Механизация и автоматизация работы с документами

Введение.

 

В современных условиях для повышения эффективности управления важно уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения, исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

На сегодняшний день автоматизация и механизация делопроизводства необходима, так как информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, иногда информационные потоки не менее важны, чем материальные.

Рост объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, количеством документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, обуславливает необходимость четкой постановки работы с документами. Иначе, закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Невозможно представить себе современную организацию, которая бы не применяла в своей повседневной работе средства автоматизации и механизации. Компьютеры и оргтехника не только коренным образом изменили облик компании, стиль их работы, но и обеспечивают большую мобильность и эффективность деятельности. Очень важно провести исследование того, как производится документооборот с помощью средств автоматизации, а так же проанализировать все положительные и отрицательные стороны такого делопроизводства. Этим и обуславливается актуальность данной курсовой работы.

Объектом исследования являются средства механизации и автоматизации документов, автоматизированные системы делопроизводства.

Предмет исследования процесс создания документов.

Целью настоящей курсовой работы является рассмотрение средств механизации и автоматизации, которые используются в организациях в настоящее время. Это реализуется посредством решения следующих задач:

1. Раскрыть понятие механизация и автоматизации работы с документами;;

2. Рассмотреть способы создания документов, с помощью ЭВМ;

3. Рассмотреть варианты представления информации.

В ходе работы был изучен и проанализирован федеральные закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»1, где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной подписи»2, на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации3, и соответствие  Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ)4. В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к  документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила  создают условия  для эффективного  применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Курсовая работа состоит из двух глав, заключения и списка используемой литературы.

В введении рассматривается актуальность курсовой работы,  ее цель и задачи.

В первой главе раскрывается понятие механизации и автоматизации работы с документами.

Во второй главе рассматриваются варианты представления информации.

 

Глава 1. Механизация и автоматизация работы с документами.

 

Механизация и автоматизация документационного обеспечения управления направлены на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота. Механизация и автоматизация работы с документами должны осуществляться на основе упорядоченной системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота.

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

 

1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации работы с документами.

 

Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.

Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему.

Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической целесообразностью их внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.

 

1.2. Применение средств механизации.

 

 К техническим средствам  составления и изготовления текстовых  документов относятся пишущие  машины, пишущие и организационные  автоматы. Технические средства  для изготовления, копирования и оперативного размножения документов включают средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического копирования и др., а также средства оперативной полиграфии (гектографические, офсетные и др. машины). К техническим средствам хранения документов относятся различного рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (при необходимости обзора). Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с папками для подвесного хранения.

Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел применяются шкафы стационарные и механизированные.

При наличии микрокопировальной техники документы и информация могут храниться на микрофильмах или микрофишах.

К техническим средствам экспедиционной обработки относятся конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.

Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.

 

1.3. Автоматизация работы с документами.

 

Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

Автоматизированная подготовка часто повторяющихся текстов документов осуществляется на базе банка текстовых заготовок. В банк включаются унифицированные формы и тексты документов, постоянные части текстов, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам правовой характер, формализованные описания структур и содержания документов и др.

Индивидуальные документы подготавливаются традиционным машинописным способом.

Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, используется в форме машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые документы и машинограммы используются в управленческом аппарате на правах подлинника5; запрещается перепечатывать машинограмму на пишущих машинах. Транспортировка (передача, пересылка) документа на машинном носителе осуществляется с сопроводительным письмом.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации.

Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов, единой структуры регистрационного индекса и кодов ОК ТЭИ; в последнем случае запись на машинном носителе дублируется машинограммой РКК, которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится информационно-поисковая система. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск и использование информации производится децентрализованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. На автоматизированный контроль ставятся регистрируемые документы со сроком исполнения не менее 10 дней. Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств. После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

Руководитель организации несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на автоматизированную технологию работы с документами.

Работники управленческого аппарата обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Создание документов.

 

Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа. Составлением документов приходилось заниматься всем работникам управленческого аппарата, но с автоматизацией этой работы в последние годы её всё чаще стали поручать секретарю-референту.

Любая организация постоянно выполняет одни и те же функции, закреплённые в её уставе. Поэтому большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяется, т.е. является типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать и использовать при документировании подобных ситуаций.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах.

Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.

Если утверждённых форм нет, а ситуация по поводу которой создаётся документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого документа.

2.1. Трафаретные тексты.

 

Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.