Вторую группу
функций лучше расположить в
порядке выполнения делопроизводственных
операций. Сюда входит:
- прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
- регистрация документов;
- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
- обеспечение доставки документов исполнителям;
- контроль за прохождением документов в организации;
- контроль за сроками исполнения документов;
- разработка и ведение информационно-поисковых
систем (картотек, компьютерных баз данных);
- информационно-справочное обслуживание,
- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте;
- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;
- формирование дел;
- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
- подготовка дел для сдачи в архив;
- организация работы архива;
- организация работы с письмами и обращениями граждан.
К организационным
видам работ относится:
- организация и обслуживание совещаний;
- организация приема посетителей;
- организация телефонных переговоров;
- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
- организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.
Очень важен
раздел "Права и ответственность".
Права надо расписать как можно
подробнее, помня, что служба делопроизводства
имеет те
права, которые сюда внесены. Обычно указываются
права:
- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов
документов;
- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТ;
- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать
сотрудников по поручению руководства;
- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
- контролировать исполнение поручений руководителя;
- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.
Вторая часть
этого раздела - ответственность
- может быть записана обобщенно типа "служба
несет ответственность за невыполнение
обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных правовыми актами и данным
положением" или расписана более детально,
исходя из пунктов обязанностей. Например,
ответственность за неправильное оформление
документов, представляемых на подпись
руководителю, их несоответствие установленным
требованиям; за несвоевременную сдачу
документов постоянного срока хранения
в архив и т.д.
В
Положении о службе может быть
раздел "Руководство", в котором фактически
отражена должностная инструкция руководителя
службы. В нем указывается, что он назначается
и увольняется руководителем организации,
которому непосредственно подчиняется,
его обязанности, права. Например, руководитель:
распределяет обязанности между
работниками службы делопроизводства;
принимает решения по вопросам, отнесенным
к сфере деятельности службы делопроизводства;
подписывает и визирует документы
в пределах своей компетенции;
докладывает руководителю о поступивших
документах;
представляет документы на подпись
руководителю;
докладывает и представляет посетителей
и т.д. Объем работы и сложность
руководства зависят от структуры службы,
численного ее состава, сложности применяемой
техники, технологии работы с документами.
В разделе "Взаимоотношения" можно
указать, что служба делопроизводства
взаимодействует:
- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности
службы;
- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.
Последняя глава
- "Организация работы" - может
содержать лишь
пункт о том, что служба делопроизводства
работает в соответствии с Правилами внутреннего
распорядка организации (фирмы). Если таких
правил нет или есть особенность в работе
сотрудников службы делопроизводства,
например, ненормированный рабочий день,
начало работы на 30 мин. раньше для первичной
обработки документов до прихода сотрудников
фирмы (организации) и т.п., то это должно
найти отражение в этом разделе Положения.
Заканчивается Положение пунктом о порядке
реорганизации службы. Обычно это происходит
в случае переподчинения службы, расширения
ее функций, изменения внутренней структуры
и сегодня наиболее часто с внедрением
новых управленческих схем и компьютерных
технологий.
Даже краткое изложение содержания
Положения о службе делопроизводства
показывает важность этого документа,
четко расписывающего порядок работы
подразделения. Это документ сложный,
многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее
он разработан, тем четче строится и легче
организуется в дальнейшем работа подразделения.
Положение действует до замены его
новым.
Оформляется Положение на общем
бланке, подписывается руководителем
службы и утверждается руководителем
организации (фирмы).
- Общие положения
- Цели и задачи
- Функции
- Права и обязанности
- Руководство
- Взаимоотношения (служебные связи)
- Организация работы
Начальник канцелярии
Подпись Расшифровка подписи
Имея Положение о службе делопроизводства,
в котором указаны возложенные
на нее задачи и функции, определяют
общий объем работ. Для этого
можно воспользоваться "Межотраслевыми
укрупненными нормативами времени на
работу по документационному обеспечению
управления", "Укрупненными нормативами
времени на работу по делопроизводственному
обслуживанию" и "Нормами времени
на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению
органов управления"18. Соответственно
устанавливают численный и должностной
состав службы делопроизводства. На каждого
предполагаемого работника (вакантную
должность) должна быть составлена должностная
инструкция.
