Как видим, приведенные
характеристики достаточно
подробно перечисляют должностные обязанности
и помогут при написании разделов конкретной
должностной инструкции:
В
новом квалификационном справочнике
с квалификационными характеристиками,
утвержденными в 1998 г., впервые появилась
квалификационная характеристика секретаря-руководителя.
Она
рассчитана прежде всего на коммерческие
организации, где секретарь один
ведет организационное и информационно-документационное
обслуживание всей фирмы.
Должностные
обязанности секретаря руководителя
изложены так:
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения
или конкретным исполнителям для использования
в процессе работы либо подготовки ответов.
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке
и принятии решений.
- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями
и конкретными исполнителями документов,
поступивших на исполнение.
- Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно
доводит до его сведения информацию, полученную
по каналам связи.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых
материалов, оповещение участников о времени
и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
ведет и оформляет протоколы заседаний
и совещаний.
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также
за соблюдением сроков выполнения указаний
и поручений руководителя предприятия,
взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную
картотеку.
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие его эффективной
работе.
- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
- Копирует документы на персональном ксероксе.
Как
видно из приведенной квалификационной
характеристики, к секретарю руководителя
предъявляются достаточно высокие требования
к кругу выполняемых им работ. При этом
предполагается свободное владение компьютерной
техникой, самостоятельное составление
по поручению руководителя документов,
редактирование полученных проектов документов,
ведение контроля за исполнением и т.д.
Эти требования и круг обязанностей, включающие
многие творческие виды работ, предопределяют
необходимость высшего профессионального
образования, но пока допускается и среднее
профессиональное образование при наличии
опыта работы.
Безусловно, обязанности секретарей
руководителей различных Уровней
будут отличаться как по содержанию
работы, так и по объему. Например,
у секретаря руководителя учреждения
значительно больше обязанностей по организации
приема посетителей, а секретарь руководителя
структурного подразделения может вести
учет рабочего времени сотрудников отдела,
у него большой объем работ по перепечатке
документов, формированию дел и т.д.
В обязанности ответственного за ведение
делопроизводства в структурном
подразделении обычно включают:
- прием поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;
- заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) по децентрализованной системе регистрации;
- внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при де централизованной системе регистрации;
- передача документа исполнителю;
- сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;
- сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля;
- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки
- прием от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;
- передача документов на отправку или (при децентрализован ной системе делопроизводства) их отправка, включая факс и электронную почту;
- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;
- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив.
- В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:
- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ
или пишущих машинках различных систем;
- печатание под диктовку;
- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;
- уход за используемой техникой, контроль за ее состоянием.
В крупных организациях,
где перепечатка и окончательное оформление
документов ведется централизованно в
бюро печати, в обязанности заведующего
бюро, осуществляющего руководство работой
операторов ПЭВМ (машинисток), можно внести:
- прием документов на печать и распределение их между операторами
ПЭВМ (машинистками);
- учет выполненных работ;
- контроль за сроками выполнения работ;
- контроль за качеством выполнения работ;
- учет и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;
- обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;
- оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);
- обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;
- контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих машин, организация их своевременного ремонта.
В свободное
время заведующий бюро также занимается
машинописными работами.
В должностной инструкции инспектора
по контролю как функция записывается
контроль за исполнением документов,
поставленных на контроль, а в
должностных обязанностях указывают:
- постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);
- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;
- проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе
исполнения документов (его передаче,
промежуточных этапах исполнения и т.д.);
- проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;
- информирование руководства о ходе исполнения документов;
- составление сводок об исполнении документов и т.д.
Если в составе
службы делопроизводства выделяется работник
по обработке поступающих и отправляемых
документов, ему в должностной
инструкции в разделе "Функции
и обязанности" следует указать
эти функции.
При обработке входящих документов:
- проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;
- вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;
- проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;
- проставление отметки о получении документа;
- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- передача регистрируемых документов на регистрацию;
- передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;
- общий уче<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style="