Организационно-правовое и документационное обеспечение департамента финансов Мэрии г.Ярославля

 

ВВЕДЕНИЕ

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в  любой организации возникает  значительный объем разнообразных  управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той  или иной информации, документы живут  своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в  архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной из самых  консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену  бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно  фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с  минимальной затратой труда и  времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы  всякая справка могла быть сделана  с наибольшей быстротой. Наконец, система  внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным  сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в  полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и  не могут уже выполнять заранее  предназначенную им роль, что порой  очень усложняет работу того или  иного предприятия. Система документационного  обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются  сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией.

Управленческие процессы и их документационное обеспечение  в любой организации требуют  обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных  и иных правовых актов, принимаемых  компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют  нормативно-методические документы  общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной  информацией.

Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным  документам, которые разрабатываются  и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок  и фиксируют определенные условия  их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий  можно выделить определение четкой структуры и правового статуса  определенного звена управления, закрепление его функций и  порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме  того, очень важно разработать  и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как  содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками.

Документационное обеспечение  является основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно организовано, во много зависит эффективность  управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы с документами в конкретной организации напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, компетенции и функций органов управления, структурных подразделений и т. д. Поэтому в состав нормативной и методической базы документационного обеспечения управления относят и те локальные акты, которые регулируют организацию управленческой деятельности конкретной фирмы, учреждения.

Этим обуславливается актуальность данной темы.

Целью данной работы является изучить систему организационно-правового, документационного обеспечения, разобраться в принципах и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

1. Ознакомиться с организационно-правовым обеспечением департамента финансов мэрии города Ярославля
2. Ознакомиться с документационным обеспечением управленческой деятельности Департамента,  рассмотрение значения службы документационного обеспечения;
3. Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Объект исследования – Департамент финансов мэрии города Ярославля

Предмет исследования – организация организационно- правового и документационного обеспечения деятельности департамента финансов города Ярославля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Структура Департамента финансов мэрии города Ярославля. Задачи и функции Департамента

Департамент финансов мэрии города Ярославля  является структурным  подразделением мэрии города Ярославля, ее финансовым органом, осуществляющим единую финансовую и бюджетную политику   в городе Ярославле, казначейское исполнение городского бюджета и управление средствами бюджета города Ярославля, обеспечивающим реализацию полномочий органов городского самоуправления в части формирования,  исполнения городского бюджета и контроля за его исполнением.

 Департамент обладает правами  юридического лица, имеет текущие   счета в банке, лицевые счета, открытые  в органах Федерального казначейства,  круглую печать, а также другие необходимые для своей деятельности штампы и бланки со своим наименованием, самостоятельно выступает истцом или ответчиком в судах общей юрисдикции, арбитражных судах и у мировых судей.

По вопросам, входящим в компетенцию  Департамента, Департамент представляет интересы мэрии города Ярославля  в судах общей юрисдикции, арбитражных  судах и у мировых судей.

Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, законами Ярославской области, нормативными правовыми актами Министерства  финансов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов государственной  власти  Российской Федерации,  Ярославской  области,  Уставом города Ярославля, нормативными правовыми актами органов  городского самоуправления, настоящим  Положением о департаменте финансов мэрии города Ярославля.

 Департамент непосредственно  подчиняется мэру города Ярославля.

 Место нахождения Департамента:150000, г.Ярославль, ул. Андропова,6.

Полное наименование Департамента: департамент финансов мэрии города Ярославля.

Основные задачи Департамента финансов мэрии города Ярославля

Основными задачами Департамента являются:

• Выполнение функций финансового органа мэрии города Ярославля по формированию, исполнению и контролю за исполнением бюджета города Ярославля.
• Реализация единой финансовой и бюджетной  политики в городе Ярославле.