2. Должностные инструкции
Должностная инструкция - документ длительного
пользования и применяется до
замены новой должностной инструкцией.
Она - главный организационно-правовой
документ, регламентирующий деятельность
сотрудника. Что в должностной
инструкции записано, то и спросится с
сотрудника. Какие права в ней даны, те
он и имеет.
Относится должностная инструкция
к документам, имеющим унифицированную
форму и установленную структуру
текста:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения (связи по должности).
"Общие положения"
в должностной инструкции содержат
следующий набор информации: обобщенные
сведения о должности, подчиненность
и кем руководит, требования
к образованию (высшее или среднее)
и практическому опыту
(стажу работы по специальности), 'док назначения
и освобождения от должности, замещения
во время отсутствия.
Чаще всего от работника службы
делопроизводства, секретаря-референта
и секретаря требуется сегодня
наличие высшего или среднего
специального образования, умение
работать на компьютере, определенный
стаж работы, а для секретаря-референта
- знание иностранного языка. Подчиняются
работники службы делопроизводства руководителю
службы, но секретари-референты (секретари)
имеют двойное подчинение - они подчиняются
непосредственно руководителю (организации,
структурного подразделения) и по вопросам
организации делопроизводства - начальнику
службы делопроизводства.
Последний пункт этого раздела
должностной инструкции содержит перечень
основных законодательно-нормативных,
нормативно-методических, организационных,
распорядительных документов, которыми
работник руководствуется в своей деятельности.
В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном
выше Положении о службе делопроизводства.
Завершает пункт указание на организационные
и распорядительные документы вышестоящей
и своей организации (фирмы): устав, положение
о структурном подразделении, приказы
и распоряжения, инструкция по делопроизводству,
данная должностная инструкция.
Следующий раздел - "Функции".
В нем указывают основные направления
деятельности, а в разделе "Должностные
обязанности" уже перечисляют конкретные
виды работ, которые обеспечивают выполнение
этих функций. Часто эти разделы объединяют
в один - "Функции и должностные обязанности"
(или "Основные задачи и обязанности").
Раздел этот следует расписать как можно
детальнее. При составлении этого раздела
многие формулировки можно взять из квалификационных
характеристик по общеотраслевым должностям
служащих, Разработанных Институтом труда
и утвержденных Постановлением Минтруда
России от 21 августа 1998 г. № 37.
Из квалификационных характеристик
можно использовать раздел "Должностные
обязанности".
Так, в квалификационной характеристике
зав. канцелярией небольшой организации
его должностные обязанности сводятся
к следующему:
- организует работу канцелярии;
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о
соблюдении сроков исполнения документов;
- организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;
- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;
- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием,
средствами механизации и автоматизации
управленческого труда;
- осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Квалификационные
характеристики секретаря-машинистки
и секретаря-стенографистки, приведенные
в справочнике квалификационных
характеристик, фактически аналогичны.
Добавлены лишь обязанности машинописного
оформления документов
у секретаря-машинистки и стенографирования
у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно
воспользоваться одной из этих квалификационных
характеристик.
Например, должностные обязанности
секретаря-машинистки даны так:
- выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя организации или
ее подразделений;
- получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
- организует телефонные переговоры руководителя;
- принимает и передает телефонограммы,
записывает в отсутствие руководителя
принятые сообщения и доводит до его сведения
их содержание;
- осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке
дня заседания или совещания и их регистрация),
ведет и оформляет протоколы;
- обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
- печатает по указанию руководителя различные материалы;
- ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет
ее систематизацию в соответствии с принятым
в организации порядком и передает после
ее рассмотрения руководителем в подразделения
или конкретным исполнителям для использования
в процессе их работы либо подготовки
ответа;
- следит за сроками выполнения поручений
руководителя, взятых на контроль;
- принимает документы на подпись руководителю;
- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает
их сохранность и в установленные сроки
сдает в архив;
- подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.