Моделювання довідково інформаційних документів

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ  КУДЬТУРИ ТА МИСТЕЦТВ

ІНСТИТУТ ГОТЕЛЬНО-РЕСТОРАННОГО ТА ТУРИСТИЧНОГО БІЗНЕСУ

КАФЕДРА ГОТЕЛЬНО-РЕСТОРАННОЇ  СПРАВИ

 

 

 

 

 

 

Практична робота №2

З дисципліни «Організація роботи офісу та діловодство»

На тему

«Моделювання  довідково-інформаційної документації»

 

 

 

 

Виконала:

студентка 2 курсу

групи ГРС-11

Іванова Д.С.

Перевірила:

Ніколайко Г. В.

 

 

Київ 2013

Вступ

Довідково-інформаційні документи — це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає  в тому, що вони направляються знизу  вверх по системі управління: від  працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

 

 

 

 

 

 

 

Характеристика  довідково-інформаційної документації

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

• акти; протоколи;
• довідки;
• службові листи;
• пояснювальні та доповідні записки;
• плани і графіки;
• відгуки та рецензії;
• анкети;
• доповіді;
• запрошення;
• заяви і подання;
• прес-реліз;
• телеграми.

 

Акт - офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт.  Акт звичайно оформлюють на загальному бланку. Він містить наступні реквізити та інформаційні елементи:

• назва організації;
• назва виду документа;
• дата, індекс, місце складання;
• гриф затвердження;
• заголовок до тексту;
• підстава;
• склад комісії;
• присутні;
• текст;
• відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;
• перелік додатків;
• підписи членів комісії (та присутніх).

Текст акта складається із вступної та констатуючої частини. У вступній частині вказуються підстави для складання акта й особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа. У констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.

У кінці тексту розмішуються дані про кількість ідентичних екземплярів  акта, місце їх знаходження або  в адресатах, котрим вони направлені. Акт звичайно складають у трьох  примірниках. Перший із них спрямовують до вищої організації, другий - керівнику організації, третій - підшивають до справи.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його із зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна навести після підписів осіб, які складали акт.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі  з зазначенням строків виконання  приписаних дій, то акт надасться  керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.

Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на З групи;

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.
2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.
3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, що зроблені під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються надані до засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати всі висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також усі прийняті рішення. Протокол містить наступні реквізити:

• найменування організації або структурного підрозділу;
• назва виду документа;
• дата, індекс;
• грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
• заголовок;
• текст;
• підписи голови і секретаря, відбиток печатки.

Заголовком до тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині після слова ПРИСУТНІ вказують прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказують тільки їх загальну кількість. Прізвища осіб, які брали участь у засіданні, розміщують за алфавітом (окремо - члени колегіального органу, окремо - запрошені) і друкують у рядок через інтервал. Після прізвища запрошеної особи вказують назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду. На зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх зазначають лише кількісний склад присутніх. Ініціали і прізвища голови та секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу.

Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ. Слово СЛУХАЛИ пишуть в окремому рядку із цифрою, що позначає питання. Слова ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ потрібно друкувати великими літерами з нового рядка для того, щоб їх виділити.

Довідка – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт. Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи або навчання, обійману посаду, розмір зарплати, місце проживання тощо. Для довідок використовуються уніфіковані трафаретні бланки. Реквізити довідки:

• назва виду документу,
• дата, індекс, місце складання чи видання;
• адресат,
• заголовок до тексту (у разі потреби),
• текст,
• позначка про наявність додатка,
• підпис,
• відбиток печатки,
• позначка про виконавця.

Довідки інформаційного характеру (службова довідка) відображують індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. У довідці необхідно об’єктивно відображувати стан справ, тому її складанню може передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень,  зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

Довідку підписує особа, яка її склала, керівник структурного підрозділу чи один із перших керівників установи. Якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.

Доповідь — документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення. Групи:

• Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).
• Поточні (повідомлення про хід роботи).
• На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

1. Вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.
2. Описова частина, де аналізується справжній стан справ, на водяться аргументи, даються посилання тощо.
3. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з повідомленням про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора. Групи:

• Звітні.
• Інформаційні.
• Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері. Реквізити:

• адресат;
• прізвище;
• ініціали посадової особи та назва посади;
• назва виду документа (доповідна записка);
• заголовок (стислий зміст тексту);
• текст;
• додаток (якщо є);
• підпис;
• дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події. Пояснювальна записка поділяється на групи:

• службові – текст відтворюється на бланку;
• особисті – текст відтворюється на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

Лист – це узагальнена назва різних за змістом документів, що є засобом спілкування між установами і виділяються по способу передачі інформації (тобто пересилаються по пошті). Листування поділяється на службове та особисте. Службові документи надходять від імені установ організацій або посадових осіб, що Ії представляють.

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, що служать засобом спілкування з установами та приватними особами. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Лист повинен складатись з одного питання, так як це значно полегшує та прискорює обробку документа. Проте, у службових листах допускається також порушувати кілька питань. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів. Тон листа повинен бути нейтральний. Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу формату А4 або А5 ( у такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта). Службовий лист містить в собі такі реквізити: