Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Октября 2015 в 19:25, курсовая работа
Целью настоящей курсовой работы является рассмотрение средств механизации и автоматизации, которые используются в организациях в настоящее время. Это реализуется посредством решения следующих задач:
Раскрыть понятие механизация и автоматизации работы с документами;;
Рассмотреть способы создания документов, с помощью ЭВМ;
Рассмотреть варианты представления информации.
Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие. Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа.
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.
Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов.
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов.
Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.
Упрощают создание документа наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения.
Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство или соответствующим специалистом (юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером и т.п.) и сотрудником отдела информатизации (программистом). В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаря-референта, он же выполняет создание шаблонов документов.
Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания.
Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.
Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении такого документа.
Как известно, первый этап подготовки документа – изучение законодательной базы, нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, из-за труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоёмких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические материалы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов6.
Второй этап подготовки к составлению документа – изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам в вашей и вышестоящей организации. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость, полноту, исключает дублирование в готовящемся документе. Еще недавно, при журнальной системе регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был практически невозможен. При картотечной системе регистрации тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов – сразу вывести на экран всю необходимую информацию.
Третий этап подготовки документа – сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.
Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.
Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедрённые в него аудио, видео и др. компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и т.п.
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска, список), перечень сведений, числовых данных, приведённых в определенную систему и разнесённых по графам; сводка, ведомость7. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа – электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.
Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-928.
Значительно улучшает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении, её графическое оформление – т.е. в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчётов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (так называемые презентации) используются цветные диаграммы.
Порядок представления графического материала в документах также определён ГОСТ Р 1.5-92.
Диаграмма (от греческого diagramma – изображение, рисунок, чертёж), графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин9. Распространённым вариантом диаграммы является гистограмма (от греческого histos, здесь – столб и ...грамма), т.е. столбчатая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой: площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величены в интервале, на котором построен данный прямоугольник10.
Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.
Документ также может быть оформлен с помощью различных графических элементов: поясняющих надписей, рисунков и т.п.
Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчёркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания. Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2-3 шрифтов одновременно.
Для того, чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows 95 шрифты Times New Roman, Arial, Courier New. Эти шрифты имеются во всех версиях Windows – 95, 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, жирного курсива, различного размера шрифта и подчёркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно 1-2 русских шрифта. При установке дополнительных шрифтов следует обращать внимание на поддержку шрифтами так называемой кодировки «Unicode», так как старые шрифты, не поддерживающие этой кодировки, невозможно использовать в Office 97.
Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако если текст будет распечатываться на чёрно-белом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком тёмный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.
Другой способ выделения текста – использование рамок.
Рамки особенно удобно применять для пояснений в организационных документах, таких как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.
Программа MS Word 7.0 осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчёркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики (команда Грамматика в меню Сервис) с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.
В MS Word 97 проверка грамматики также может осуществляться в фоновом режиме параллельно с проверкой орфографии. При этом предложения, в грамматическом построении которых возможно были допущены ошибки, подчёркиваются зелёной волнистой линией. Однако при работе с документами, созданными в предыдущих версиях MS Word, эту функцию рекомендуется отключить во избежание общего сбоя системы. В MS Office 2000 эта проблема решена с помощью специального исправления, устанавливаемого отдельно (rusgrm2k.exe) или в составе Service Pack 1.
При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари – синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках – англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.
В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на русском и английском языках (в Word 2000 – ещё и на украинском). Если в организации часто готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо установить дополнительное средство – MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного количества языков нужна на 5 и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack11.
Таким образом, компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ и красиво его оформить.
Заключение.
Системы автоматизации и механизации делопроизводства охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.
Внедрение САДЭД - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, преимущество перед конкурентами.
Внедрение автоматизации документов обеспечивает:
Информация о работе Механизация и автоматизация работы с документами