Назначение и основные виды деловой переписки

Слайд 20

Точность и ясность изложения Лаконичность Широкое использование общепринятых языковых формул Точность изложения текста обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленностей Требование краткости заставляет более четко формулировать предмет письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных, повторяющихся ситуациях. Сообщаем, что в период с… по…Установлено, что в период с…по… Сообщаем, что по состоянию на…Акт подготовлен комиссией в составе… Направляем Вам согласованный с…Направляем на рассмотрение и утверждение… Гарантируем возврат кредита в сумме… до…Просим Вас изыскать возможность… Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты… Претензии по гарантии следует предъявлять… …в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции… Юридически значимые компоненты текста

Слайд 21

Использование терминов При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату. Если у автора возникает сомнение по этому поводу, необходимо поступить одним из следующих способов: 1. Дать официальное определение термина 2. Расшифровать значение термина словами нейтральной лексики 3. Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, один и тот же термин нередко получает новое значение. Термины - синонимы, как правило, различаются сферой их употребления. «договор» - «контракт» - «соглашение» В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре. В гражданском – двух- и многосторонние сделки называются договорами. Во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт». Договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве»).

Слайд 22

Применение лексических и графических сокращений В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ. Преобладание страдательных конструкций над действительными В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных конструкций: - действительный залог: Мы рассмотрели ваши предложения - страдательный залог: Нами рассмотрены ваши предложения

Слайд 23

Преобладание страдательных конструкций над действительными При действительном залоге акцент ставится на того, кто осуществляет действие, при страдательном – на само действие Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электротехническое оборудование Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом международных связей В деловом стиле предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях независимо от того, кто их произвел. Такая установка еще более реализуется в безличных конструкциях.

Слайд 24

Ограниченная сочетаемость слов Ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетания к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность. ЖЕЛАТЕЛЬНОНЕЖЕЛАТЕЛЬНО Направить на рассмотрениеВыслать на рассмотрение Передать в управлениеПередать для управления Осуществлять контрольВести контроль Вносить предложенияДавать предложения Предоставить кредитВыдать кредит Пострадать в результате событийПострадать в событиях Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже Употребление однотипных падежных форм имени существительного специалисты называют нанизыванием падежей. Предлагаем вам варианты решений реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых и административных зданий. Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения конкретных аспектов возможного сотрудничества Правительства Москвы и руководства финской столицы

Слайд 25

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным вместо глагола Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия с полузнаменательным глаголом Оказать содействие (вместо посодействовать) Оказать помощь (вместо помочь) Произвести уборку (вместо убраться) Провести учет (вместо учесть) Оказать поддержку (вместо поддержать) Произвести ремонт (вместо отремонтировать)

Слайд 26

Преобладание простых распространенных предложений Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений с многочисленными обособленными оборотами, вводными словами В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению Мэрии. Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов. Сложных предложений в деловой речи меньше, чем простых. Из сложных наиболее употребительны сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные Мэрия выражает надежду, что Посольство с пониманием отнесется к принимаемы мерам и со своей стороны также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития отношений

Слайд 27

Употребление сложных рубрицированных перечислений В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению: - оно не должно располагаться на уровне одного этажа; - должно иметь не менее двух залов площадью 35 – 40 кв.м каждое для размещения компьютерной техники; - должно иметь не менее 16 кабинетов на 2 – 3 человека каждый и один зал заседаний; - помещение не должно требовать ремонта; - необходим ряд помещений технического назначения.

Слайд 28

Употребление сложных рубрицированных перечислений В сложных рубрицированных перечислениях каждый фрагмент текста оформляется в виде абзаца. Абзацное деление может сопровождаться нумерацией или выделением с помощью знака «дефис» или специальных символов. В документах следует использовать нумерацию арабскими цифрами. В основе нумерации документов лежат следующие правила: 1. Каждая составная часть текста, соответствующая части, разделу, главе, параграфу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой. 2. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Таким образом, номера самых крупных частей состоят из одного знака, фрагменты текста второй ступени деления состоят из двух знаков и т.д. Использование этой системы нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф», т.д. 1. Назначение и основные виды деловой переписки Нормативно-методическое обеспечение деловой переписки 1.1.1. Структура нормативно- методического обеспечения деловой переписки

Слайд 29

Типичные языковые ошибки в деловой переписке Основные логические ошибки и способы их устранения 1.Нарушение причинно-следственных отношений В районе в последние годы немало сделано для развития жилищного строительства, однако многие жители страдают из-за плохих квартирных условий, так как вопросы строительства жилья пока решаются слабо. Несмотря на то что в районе в последние годы немало сделано для развития жилищного строительства, предстоит еще большая работа по строительству жилья, поскольку многие жители страдают из-за плохих квартирных условий. В то время как определение стратегических целей организации не вызвало разногласии соучредителей, выбор конкретных направлений их реализации привел к расхождению их во взглядах. (автор перепутал причину и следствие) В то время как определение стратегических целей организации не вызвало разногласий у соучредителей, при выборе конкретных направлений их реализации между ними возникли споры.

