Назначение и основные виды деловой переписки

Слайд 2

пример Композиция письма определяется его назначением и конкретным содержанием Переписка – важнейший элемент делового общения Подготовка деловых писем Композиция текста письма Служебное письмо может состоять только из одной смысловой части, быть одноаспектным по содержанию письмо-просьба без обоснования: Просим выслать календарный план проведения семинаров по повышению квалификации работников служб персонала на 2-е полугодие 2004 г. с указанием условий и размера оплаты за обучение.

Слайд 3

пример Служебное письмо может включать две, три и более смысловых частей Сопроводительное письмо может состоять как из одной части – сообщения о высылке каких-либо материалов, так и из двух частей – сообщения о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать отзыв или заключение до определенного срока Представляем Вам на рассмотрение и утверждение первую редакцию Типового положения и Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса. Композиция текста письма Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии Направляем Вам первую редакцию Типового положения о Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса (1-ая часть – сообщение о высылке документа) и просим дать заключение до 20 ноября 2007 года (2 часть – изложение просьбы).

Слайд 4

Простые письмаСложные письма Переписка – важнейший элемент делового общения Письма, состоящие из одной - двух смысловых частей, называются простыми Письма, состоящие из трех и более смысловых частей – сложными Письма Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в административном и юридическом отношении коллизий. Сложные письма – в случаях, когда необходимо детально описать управленческую ситуацию, дать ее анализ, изложить различные мнения, обосновать свои выводы и предложения.

Слайд 5

Как минимум, из двух смысловых частей должны состоять письма-отказы: независимо от ситуации, послужившей темой письма, отказ должен быть обоснован Письма Переписка – важнейший элемент делового общения Наряду с этим желательно сообщить корреспонденту о том, кто (какая организация или должностное лицо) может решить данный вопрос или каким образом он может быть решен пример В связи с изданием Указа Президента Российской Федерации о размещении в комплексе зданий Мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному адресу не представляется возможным. На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.

Слайд 6

Переписка – важнейший элемент делового общения Письма Служебные письма, как простые, так и сложные, могут начинаться с личного обращения к должностному лицу – адресату письма, а заканчиваться формулой вежливости. Смысловые части сложного письма 1. Обращение 2. Вступление 3. Основное содержание текста (изложение, описание ситуации) 4. Заключение 5. Предупреждение 6. Заключительные этикетные формулы

Слайд 7

Обращение Обращение – этикетная формула с выражением уважения должностному лицу – адресату служебного письма Уважаемый господин президент! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр! Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.) Уважаемый господин Королев! Уважаемая госпожа Смолякова! Официальный характер носит и формула обращения по фамилии. Обращение по фамилии свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма

Слайд 8

Обращение Уважаемый Юрий Михайлович! Уважаемая Ирина Николаевна! Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству Уважаемые господа! При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение Эта формула обращения свидетельствует о тесных контактах между автором письма и адресатом, поэтому ее следует использовать в переписке между организациями, входящими в одну систему органов власти и управления, а также в письмах-приглашениях, письмах- поздравлениях Уважаемые коллеги! При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение

Слайд 9

Обращение В практике ведения переписки за рубежом обращение является обязательным элементом служебного письма, отсутствие обращения свидетельствует о нарушении норм делового этикета. У нас в стране традиция использования обращения в служебной переписке окончательно не сложилась и обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в том случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса. Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них одновременно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем. Не следует в служебной переписке использовать обращение Его используют только по отношению к близким людям. В официальных отношениях, какими бы тесными они ни были, должна соблюдаться определенная дистанция «Дорогой!...» или «Дорогие!...»

Слайд 10

Вступление Вступление – это формулировка цели письма или объяснение причины его написания Назначение вступительной части – установить связь между тем, что уже известно корреспонденту, и тем, что автор намерен ему сообщить Вступление может содержать Ссылку на документ (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.) Констатацию факта, описание события, сложившейся ситуации Сбербанком Российской Федерации при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных о клиентах. В соответствии с планом работы в ноябре 2007 года Контрольным управлением проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности Липовецкого машиностроительного завода. Администрацией города 12 февраля 2006 года принято решение о перерегистрации малых предприятий, действующих на территории города.

