Номенклатура дел: виды, роль и значение

- решения о внедрении  или отклонении рацпредложения;

- переписки по рацпредложению.

На каждую заявку о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства  и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы:

- внутренняя опись документов;

- заявление о выдаче  диплома на открытие авторского  свидетельства, патента на изобретение;

- описание предполагаемого  открытия, изобретения (чертежи);

- справка о приеме  заявки к рассмотрению;

- дополнения и исправления  к описанию изобретения, открытия  и чертежам;

- заключение о наличии  новизны (либо ее отсутствии);

- заключение о полезности  предполагаемого изобретения;

- данные экспертизы на  новизну;

- решение о выдаче  диплома на открытие авторского  свидетельства, патента на изобретение;

- публикации в Бюллетене  изобретений;

- переписка по заявке  на изобретение, открытие.

В настоящее время различают  два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.

При горизонтальном способе  хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способе  хранения дела расставляют подобно  книгам на полке. На корешках дел проставляют  номера и индексы, что позволяет  их находить сравнительно легко и  быстро. Нередко на корешках, начиная  с левого нижнего угла и до правого  верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.

Если хотя бы одна папка  вынута из шкафа, полоса прерывается, что  позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.

Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.

Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное  пользование, и предприятия, получившего  его.

В том случае, когда выдается во временное пользование дело, заполняется  карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам.

Дела возвращаются в  тот же день. Выносить их из здания предприятия  или его структурного подразделения  можно только с письменного разрешения руководителя.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

От того, насколько  правильно составлена и оформлена  номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Номенклатура  дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Рекомендации  по составлению номенклатуры дел.

Для повышения  качества номенклатуры дел и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению. Номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

В наши дни, когда  происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились  новые виды документов, связанные  с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2011.

2. Типовая инструкция по делопроизводству  в Федеральных органах исполнительной  власти. М., - 2011.

3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.

4. Веселое П.В. Современное деловое  письмо в промышленности. М., 2012.

5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2010.

6. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе. - М.: Библиотека  журнала «Управление персоналом», 2010.

7. Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.  Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2012.

9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 2010.

10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2011.

11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2011.

12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2010.

13. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

14. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2011.- 319с.