Обеспечение информацией руководителя прелдприятия

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется  в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

Для практической реализации предоставленной предприятиям самостоятельности  с целью получения максимальной прибыли, предприятию (в лице руководителей  подразделений и администрации) постоянно требуется оперативная, достоверная, доступная и обширная информация.

Для минимизации издержек и затрат предприятия и оптимизации методов ведения бизнеса, в соответствии с текущей рыночной ситуацией организации необходима развитая информационная система. Информационные технологии являются одним из эффективных направлений развития производства и совершенствования управления. Разработка и внедрение на предприятии передовых информационных технологий, включающих в себя:

 Создание системы: анализ потребностей в информации, разработку общей схемы информационных потоков в организации, создание информационно-аналитического подразделения, организацию эффективного движения информационных потоков и работы с информацией.

Работы по организации  системы могут проводиться в  несколько стадий. На первой стадии организуется система на основе уже  имеющейся на предприятии информации. Работы первой стадии можно осуществлять непосредственно сразу. На второй и последующих стадиях проводятся работы по организации анализа потребностей руководства в информации, ее получение и представление. Второй и последующие этапы можно проводить после определенной подготовительной работы.

На первом этапе целесообразно  организовать регулярное системно-образное представление информации на базе уже  имеющейся информации. Регулярное - означает представление информации определенного вида с заданным интервалом. На практике это означает ежедневное, еженедельное, ежемесячное и т. д. представление информации. Системное - означает представление всех видов  информации, касающихся деятельности организации. Должна представляться информация о событиях и процессах, происходящих как во внутренней среде организации, так и во внешней. Образное - означает представление информации не в виде слепых тестов и таблиц, а в виде четких, понятных схем и графиков.

Далее будут рассмотрены  работы, проводимые на первом этапе  по созданию системы регулярного  информирования руководителя.

Необходимо отметить, что  во многих организациях система информирования как таковая отсутствует. Есть текучка. К руководителю каждый день поступает  большой объем неструктурированной  информации. Докладывают, как правило, заместители руководителя, начальники управлений (департаментов). Остальным  сотрудникам организации доступ к руководителю затруднен.

Работая полностью в оперативном  режиме, руководитель не имеет возможности  системно оценить ситуацию, увидеть  ее «вертолетным» взглядом, а именно это необходимо для оценки соответствия оперативного управления стратегическим целям и корректировки текущих  задач.

Одна из основных причин неудач в условиях рыночной экономики  — отсутствие системного видения  у руководителя. Если руководитель «не видит» в полном объеме происходящие события во внешней и внутренней средах, то, естественно, решения его не могут быть эффективными. В настоящее время большинство неудач в работе организаций объясняется малоэффективной работой аппарата управления.

При создании системы целесообразно  выдвинуть следующие основные требования.

Существующий порядок  представления информации руководства  нельзя резко менять. Система должна формироваться на базе существующего  порядка, плавно совершенствуя его.

Система информирования должна постоянно с необходимой регулярностью  информировать руководителя обо  всех основных событиях и процессах, происходящих как внутри, так и  вне организации.

Затраты на создание системы  должны быть минимальными.

Система должна позволять  руководителю формировать системный  взгляд на происходящие события и  процессы.

При создании системы необходимо обратить внимание на ряд аспектов.

Информационный аспект. Информация должна поступать по всем вопросам, влияющим на деятельность организации. Регламент ее представления должен предусматривать регулярность, обеспечивающую возможность контроля всех важных явлений  и процессов.

Организационный аспект. Необходимо создать условия поступления  информации к руководителю. При необходимости, в целях недопущения искажения  важнейшей информации, создать параллельные информационные потоки. Организовать это должен только сам руководитель, кроме него на это ни у кого нет  достаточных полномочий.

Психологический аспект. Если сотрудники аппарата не хотят по каким-либо причинам давать информацию, предложения  руководителю, то они ее не дадут. Руководитель будет получать только то, что определено в должностных обязанностях. Чтобы  самые интересные предложения смогли дойти до руководителя, необходимо создать мотивацию у сотрудников  в представлении информации.

2.2. Рекомендации  по совершенствованию ИОУ руководителя  предприятия

На современном  этапе руководство недооценивает  информационную функцию сбора информации, внедрения информационных технологий и интегрирования их с систему  управления, при разработке более  эффективной системы информационного  обеспечения принятия управленческих решений с учетом совершенствования. В этой схеме следует учитывать  различные информационные базы данных для принятия оптимальных и своевременных  решений. Информационный компонент  будет являться тем инструментом, который будет решать вопросы  взаимосвязи на уровне единого информационного  пространства. Таким образом, создание автоматизированных систем делопроизводства является первоочередной задачей.