 Основные функции  Департамента  финансов мэрии города Ярославля

В соответствии с возложенными задачами Департамент выполняет  следующие функции:

• Организует  в  соответствии с установленным порядком и сроками работу  по составлению проекта городского бюджета, составляет проект городского бюджета, осуществляет казначейское исполнение городского бюджета, составление отчета об исполнении городского бюджета.
• Участвует в разработке основных направлений бюджетной и налоговой политики города Ярославля, осуществляет подготовку предложений о выделении приоритетных направлений на очередной финансовый год и их финансовом обеспечении.
• Участвует в установленном порядке в разработке прогноза социально-экономического развития города Ярославля.
• Составляет перспективный финансовый план города Ярославля.
• Осуществляет экономически   обоснованное планирование доходов и расходов городского бюджета,  проведение мероприятий по обеспечению выполнения доходной части бюджета города.
• Согласовывает предоставление отсрочек, рассрочек, инвестиционных налоговых кредитов по уплате налогов и иных обязательных платежей в городской бюджет  в пределах лимитов их предоставления на очередной финансовый год, установленных   решением муниципалитета о бюджете города.
• Осуществляет разработку предложений по вопросам установления местных налогов и сборов, выпуска и размещения муниципальных лотерей, организатором которых является город Ярославль, и займов.
• Осуществляет разработку предложений по обеспечению сбалансированности городского бюджета и источникам финансирования дефицита.
• Участвует в установленном порядке в разработке предложений по предоставлению муниципальных гарантий.
• Разрабатывает программу муниципальных внутренних заимствований, осуществляет от имени города Ярославля  муниципальные внутренние заимствования в рамках утвержденной  программы, осуществляет мероприятия, необходимые для осуществления эмиссии, обращения и погашения муниципальных ценных бумаг.
• Участвует в разработке предложений по совершенствованию структуры органов городского самоуправления, подготавливает предложения о предельной численности работников органов городского самоуправления, производит расчеты фондов оплаты труда  и расходов на содержание органов городского самоуправления и доводит их до соответствующих получателей.
• Принимает участие в разработке городских целевых программ, рассматривает предложения об объемах их финансового обеспечения.
• Участвует в сопровождении инвестиционных проектов, включенных в Перечень инвестиционных проектов города Ярославля.
• Составляет и утверждает бюджетную роспись городского бюджета и направляет ее для сведения в муниципалитет города и в контрольно-счетную палату муниципалитета.
• Доводит показатели бюджетной росписи в форме уведомлений о бюджетных ассигнованиях до распорядителей и (или) получателей бюджетных средств.
• Рассматривает и утверждает  сметы доходов и расходов муниципальных учреждений, органов городского самоуправления, их структурных подразделений и других организаций, финансируемых из городского бюджета, по средствам городского бюджета, вышестоящих бюджетов, а также по  средствам, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности муниципальных учреждений.
• Составляет поквартальное распределение доходов и источников внутреннего финансирования городского бюджета и доводит его до сведения администраторов в части закрепленных за ними поступлений.
• Является распорядителем счета средств городского бюджета, а также других счетов, открываемых в соответствии с законодательством; управляет  счетами городского бюджета и бюджетными средствами, является кассиром получателей средств и осуществляет платежи за счет бюджетных средств от их имени и по их поручению.
• Организует и осуществляет в установленном порядке казначейское исполнение городского бюджета исходя из  принципа единства кассы; исполняет уведомления департамента финансов Администрации Ярославской области; ведет учет исполнения городского бюджета, в том числе целевых бюджетных фондов, осуществляет в установленном порядке учет операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств городского бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов.
• Обеспечивает расходование бюджетных средств строго по целевому назначению.
• Ведет учет бюджетных обязательств в установленном порядке.
• Обеспечивает направление денежных средств на осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органам городского самоуправления, за счет предоставленных городскому бюджету субвенций  из вышестоящих бюджетов.
• Производит в установленном порядке:

- перемещение бюджетных  ассигнований, доведенных до получателей бюджетных средств, с одного квартала на другой в пределах годовых ассигнований;

- перемещение бюджетных  ассигнований, выделяемых распорядителю  средств городского бюджета, между  разделами, подразделами, целевыми  статьями и видами расходов  функциональной классификации   расходов бюджетов Российской  Федерации, а также между подведомственными  данному распорядителю получателями  бюджетных средств в пределах, установленных законодательством;

- внесение изменений в  утвержденные им сметы расходов  в части распределения средств  между  статьями.

