Обеспечение информацией руководителя прелдприятия

Применительно к деятельности руководителя управленческая информация рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения. При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. Подобные подходы к систематизации управленческой информации, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных руководящих лиц. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности руководящего работника.

Источники управленческой информации. Источники могут быть внутренние и внешние. К внутренним источникам относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие  наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги  аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту. Внешние источники более многочисленны  и разнообразны. Здесь можно выделить сотрудников (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.   Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной деятельности руководителя любого уровня. В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла, и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.

 

1.2. Нормативно-правовая  регламентация ИОУ руководителя

Информационное обеспечение  деятельности руководителя – это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументированна, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот.

Организация работы с документами  затрагивается во многих нормативных  правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации  в службе ДОУ должна быть нормативная  правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и  использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и некоторые другие аспекты. Она  регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение  сохранности документов; порядок  передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение  новых информационных технологий в  работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-конституцию РФ;

-международные договора (регулируют конституционные по  своему характеру отношения и  при условии их ратификации  в РФ, при вступлении в действие  имеют приоритет по сравнению  с законом);

-законодательные акты  Российской Федерации в сфере  информатизации и документации;

-указы и распоряжения  Президента Российской Федерации,  постановления и распоряжения  Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного  обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных  органов исполнительной власти

(министерств, комитетов,  служб, агентств и др.) как общеотраслевого,  так и ведомственного характера;

-правовые акты органов  представительной и исполнительной  власти субъектов РФ и их  территориальных образований, регламентирующие  вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические  документы по делопроизводству  учреждений, организаций и предприятий;

-государственные стандарты  на документацию;

-унифицированные системы  документации;

-общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

-государственная система  документационного обеспечения  управления, основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда;

-нормативные документы  по организации архивного хранения  документов;

-законодательные акты  субъектов Российской Федерации  и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти  субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться  при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов  Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как  отмечалось, высшей правовой значимостью  обладают законы Российской Федерации.

Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон  РФ "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации" от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ.  Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам. Для придания юридической силы документам в электронной форме важны положения Федерального закона Российской Федерации «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ, который пришел на смену ФЗ "Об электронной цифровой подписи" 

Настоящий Федеральный закон  регулирует отношения в области  использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Целью Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Помимо законодательных  и правовых актов, важнейшее значение для работников служб ДОУ имеют  нормативно – методические документы.

В "Правилах подготовки нормативно – правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и  их государственной регистрации", утвержденных постановлением Правительства  РФ, к ним относятся постановления, приказы, распоряжения. Правила, инструкции и положения.

Правила, инструкции и положения, как организационно – методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить  ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и  методические документы вводятся в  действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.

один из стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно – распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.

еще один важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Грамотно документировать  информацию и эффективно вести работу с документами можно только при  нормативной регламентации технологических  процессов работы с документами  внутри организации.

Порядок работы с документами  закрепляется в основных организационно - правовых документах: положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников занимающихся делопроизводством, инструкции по организации делопроизводства.

Положение – это нормативный  акт, рассчитанный на достаточно длительное действие, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций и их должностных лиц (14).

Начинается положение  с раздела «Общие положения», в котором важно указание на то, что служба ДОУ (канцелярия, секретариат и т. д.) является самостоятельным структурным подразделением подчиненным непосредственному руководителю. Так же раздел должен содержать пункт, – какими  законодательно – нормативными актами должна руководствоваться служба в своей деятельности. Во втором  разделе «Цели и задачи» содержатся сведения на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Из основной цели и задач вытекает раздел «Функции». В нем подробно  группируются по задачам и перечисляются все работы, выполняемые службой ДОУ. Последний раздел – «Организация работы» – содержит пункт о том, что служба ДОУ работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Должностная инструкция –  документ достаточно длительного пользования  и применяется до замены новой должностной инструкцией (14).

Должностная инструкция имеет унифицированную форму и установленную структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (Связи по должности)

«Общие положения» в должностной  инструкции содержат следующий набор  информации: обобщённые сведения о  должности, подчинённость и кем  руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому  опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Последний пункт этого раздела  должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.

Завершает пункт указание на организационные  и распорядительные документы вышестоящей  и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел – «функции». В  нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.

Инструкция по делопроизводству –  основной локальный нормативный  акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы) (14).

Инструкция по делопроизводству устанавливает  правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически  инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции  составляются с учетом специфики  работы организации. Основой для  их составления являются Примерные  и Типовые инструкции, а также  действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. ИОУ: формирование системы и рекомендации по совершенствованию

2.1. Формирование  системы ИОУ руководителя

К решению о необходимости  внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей  предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится  весьма дорого, сохранение существующего  порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция  не дает возможности остановиться и  расслабиться.