Автоматизированные системы  делопроизводства делятся на два  класса. К первому относятся системы  управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых  документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в  приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы  управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения  от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:

 – программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

 – поддержка распределенной обработки информации;

 – возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

 – открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

 – типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

 – коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

 – возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

 – средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

 –  возможности контроля за прохождением документов;

 – способ оповещения должностных лиц;

 – особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

 – средства регламентации доступа и криптозащиты;

 – средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

 – ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию  документов, поступающих из множественных  источников: по сети, с дисков, модемов  и сканеров

Структура автоматизированных информационных технологий управления должна содержать 3 компонента:

1) Комплекс технических  средств, состоящий из средств  вычислительной, коммуникационной  и организационной техники.

2) Систему программных  средств, состоящую из общего и прикладного программного обеспечения.

Системы организационно методического  обеспечения, которые включают инструктивные и нормативно-методические материалы для управленческого и технического персонала.

К средствам вычислительной техники относятся: персональные компьютеры; корпоративные компьютеры; суперкомпьютеры.

К средствам коммуникационной техники относятся: компьютерные вычислительные сети (глобальные, локальные); многомашинные  вычислительные компьютерные центры.

Принято выделять следующие  критерии эффективности автоматизированных систем и технологий:

 –  Влияние на оперативность принятия решений

 –  Степень адекватности аналитических данных реальным процессам

 –  Возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово причинных ситуаций.

Автоматизация в общем  виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который  позволяет снизить степень участия  человека в осуществлении функций  управления.

Автоматическая информационная система это человеко-машинная система  с автоматизированной технологией  получения информации необходимой  для оптимизации процессов управления различных экономических объектов.

Таким образом, совершенствование  информационного обеспечения управленческой деятельности руководителей процесс, требующий концентрации сил всего  коллектива. В настоящее время  внедрение новых информационных технологий в систему управления предприятием находит все большее значение для совершенствования управления работы предприятия, более того, оно является ключом к решению проблем связанных с повышением эффективности управленческой деятельности.

Использование автоматизированных систем делопроизводства позволит решить позволит решить проблемы недостаточной  оперативности, децентрализованного  хранения документов, предоставит широкие  возможности для совместной работы над документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Информационное  обеспечение руководителя – это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом.

Независимо от технического оснащения систем управления и технологии управленческого процесса, информационное обеспечение свойственно  любому управлению. Для решения тех  или иных управленческих задач необходима соответствующая информация; получение  ее составляет сущность информационного  обеспечения. Правомерно говорить об информационном обеспечении определенных служб  управления, объектов и субъектов  управления.

Информационное  обеспечение, таким образом, не только предмет труда – информация, но и, прежде всего, деятельность.

Автоматизация делопроизводства на предприятии понимается как совокупность информационных, человеческих и технологических ресурсов и методов их взаимодействия, организованных для достижения стратегических целей, оптимизации процессов управления различных экономических объектов. В автоматизированной информационной технологии предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме - в виде данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как информационную технологию получения, осмысления и преобразования данных. Автоматизированная информационная технология дает возможность легко манипулировать данными, не вдаваясь в подробности, с тем, чтобы корректировать линию управленческих решений. И в то же время и так же легко автоматизированные информационные технология позволяет обрабатывать детальную первичную информацию для решения тактических вопросов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Изд-во стандартов, 2007. – 76 с.
3. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Рос. газ. – 1993.  – №237.
4. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Собр. Законодательства Российской Федерации. – Ст.11.
5. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»//Собр. Законодательства Российской Федерации.
6. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – Омега-Л, 2006. – 172 с.
7. Бондарева, Т. Н. Секретарское дело / Т. Н. Бондарева. – М.: Высш. школа, 2006. – 384 с.
8. Голенищев, Э. П. Информационное обеспечение систем управления. Серия «Учебники и учебные пособия» / Э. П. Голенищев.  –  Ростов н/Д: «Феникс», 2003.  – 352 с.
9. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ТК Велби, 2003. – 448 с.
10. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин – 2-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2006. – 224 с.
11. Документоведение в управленческой деятельности: учеб. пособие / К.А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб.: 2009. – 140 с.
12. Кирсанова, М. В. Современн ое делопроизводство :учеб.пособие / М. В. Кирсанова.