• Вносит мэру города предложения об уточнении городского бюджета, об использовании сумм превышения доходов над расходами, образовавшихся в результате увеличения поступлений в бюджет или экономии в расходах.
• Принимает меры по обеспечению поступления всех доходов, зачисляемых в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Ярославской области, нормативными правовыми актами органов городского самоуправления, в городской бюджет, осуществляет взаимодействие с администраторами поступлений в городской бюджет по закрепленным за ними видам платежей, зачисляемых в бюджет города Ярославля.
• Рассматривает и согласовывает  решения о признании безнадежными к взысканию и списании недоимки и задолженности по пеням по местным налогам и сборам  и сумм налоговых санкций за нарушение законодательства.
• Осуществляет возврат или зачет  из городского бюджета образовавшихся в результате переплаты сумм налогов, сборов, пеней, штрафов и прочих платежей на основании решений налоговых органов, администраторов доходов по начисленным ими поступлениям в  бюджет города Ярославля и на основании заявлений плательщиков.
• Осуществляет управление и обслуживание муниципального   внутреннего долга города Ярославля.
• Осуществляет учет и регистрацию муниципальных заимствований,  ведет муниципальную долговую книгу города Ярославля, передает информацию о муниципальных заимствованиях  органу, ведущему Государственную долговую книгу Ярославской области.
• Осуществляет предоставление  в установленном порядке бюджетных кредитов.
• Составляет ежеквартальную информацию и годовой отчет об исполнении городского бюджета и направляет  мэру города для рассмотрения и представления в муниципалитет города.
• Ведет бюджетный учет по исполнению  городского бюджета, составляет сводную годовую и периодическую отчетность о его исполнении; анализирует сводную бюджетную отчетность, представляемую структурными подразделениями мэрии, муниципальными учреждениями и организациями, финансируемыми из городского бюджета.
• Ведет реестр расходных обязательств города Ярославля.
• Осуществляет внедрение и обеспечивает совершенствование автоматизированной системы исполнения бюджета города. 
• Осуществляет в пределах своей компетенции муниципальный финансовый контроль.
• Проводит проверки, участвует в ревизиях, проводимых контрольно-ревизионным управлением мэрии в муниципальных учреждениях, предприятиях, иных организациях, финансируемых из бюджета города, в том числе осуществляет проверку  правильности тарификации работников муниципальных учреждений.
• Проводит проверки соблюдения порядка работы с денежной наличностью, состояния бюджетного учета  и отчетности в структурных подразделениях мэрии, муниципальных учреждениях, дает им необходимые рекомендации по совершенствованию бюджетного учета. 
• Осуществляет контроль за целевым и эффективным расходованием бюджетных средств, за целевым направлением и расходованием субсидий и субвенций, выделяемых из бюджета города.
• Осуществляет контроль за соблюдением порядка утверждения штатной численности органов городского самоуправления.
• Устанавливает получателям средств городского бюджета лимит остатка наличных денег в кассе.
• Осуществляет методологическое руководство и совершенствует методы финансово-бюджетного планирования, составления и казначейского исполнения городского бюджета; устанавливает общие правила составления, рассмотрения, исполнения смет расходов.
• Осуществляет методологическое руководство по вопросам бюджетного  учета и составления отчетности структурными подразделениями мэрии, муниципальными учреждениями, иными организациями, финансируемыми из бюджета города.
• Организует и осуществляет сводный систематический, полный и стандартизированный учет операций по движению бюджетных средств.
• Участвует в установленном порядке в разработке проектов нормативных правовых актов органов городского самоуправления  по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.
• Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции Департамента.
• Организует и контролирует исполнение судебных актов по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.
• Осуществляет учет, хранение и контроль за документами по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджета города Ярославля.
• Рассматривает  акты прокурорского реагирования, организует исполнение требований прокурора по вопросам, входящим в компетенцию  Департамента.
• Осуществляет взаимодействие с органами государственной власти Российской Федерации, Ярославской области, другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.
• Проводит работу по мобилизационной подготовке, ведению воинского учета, бронированию.
• Проводит мероприятия по повышению профессионального уровня работников Департамента.
• Осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ярославской области, нормативными правовыми актами органов городского самоуправления.