Контрольная работа по "Документоведение и делопроизводство"

Гербовые бланки изготавливаются  по заказам федеральных органов  государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства.

Правилами изготовления и использования  гербовых бланков рекомендуется  руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.

Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при  помощи иных средств оперативной  полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Код организации может проставляться  в бланке по ОКПО или другому классификатору, используемому в отрасли или  в организации.

Код формы документа проставляется  в том случае, если данный документ прошел государственную или ведомственную унификацию, зарегистрирован как действующая форма и включен в соответствующий классификатор (например, ОКУД или иной классификатор – при условии, что данная форма в ОКУД отсутствует или коммерческая структура предпочитает пользоваться локальными классификаторами в целях защиты информации).

В соответствии с постановлением Правительства  РФ от 01.11.99 № 1212 “О развитии единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной информации” установлена обязательность применения системы кодирования при формировании государственных информационных ресурсов, в частности для достижения совместимости государственных информационных систем и ресурсов при их взаимодействии в едином информационном пространстве РФ.

Центральному банку РФ и органам  местного самоуправления названное  постановление рекомендует обеспечить применение общероссийских классификаторов.Наименование организации – автора документа – обязательный реквизит бланка, так как оно является одним из элементов идентификации автора и придания юридической силы документу. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное название организации помещается в бланке только в тех случаях, когда оно закреплено в учредительном документе.Наименование вышестоящей организации (при ее наличии) размещается выше названия организации-автора менее ярким шрифтом.

Изготовление бланка структурного подразделения, филиала, представительства  производится в том случае, если оно является автором документа в соответствии с положением о нем. Название структурного подразделения, филиала, представительства размещается ниже наименования организации.

Официально закрепленное наименование автора документа размещается на всех бланках.Наименование организации в бланке оформляется на государственном языке РФ, государственных языках республик и иных языках народов РФ (Федеральный закон от 25.10.91 № 1807-1 “О языках народов Российской Федерации”).

Полное и сокращенное наименование организации в бланке на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах (в уставе).

Например, в уставе ВНИИДАД, утв. руководителем Росархива 24.05.00, установлено полное и сокращенное  название ВНИИДАД на английском языке: All-Russian Scientific Research Institute for Records Management. Documentation and Archive Matters. – VNIIDAD.

Справочные данные об организации включают сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Минсвязи России: наименование организации; почтовый адрес (улица, номер дома, при необходимости – квартира); город (поселок, область, республика); почтовый индекс. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресами электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Справочные данные в полном объеме помещаются в бланке письма, поскольку они необходимы для установления корреспондентской связи.На других бланках, в т. ч. на общем бланке, целесообразно проставлять отметку о месте издания или составления документа с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Обозначение места издания или составления может иметь значение при установлении подлинности документа, например, на бланках приказов, постановлений и др.

Местом издания или составления  организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения юридического лица, т. е. место государственной регистрации.

При установлении места составления  или издания документа особое значение имеют договоры. Так, в ст. 444 ГК РФ установлено, что, если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.

При обозначении городов Москва и Санкт-Петербург в реквизите  “Место составления или издания” сокращение “г.” не употребляется.

Наименование вида документа регламентируется: уставом (положением) организации; Табелем унифицированных форм документов организации; в письме название вида не указывается. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 “Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации” нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Наименование вида документа размещается  в бланках конкретного вида документа. Наиболее распространенными являются бланки приказов, распоряжений, протоколов коллегиальных органов, кадровых приказов, справок о работе, командировочных удостоверений, финансовых документов и др.

Рекомендуется бланки отдельных документов изготавливать в том случае, если в течение года составляется не менее 200 соответствующих документов, или  при устойчивости того или иного  бланка. Такой устойчивостью, например, отличается форма командировочного удостоверения, справки о работе и др.В остальных случаях целесообразно использование общего бланка организации.

Общий бланк организации  строится на основе бланка письма как графически, так и по составу и расположению основных реквизитов.

