Лекция по "Делопроизводству"

Тема 3. Организация делопроизводственного  обслуживания

Целью изучения лекции является формирование у студентов теоретических знаний о сущности организация делопроизводственного обслуживания

Задачи изучения лекции: формирование понятийного аппарата о сущности, положении о службе делопроизводства, должностных инструкций, инструкции по делопроизводству. Организации рабочих мест

1. Положение о службе  делопроизводства.

2. Должностные инструкции.

3. Инструкция по делопроизводству.

4. Организация рабочих мест

  1. Положение о службе делопроизводства.   

  Весь процесс управления пронизан  информацией, являющейся основой  принятия решений, и построен  на оперативной работе с документами,  в которых она фиксируется.  Поэтому информационно-документационное  обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.   

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет  свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. Далее обобщенно будем называть ее службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).   

Служба  делопроизводства как самостоятельное  структурное подразделение возглавляется  руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.   

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).   

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.   

В этих документах закрепляется прежде всего выбранная в учреждении организационная форма постановки делопроизводства, структура делопроизводственной службы, ее должностной состав, технология работы с документами.   

Организационная форма делопроизводства обычно зависит  от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может  быть централизованной, децентрализованной и смешанной.   

Централизованная форма делопроизводственного обслуживания чаще всего используется в фирмах и небольших учреждениях. Она предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций.   

Децентрализованная форма постановки делопроизводства предполагает, что  каждое структурное подразделение  имеет свою службу делопроизводства и самостоятельно ведет все виды работ с документами.   

Чаще всего в больших фирмах и организациях устанавливается  смешанная форма делопроизводственного  обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть - в структурных подразделениях. Так, обычно прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся централизованно, а текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив - в структурных подразделениях. Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в тех отделах, где они создаются. Например, бухгалтерских документов бухгалтерии, приказов по личному составу - в службе кадров, договоров - в коммерческих отделах. Внедрение компьютерных технологий меняет организационные формы, позволяет децентрализовать процессы получения и регистрации документов, но в то же время создать централизованную базу данных о документах учреждения. Таким образом, сложившаяся первоначально организационная форма постановки делопроизводства может претерпевать изменения, которые чаще всего связаны с переездом в другие помещения и компьютеризацией управленческого труда.   

Выбранная форма делопроизводственного обслуживания закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по делопроизводству.   

Не  менее важным вопросом в постановке делопроизводства является определение  структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава.   

В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения);   

экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); отдел (бюро) контроля; отдел (бюро) писем и приема граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.   

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведет один секретарь.   

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объема работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.   

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения  организационно-правового положения  службы, ее структуры, функций, прав и  обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем организации.

1. Положение о службе делопроизводства    

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.   

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

• общие положения;
• цели и задачи;
• функции;
• права и обязанности;
• руководство;
• взаимоотношения (служебные связи);
• организация работы.

  Составляя положение  о службе делопроизводства в Вашей организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления', помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления, учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением о службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировок положения о службе делопроизводства в Вашей организации.   

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие  положения", в котором важно  указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).   

Учитывая, что Положение действует  длительный период, в нем не следует  указывать конкретное количество или  должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с  ростом фирмы штаты службы могут  быстро измениться).   

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно типа "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.   

Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве  службы, в котором указывается  наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.   

В этом разделе можно указать, что  служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.   

Второй раздел "Цели и задачи" можно построить на базе Типовой  инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно; основными целями службы делопроизводства являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.).

  Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику Вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.   

Функции службы делопроизводства можно разделить на три группы:

• документирование управленческой деятельности;
• работа с документами;
• организационные виды работ.

  К первой группе можно отнести:

• разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
• разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов,
• тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
• составление документов по поручению руководства;
• оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
• документирование работы совещании;
• контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
• контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.