Номенклатура дел: виды, роль и значение

Заголовки дел могут  уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается  включение в заголовки дел  неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.

После того как для дел  сформулированы заголовки, необходимо произвести их упорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:

- при формировании номенклатуры  дел предприятия в целом в  начало документа выносятся заголовки  дел, содержащих организационно-распорядительную  документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), -  заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.

Предварительное определение  сроков хранения дел производится с  целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный – при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового – по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.

Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации  дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.

Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным  в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.

После выполнения перечисленных  действий производится проверка составленного  проекта номенклатуры дел на предмет  ее соответствия своему функциональному  назначению. С этой целью производится:

- уточнение состава дел  в составе каждого раздела  и по номенклатуре дел в  целом;

- уточнение заголовков  дел, их индексов;

- включение в номенклатуру  резервных индексов, предназначенных  для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.

Во всех необходимых  случаях в проект номенклатуры дел  вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;

- в графе 2 указываются  заголовки дел;

- в графе 3 («Количество  дел (единиц хранения)») при  оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года 2;

- в графе 4 указываются  срок хранения дела, а также  номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;

- в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры  дел никаких записей не делается. В дальнейшем – в течение всего срока действия номенклатуры дел – в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») – о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

- названия перечней документов, использованных при определении  сроков хранения дел;

- отметки о заведении  дел, о переходящих делах, а  также о выделении дел к  уничтожению;

- сведения о лицах,  ответственных за формирование  дел;

- отметки о передаче  дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения  работы с ними.

Полностью оформленный  проект документа подписывается  его разработчиком, а также организатором этой работы – например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:

- руководителем архива  предприятия;

- руководителем экспертной  комиссии (ЭК) предприятия – только проектов сводных номенклатур дел;

- службой ДОУ (делопроизводством)  – только проектов номенклатур дел структурных подразделений.

Внешнее согласование проекта  сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).

 

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры  дел структурного подразделения

Остановимся далее на организации  работы со сводной номенклатурой  дел непосредственно после ее утверждения.

Должностные лица и структурные  подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.

Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения

С этой целью сводная  номенклатура дел тиражируется в  необходимом количестве экземпляров, которые направляются:

- в делопроизводство (службу  ДОУ) – в качестве рабочего экземпляра;

- в архив;

- в архивное учреждение.

Структурные подразделения  предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.

Экземпляры номенклатуры дел и выписки из нее могут  использоваться в практической работе, как в бумажном, так и в электронном виде.

 

2.3 Формирование и хранение дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в  соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация территориально разобщена, а также в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.

Структурные подразделения  группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также  черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При формировании дел желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы  одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в  скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны  с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.

Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.

Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим  заголовком. Необходимо внимательно  подходить к формированию дел  и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий  одного и того же документа.

Документы следует подшивать  в дело таким образом, чтобы можно  было прочитать резолюцию. Если у  документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к  ним подклеивают полоску бумаги.

Внутри дела документы  можно располагать в хронологическом  порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом  порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.

Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.

На заведенное дело оформляется  обложка, на которой указываются  следующие данные:

Методическое руководство  и контроль над правильностью  формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат) организации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют  в деле по видам и хронологии с  относящимися к Ним приложениями.

Коллегиальные документы  надо группировать в два дела:

- в первое – протоколы и решения коллегиального органа;

- во второе – документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

Протоколы располагаются  в хронологическом порядке и  по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные в одно дело, систематизируются  по номерам протоколов. Первым подшивается  инициативный документ.

Поручения вышестоящих  органов группируются в дела по направлениям деятельности организации. Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.

Приказы по личному составу  группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

Документы в личных делах  располагаются в следующем порядке:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) заявление о приеме  на работу (направление или представление);

3) анкета;

4) листок по учету  кадров;

5) автобиография;

6) документы об образовании;

7) выписки из приказов  о назначении, перемещении, увольнении;

8) дополнение к личному  листку по учету кадров;

9) дополнение к личному  делу по учету поощрений;

10) справки и другие  документы.

Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.

Предложения и заявления  граждан по улучшению работы формируются  раздельно от заявлений граждан  по личным вопросам. Документы в  этих делах располагаются в хронологическом  или алфавитном порядке.

Каждое заявление или  жалоба и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную  группу. Если поступает повторное  заявление или жалоба или представляются дополнительные документы, то их подшивают в данную группу документов.

Переписку следует группировать в дела за период учебного или календарного года. Переписка систематизируется  в хронологической последовательности: ответ помещается за запросом. При  возобновлении переписки по конкретному  вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

На каждое рационализаторское предложение формируется отдельное  дело из следующих основных документов:

- внутренняя опись документов;

- рацпредложения – заявления с описанием сущности предложения (с приложением в необходимых случаях чертежей, схем, эскизов);

- справки заявителю о  получении от него рационализаторского  предложения;

- письма заявителю о  результатах рассмотрения его  предложения;