Общий бланк может включать следующие  реквизиты:

• Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб муниципального образования, эмблему организации или товарный знак, знак обслуживания);
• код организации;
• наименование организации – автора документа;
• место составления или издания документа.

Таким образом, в общем бланке отсутствуют справочные данные об организации, характерные для бланка письма. На освободившемся месте бланка печатается название вида документа: справка, протокол и др.

Бланк называется общим, поскольку  на нем может изготавливаться  любой документ, кроме письма, он является единым для целой группы документов. На нем могут изготавливаться  протокол, акт, справка, приказ и другие документы, если в организации считают  нецелесообразным использовать бланки конкретного вида документа.

Использование общих бланков способствует унификации документных форм, повышает информационную культуру в организации, уменьшает количество ошибок при  оформлении документов.

На всех без исключения бланках наносятся при их изготовлении ограничительные отметки для расположения реквизитов:

• дата документа и регистрационный номер документа: _________ № ____________;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ: на № ____________________ от _________________________________;
• место составления или издания документа: для бланка письма это справочные данные, названные выше; для общего бланка и бланков отдельных видов это название населенного пункта. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Например, Московский завод…

Ограничительные отметки для размещения реквизита “Адресование” позволят правильно, в соответствии с принятыми в организации правилами разместить все элементы адресования: название адресата, его почтовый адрес, обращение к определенному лицу.

Размещение на всех бланках ограничительных  отметок для заголовка или  краткого содержания текста заметно уменьшит количество ошибок при подготовке любого документа. Бланк напомнит специалисту, составляющему текст документа, сформулировать также в наиболее краткой форме его основное содержание, которое в делопроизводстве носит название – заголовок к тексту.

Использование заголовка к любому документу имеет принципиальное значение при построении и функционировании информационно-поисковых делопроизводственных систем; заголовок формируется автором  текста, который составляет его наиболее точно, что обеспечивает эффективный поиск как в традиционных бумажных, так и в автоматизированных режимах.

Место для заголовка на бланке целесообразно  отводить в левой части листа  ниже справочных реквизитов для более  удобного использования площади  для написания текста.

На бланках целесообразно также  определить место для проставления отметки о контроле исполнения документа. Такое место выделяется на левом  поле бланка в виде квадрата, где  будет проставлена от руки буква  “К” – контроль или соответствующий штамп “Контроль”. В состав контрольного штампа могут быть включены инициалы руководителя, поставившего документ на контроль. Оттиск штампа проставляет должностное лицо, определившее контрольную значимость документа.

Возможно, при целесообразности и  необходимости, использовать ограничительные отметки для размещения текста документа на листке, в т. ч. при применении трафаретов. Эти отметки одновременно являются ограничением полей.

Бланки документов изготавливаются  преимущественно типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии, множительной и вычислительной техники.Гербовые бланки подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам:

Поступление:

• наименование вида бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• организация – поставщик бланков;
• количество экземпляров;
• серия и номера бланков.

Выдача:

• наименование вида бланка;
• серия и номера бланков;
• получатель бланка (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего);
• количество экземпляров;
• расписка в получении;
• отметка об уничтожении.

Гербовые бланки хранятся в надежно  запираемых и опечатываемых металлических  шкафах (сейфах). 
Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. 
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на службу ДОУ организации. 
Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел.

Проверка наличия, использования  и хранения гербовых бланков производится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой  распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, использовании и хранении бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

 

 

2.  Оформление отметки о наличии приложения.
3. Согласование  проекта документа.

 

Тема 3. Система организационно-правовой документации

1. Проанализируйте должностные инструкции (на примере  конкретной организации или, отдела).
2. Основные разделы положения о структурном подразделении.

 

Положение о структурном подразделении: Нормативный правовой акт, определяющий статус и полномочия какого-либо государственного органа или его структурного подразделения.

Структурное подразделение: Официально выделенный орган управления в утвержденной организационной структуре с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач и функций.