура документирования  распорядительных документов в условиях коллегиальности.

4. Составьте формуляр-образец приказа  по основной деятельности.

5.  Виды приказов и в чем  их отличие.

 

Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Составьте формуляр-образец акта.

Акт - справочно-информационный документ.

Составляется группой лиц для  подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения  документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания  изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним  должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной и  констатирующей части.

В вводной части указывают основание  для составления акта, перечисляют  лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют  факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст  может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку  об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о  приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются".

Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец АКТА состоит  из реквизитов:

- наименование организации (наименование  министерства или ведомства, структурного  подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа  - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с  датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных в  вводной части, с расшифровкой  фамилий, указанием инициалов;  должность не указывают);

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.

Формуляр-образец акта.

 

Наименование  министерства                                 УТВЕРЖДЕНИЕ

или ведомства                                     (при необходимости)

НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование  структурного

Подразделения

 

АКТ №_____________________ от «___»________________ __________ г.

 

Город

 

Краткое содержание события 

или факта, сформулированное

отглагольным  существительным

в именительном падеже

 

 

Основание             Распорядительный или нормативный  документ, устное распоряжение, послужившее  основанием  для написания акта (через 1 интервал)

 

Составлен комиссией

Председатель             Наименование должности Фамилия И. О.

Члены комиссии        Наименование должности Фамилия  И.О. (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)

Присутствовали        Наименование должности Фамилии  И. О. лиц, присутствовавших при составлении  акта, располагаются также через запятую.

 

Текст констатирующей части акта: описание проведенной  работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.  Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала (ГОСТ 6.38-90). При необходимости указать количество экземпляров:

 

Составлен в  двух экземплярах:

1-й-кому (куда);

2-й - кому (куда).

 

Председатель                      Подпись                        И. О. Фамилия

Члены комиссии                 Подпись                        И. О. Фамилия

                                             Подпись                        И. О. Фамилия

                                       Подпись                        И. О. Фамилия

 

1. Оформление протокола .
2. Виды докладных записок. Реквизиты внутренней докладной записки.
3. Классификация писем.

5. Требования к оформлению делового  письма и состав его реквизитов.