Номенклатура дел: виды, роль и значение

При разработке примерных  номенклатур дел проверяются  и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления  деятельности организации.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться  в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании  расчетов, по завершении ревизии и  т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел  практического значения применяются  также сроки «до минования  надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорий  дел в номенклатурах к сроку  хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах  дел отметка «ЭПК» делается в  случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Закрепленная отметка  «ЭПК» переносится из примерной  номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются  в примерной номенклатуре дел  для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

2.1 Общий порядок разработки  номенклатуры дел

В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.

Номенклатура дел разрабатывается  лицом, ответственным за ведение  делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:

- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства  предприятия, а в необходимых случаях – его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;

- предварительное определение  заголовков дел, их последовательное  упорядочение (в соответствии с  функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие  дела);

- предварительное определение  сроков хранения дел, присвоение  им индексов;

- уточнение заголовков  дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых  по тем или иным причинам  в течение календарного года;

- составление и оформление  проекта номенклатуры дел;

- согласование проекта  номенклатуры дел с заинтересованными  сторонами, в необходимых случаях – его уточнение и дооформление;

- утверждение проекта  номенклатуры дел руководителем  предприятия.

Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить  на основе формы установленного образца.

При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:

- учредительными документами  предприятия;

- положениями о структурных  подразделениях предприятия; »  перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

- номенклатурами дел  за предшествующие 3-5 лет;

- описями дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения;

- документами по планированию  деятельности и отчетности о ее результатах.

Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок  и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

В Указаниях по применению перечня последний рассматривается в качестве «...основного нормативного документа при определении сроков хранения... управленческих типовых документов, ...при подготовке номенклатур дел». Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.

Первая из них -«Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).

Документы в составе  Перечня расположены в порядке  убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:

- содержание деятельности  предприятия (структурного подразделения  и т. п.) и специфика ее документирования;

- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;

- сведения об организационной  структуре и штатной численности  предприятия;

- сведения о распределении  полномочий по работе с документами  между должностными лицами предприятия.

При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, -  в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

Отметим в этой связи, что  в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки  документов, отражающие все документируемые  участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.

1. Заголовок дела должен  четко, в обобщенной форме отражать  основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.

2. Заголовок дела должен  состоять из элементов, располагаемых  в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или  разновидности документов (протоколы,  приказы и т. д.);

- название предприятия  или структурного подразделения  (сведения об авторе (разработчике) документа);

- название предприятия  (организации, учреждения), которому  будут адресованы или от которого  будут получены документы, помещаемые  в дело (адресат (получатель) или  корреспондент (отправитель) документа);

- краткое содержание  документов, помещаемых в дело;

- название местности  (территории), с которой связано  содержание документов, помещаемых в дело;

- дата (период), к которому  относятся документы, помещаемые  в дело, сведения, указывающие на  копийность документов.

Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться  нижеследующими рекомендациями.

1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка –  в скобках – указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».

2. В заголовки дел,  содержащих переписку, включается  термин «переписка», после которого  указывается, с кем и по какому  вопросу она ведется. При этом  в заголовках дел, содержащих  переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются – вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности».

В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются –вместо них указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».

Наименование конкретного  корреспондента указывается в заголовке  дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с  ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обмена коммерческой информацией».

3. В заголовки дел,  содержащих документы, относящиеся  к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:

- если содержание дела  касается нескольких однородных  административно-территориальных единиц, то в заголовке дела не перечисляются  их конкретные названия –вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Документы т организации взаимодействия работы глав муниципалитетов по противодействию терроризму»;

- если содержание дела  касается только одной административно-территориальной  единицы (местности, населенного  пункта), то в заголовке дела  указывается ее (его) название. Например: «Документы по комплектованию автоматизированными средствами обучения учебно-тренировочных центров МЧС Сибирского федерального округа».

4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП «Синегорская районная поликлиника».

5. В заголовки дел,  предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование  документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».

Если предполагается, что  дело – например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, - будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем – при необходимости – заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2012 года» (заголовок тома).