Слайд 11

Основное содержание письма В Департаменте продовольственных ресурсов прошли переговоры представителей Правительства Москвы с первым секретарем Посольства Румынии, заместителем торгпреда и другими официальными лицами, во время которых стороны подробно обсудили возможности поставки в Москву румынских продовольственных товаров, пользующихся у москвичей большим спросом, в частности… Со своей стороны московские организации подтвердили возможности поставки в Румынию продукции ведущих московских предприятий. Если в основной части письма описываются какие-либо события, факты излагаются в исторической последовательности – так, как они происходили в действительности. В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма; высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьбы, предложения, требования, напоминания и др. В этой же части письма приводятся при необходимости доказательства – аргументы, логически подводящие к заключительной части

Слайд 12

Заключение Просим направить письменную заявку в гостиницу «Россия» с указанием количества необходимых мест и сроков пребывания делегации. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п. Заключение – это итог рассмотрения темы, которой посвящено письмо Приглашаем сотрудников вашей организации принять участие в семинаре по антикризисному управлению, проводимом Пензенским институтом экономического развития в январе 2005 года. Предлагаем провести переговоры по детальному обсуждению условий поставки продовольственных товаров с представителями вашей фирмы в Москве в период с 15 по 30 января 2006 года.

Слайд 13

Заключение «просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры, просим предоставить информацию, просим организовать встречу…) Смысловое ядро заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма: «предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства…) «представляем», «направляем», «высылаем» - в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение, высылаем для сведения, направляем на отзыв…) «напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора, напоминаем о необходимости срочного завершения работ…) «сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что…, сообщаем выводы комиссии по проверке…) «поздравляем» - в письмах- поздравлениях «приглашаем» - в письмах- приглашениях Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем …», «не нуждаемся…», «не считаем целесообразным…», «не можем обеспечить…»

Слайд 14

Предупреждение Предупреждение – часть текста, в которой содержится угроза применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия. Предупреждение – обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами: «в противном случае…» «в случае невыполнения… » «в случае отказа…» и т.п., В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в арбитражный суд. Примеры:

Слайд 15

Заключительные этикетные фразы К заключительным этикетным фразам относятся устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Надеемся на развитие наших отношений на взаимовыгодной основе. Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый…», оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой «С уважением», которая печатается на 2 – 3 интервала ниже текста, с абзаца и отделяется от названия должности запятой С уважением, Генеральный директор личная подпись О.Н.Крылов

Слайд 16

Заключительные этикетные фразы Обращение и заключительные фразы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная фраза «С уважением». Формулируя заключительные этикетные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение, фамильярность и другие подобные отношения, поэтому нежелательно вводить в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие экспрессивную окраску: К счастью, наши опасения не подтвердились. Очень рады оказать Вам услугу. К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашение. С наилучшими пожеланиями.Многоуважаемый господин N Глубокоуважаемый господин N

Слайд 17

Язык и стиль делового письма В служебной переписке используется деловой стиль – особая разновидность русского литературного языка, предназначенный для общения в сфере административного управления. Специфика делового стиля определяется условиями, в которых протекает письменное деловое общение участники делового общения – преимущественно юридические лица; характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы; предметом переписки всегда является деятельность предприятий; большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным.

Слайд 18

Язык и стиль делового письма нейтральный тон изложения констатирующе-предписывающий характер изложения точность и ясность изложения лаконичность широкое использование общепринятых языковых формул использование терминов применение лексических и графических сокращений преобладание страдательных конструкций над действительными ограниченная сочетаемость слов использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже употребление словосочетаний с отглагольным существительным вместо глагола преобладание простых распространенных предложений употребление сложных рубрицированных перечислений

Слайд 19

Нейтральный тон изложения Констатирующе-предписывающий характер изложения Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской. Служебное письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность должны быть завуалированными. Эмоциональность служебного письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения. Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий Комбинатом производится обработка, выделка, крашение шкур крупного рогатого скота. Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм. Наниматель отвечает за вред, причиненный имуществу.