Слайд 30

2.Сопоставление несопоставимых  фактов Сопоставление фактов  возможно только при наличии  у них общего основания. Сопоставительные  отношения выражаются союзами А; если…, то, при этом простые предложения в составе сопоставительного предложения обладают одинаковой структурой, то есть характеризуются структурным параллелизмом Широкая реклама продукции предприятия привела к увеличению в последнем квартиле 2006 года на 7%, а в первом квартале этого года – на 10%. Нарушение этого правила ведет к логической ошибке: Если рассчитывать численность делопроизводственного персонала по существующим нормативам, то можно добиться существенного улучшения в организации работы с документами. Если рассчитывать численность делопроизводственного персонала по существующим нормативам, то можно обосновать необходимость его увеличения (или сокращения). В данном случае сравниваются несопоставимые положения. Исправить это предложение можно следующим образом:

Слайд 31

3. Неразличение или пропуск субъекта и объекта в речи Надеяться на то, что мы накормим страну одними фермерами нереально. 4.Речевая недостаточность Страховая компания приглашает Вас по четвергам для получения травмы. Такого рода ошибка возникает тогда, когда субъект речи ставится в положение объекта Надеяться, что страну накормят одни фермеры, нереально. Речевая недостаточность – это пропуск нужного слова или словосочетания, которое понятно автору, но непонятно для читателей. Такие ошибки порождают алогизм – нарушение логики высказывания Речь в данном случае идет о получении денег по условиям страхования от травмы. Сравните показатели первой таблицы со второй. Сравнивать можно только показатели с показателями, а не показатели с таблицей

Слайд 32

5.Нарушение закона исключенного  третьего Закон означает, что  если имеются два противоречащих  друг другу суждения, то одно  из них истинно, а другое ложно  и между ними не может быть  ничего среднего, то есть такого  третьего суждения, которое одновременно  истинно в то же самое время  в том же самом отношении. Приведем  в качестве примера нарушения  этого закона диалог: - Находились  ли на территории вашего предприятия  посторонние лица 18 февраля 2003 года? - У нас прекрасно налажена  работа службы охраны предприятия. Ответ на поставленный вопрос  может быть только один: да  или нет, находились или не  находились. Любой другой ответ  нарушает логику высказывания  и чаще всего свидетельствует  о стремлении уйти от прямого  ответа на поставленный вопрос.

Слайд 33

6. Нарушение закона противоречия Закон противоречия означает, что не могут быть одновременно истинными два высказывания об одном и том же предмете, одно из которых что-либо утверждает о предмете, а другое отрицает в то же самое время в том же самом отношении, По объемам продаж в 1-м квартале 2005 года самые высокие показатели у отдела электросилового оборудования, не менее высокие показатели у отдела строительного оборудования. Если один отдел имеет самые высокие показатели, то другого отдела, имеющего такие же высокие показатели, не может быть. Если оба отдела имеют действительно одинаково высокие показатели, По объемам продаж в 1-м квартале 2005 года самые высокие показатели у отделов электросилового и строительного оборудования.

Слайд 34

Лингвистические ошибки 1.Неправильное употребление паронимов Эффективный – эффектный Экономичный – экономный – экономический Проступок – поступок Веский – весомый Командировочный – командированный Поправить - исправить 2. Речевая избыточность А) Бесполезно пропадает Беречь каждую минуту времени Взаимная помощь друг другу Совместное сотрудничество Б) короткий брифинг Интервал перерыва Прейскурант цен В) Незаконное растаскивание государственного имущества. Успешно проводится обмен имеющимся опытом. Ведущий лидер этой партии выступил с заявлением.

Слайд 35

3.Тавтология Достижения, которых достигло предприятие…  …наряду с достижениями был  отмечен ряд недостатков… Следует учитывать следующие факты… Важным моментом является то, что в данный момент мы не располагаем никакой информацией по данному вопросу. 4.Неоправданное употребление архаизмов и историзмов Не «означенный», а названный Не «вышепоименованный», а вышеуказанный Не «сего года», а текущего года 5. Неправильное употребление заимствованной лексики ЖЕЛАТЕЛЬНОНЕЖЕЛАТЕЛЬНО ОбъявлениеАнонс ОздоровлениеСанирование ПродлитьПролонгировать ИсключительныйЭксклюзивный законныйлегитимный

Слайд 36

6. Неправильное употребление  стилистически окрашенной лексики Испрашивал вместо запрашивал Увязывается вместо связывается Незавершенка – незавершенное строительство Безналичка – безналичный расчет Загранка – заграничная командировка Бегунок – обходной лист 7.Ошибки в употреблении предлогов Для деловой речи характерны конструкции с предлогом ПО, Меры по усовершенствованию Опыты по разведению Мероприятия по предупреждению Центр по подготовке