Обеспечение информацией руководителя прелдприятия

Ведение

Основа работы любого руководителя – информация. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей  и т. д. Обладание информацией  означает обладание властью.  Руководитель определяет весь порядок работы с  информацией: свой личный и подразделений. Создав систему своего личного информирования, руководитель пользуется результатами своей работы. Хорошо отлажена система  – руководитель может принимать  эффективные решения. Плохо работает аппарат – руководитель «не видит» ситуации.

Организация информационного  обеспечения деятельности руководства  является в условиях рыночной экономики  серьезной задачей. Эта задача должна прорабатываться не менее тщательно, чем разработка бизнес-плана, выдача кредитов, подписание и выполнение договора. Для уменьшения степени  риска при принятии решений необходимо иметь оперативную информацию о  состоянии материальных, денежных и  людских ресурсов на текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. Информационное обеспечение  – это фундамент, на котором строится весь бизнес. К сожалению, многие этого фундамента не видят. Некоторые руководители вообще не воспринимают организацию собственного информационного обеспечения как главную задачу.

Руководитель любой организации  может и должен ставить и решать вопрос об организации системы информационного  обеспечения деятельности руководства  и себя лично. Под информационным обеспечением иногда понимают только организацию работы микропроцессорной  техники различных видов. На самом  деле вопрос стоит о наличии информации. Причем способы ее доставки могут  быть различными.

Актуальность темы. Для  принятия эффективных управленческих решений любому руководителю требуется  целесообразная система информационного обеспечения, отражающая объективную ситуацию на рынке. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Использование сырьевых ресурсов в большей степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Для написания курсовой работы были использованы труды специалистов в области документационного  обеспечения управления: Кузнецов, С.Л. (14), Г. Б. Кочеткова (22), Макарова, Н. В. (19).

Объектом курсовой работы является изучение процесса обеспечения руководителя предприятия информацией.

Предметом – информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя, рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления.

Целью курсовой работы является изучение процессов обеспечения руководства информацией

Для решения поставленной цели были выделены следующие задачи:

• раскрыть понятие «информационное обеспечение», «управленческая

      информация»;                               

• рассмотреть информационное обеспечение управления;
• проанализировать методику информационного обеспечения  

      управления;

• дать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения руководителя предприятия.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.

Во введении рассматривается  актуальность темы, объект, предмет, цель, задачи, структура работы.

В первой главе раскрывается Сущность информационного обеспечения управления (ИОУ), анализируются нормативно - правовые  документы, регламентирующие информационное обеспечение руководителя предприятия.

Во второй формирование системы ИОУ руководителя.

В тексте работы даются отсылки к списку используемой литературы цифра в круглых скобках, отсылает к номеру записи.

В заключении подводятся итоги  проведенного исследования, формулируются  основные выводы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  аспекты информационного обеспечения  руководителя предприятия

1.1 Сущность информационного обеспечения управления (ИОУ)

  Информационное обеспечение – важнейший элемент информационной системы и информационных технологий. Оно предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений (21).

Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы (19).

Федеральный закон «об  информации, информационных технологиях и защите информации» дает следующую трактовку: «информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» (4).

Информация есть характеристика не сообщения, а соотношения между  сообщением и его потребителем. Без  наличия потребителя, хотя бы потенциального, говорить об информации бессмысленно.

Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки  зрения, ко многим ранее казавшимся различными процессам: передаче сообщений  по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам  управления и т.д. Все это связано  с процессами передачи, хранения и  переработки информации.

Информация представляет собой меру организации системы. В том числе можно сказать, что информация является средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

Информация является одним из основных элементов социального управления. Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации»

Немаловажную роль в данном аспекте  играет информационное обеспечение, оно в себя включает совокупность единой системы показателей, потоков информации – вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки информационного обеспечения информационных систем определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки информационного обеспечения  – повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений (7).

Основное назначение информационного  обеспечения - обеспечивать такую организацию  и представление информации, которые  отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий (7).

Требования, предъявляемые  к информационному обеспечению  руководителя предприятия:

  – предоставить полную, достоверную и своевременную  информацию для реализации всех  расчетов и процессов принятия  управленческих решений  в  функциональных подсистемах информационных  технологий с минимумом затрат  на ее сбор, хранение, обработку,  передачу.

 – обеспечить взаимную  увязку задач функциональных  подсистем на основе однозначного  формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей документов;

 – предусматривать  эффективную организацию хранения  и поиска данных, позволяющую  формировать данные в рабочие  массивы под регламентированные  задачи и функционировать в  режиме  информационно – справочного   обслуживания;

 – в процессе решения  экономических задач обеспечивать  совместную работу управленческих  работников и компьютера в режиме диалога.

 Одна часть информационного обеспечения  учитывает особенности взаимодействия пользователя  с персональным компьютером при выполнении  технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации. Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного  информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок  следования записей в массиве  не зависят от типа машинного носителя.

По существу все управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но в управлении и в деятельности руководителя происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для создания и реализации управляющих воздействий.

Информация в деятельности руководителя характеризуется радом свойств:

• самостоятельность данных;
• возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;
• пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема информации;
• доступность математического анализа;
• системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая  в организациях, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную  ценность также для нижестоящих  управленческих структур, когда они  выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться  в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических  решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и  преобразованными в пригодную для  использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Управленческую информацию можно классифицировать по нескольким признакам:

- постоянную, переменную, эпизодическую;

- официальную и неофициальную;

- общую и отраслевую;

- горизонтальную и вертикальную

- о прошлом, настоящем и будущем;

- справочную, рекомендательную,

В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и  внешнюю информации. Внутренние источники  информации – это внутриорганизационные  подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешней среды могут выступать: законодательные и регулирующие органы, клиенты и партнеры предприятия, конкуренты, органы статистического учета.