Организационно-правовое и документационное обеспечение департамента финансов Мэрии г.Ярославля

 

Функции Отдела организационно-правового  обеспечения Департамента финансов мэрии города Ярославля 

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие  функции:

• Осуществляет экспедиционную обработку корреспонденции, прием, централизованную регистрацию в автоматизированном режиме документов, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
• Осуществляет контроль за своевременным исполнением протокольных поручений, писем с поручениями и обобщает сведения о ходе и результатах их исполнения.
• Осуществляет прием, учет и отправку корреспонденции посредством почтовой, фельдъегерской и факсимильной связи.
• Осуществляет доставку корреспонденции в Правительство Ярославской области, Государственную Думу Ярославской области и другие органы государственной и исполнительной власти Ярославской области.
• Обеспечивает документирование работы коллегии департамента (оформление решений коллегии, протоколов заседания коллеги, расшифровка и подготовка стенограммы и др.).
• Осуществляет контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства департамента, анализирует состояние исполнительской дисциплины.
• Организует и проводит экспертизу документов по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
• Проводит анализ документооборота в департаменте.
• Обобщает информацию, готовит и представляет отчетность в аппарат Правительства Ярославской области по направлениям деятельности департамента.
• Оказывает методическую и консультативную помощь структурным подразделениям Департамента по вопросам делопроизводства в подготовке проектов нормативных правовых актов, писем, приказов, и других документов в соответствии с ГОСТом на организационно-распорядительную документацию и инструкциями по делопроизводству.
• Разрабатывает сводную номенклатуру дел в департаменте, утверждает ее в установленном порядке и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях департамента.
• Участвует в проведении экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, в составлении актов на дела, выделенные к уничтожению.
• Разрабатывает инструкции, правила, методические материалы по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
• Осуществляет оформление проектов законов и иных нормативных правовых актов, подготовленных структурными подразделениями департамента.
• Передает проекты нормативных правовых актов, на согласование (визирование) членам Правительства Ярославской области.
• Организует контроль за прохождением проектов нормативных правовых актов на стадии согласования.
• Ведет справочно-информационную работу по документам, хранящимся в отделе.
• Выполняет копировально-множительные работы.
• Выполняет переплет документов.
• Готовит предложения по составу и форме бланочной продукции, применяемой в департаменте.
• Обеспечивает руководство и структурные подразделения департамента необходимой бланочной продукцией.
• Оформляет и регистрирует командировочные удостоверения.
• Оформляет подписку на периодические издания и статистические материалы.
• Подготавливает и представляет руководству департамента отчеты, аналитические и служебные справки и записки по вопросам деятельности отдела, предложения по совершенствованию работы отдела.
• Подготавливает в установленном порядке документацию для размещения через уполномоченный орган заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг по организационно-техническому обеспечению деятельности департамента.
• Размещает заказы на изготовление штампов и печатей для департамента в установленном порядке.
• Организует работу по обеспечению деятельности департамента сотовой, цифровой, радиотелефонной связью. Проводит мероприятия по оптимизации расходов на услуги связи.
• Принимает, обобщает заявки структурных подразделений департамента на мебель, средства технического оснащения, канцелярские принадлежности и расходные материал, а также организует их приобретение в установленном порядке.
• Контролирует техническое состояние систем освещения, кондиционирования, автоматической пожарной сигнализации и оповещения о пожаре, видеонаблюдения, отопления, водопровода и канализации, принимает меры по обеспечению соответствия состояния этих систем установленным нормам.
• Оформляет прием и ведёт учет движения основных средств, расходных материалов и других материальных ценностей, находящихся в эксплуатации.
• Организует и ведет прием документации в архив департамента, выдает документацию из архива, передает дела постоянного хранения на государственное хранение в установленном порядке.
• Организует ремонт копировально-множительной техники и устройств печати в департаменте.
• Организует техническое сопровождения расширенных коллегий, совещаний, семинаров, проводимых департаментом в части обеспечения автотранспортного обслуживания, питания, подготовки помещений и т.д.

 Организация работы отдела  организационно-правового обеспечения Департмента финансов мэрии города Ярославля

Отдел возглавляет начальник  отдела, назначаемый и освобождаемый  от должности представителем нанимателя.

Начальник отдела имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых  от должности представителем нанимателя.

 Деятельность сотрудников  отдела регламентируется должностными  регламентами государственного  гражданского служащего, должностными  инструкциями, настоящим Положением  и иными нормативными правовыми  актами.

 

3. Документационное  обеспечение деятельности Департамента финансов города Ярославля»

Документационное  обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом Департамента финансов мэрии  города Ярославля. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

     Основу гражданского  законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

     Наряду с  ГК РФ отдельные стороны работы  с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

     • Закон  Российской Федерации «О стандартизации»  5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.

     • Федеральный  закон Российской Федерации «Об  информации, информатизации и защите информации»  24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы в информационных системах, категории информации по уровню допуска к ней, порядок правовой защиты информации. Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства.

     • Федеральный  закон «Об участии в международном информационном обмене»  85-ФЗ от 4 июля 1996 г. направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

     • Закон  Российской Федерации «О государственной  тайне» 5485 от 21 июля 1993 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации

     • Основы  законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г.

     Это первый  закон об архивах, но многие позиции распространяются на всю документацию. Что нового он дал?

     1. Определил  форму собственности на архивные  документы, дал понятия, какие документы принадлежат государству, какие — частным предприятиям; в составе Архивного фонда выделено две части — государственная и негосударственная.

     2. Документ  определяется как вещь, как объект  движимого имущества, и можно применять соответствующие статьи УК РФ, в частности наказание за утерю документов и т. п.

     • Указ Президиума  Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан».

     И ряд других  постановлений.

      Государственные стандарты на  документацию

     К нормативным  документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

     • государственные  стандарты Российской Федерации  (ГОСТ);

     • применяемые  в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

     • правила,  нормы и рекомендации по стандартизации;

     • общероссийские  классификаторы технико-экономической и социальной информации;

     • стандарты  отраслей;

     • стандарты  предприятий;

     • стандарты  научно-технических, инженерных  обществ и других общественных объединений.

     Все государственные  стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Единую государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

     Самостоятельный  комплекс составляют стандарты  на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

     • ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации;

     • ГОСТ с требованиями по оформлению документов. Установил максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого управленческого документа, определил правила их записи и расположение на листе.

     • ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра-образца. Установлены форматы бумаги от А3 до А6 с альбомным и книжным расположением текста, служебные поля — левое — не менее 20 мм, нижнее и правое — не менее 10 мм. Размеры букв — на пишущей машинке — чуть меньше 14 размера шрифта Times New Roman.

     • ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники.

     • ГОСТ Р 511141-98 (1). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

      И еще  ряд ГОСТов, перечень которых  содержится в ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления).

    Унифицированные  системы документации

     В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

     В настоящее  время действует восемь УСД:

        •  унифицированная система организационно-распорядительной документации;

        •  унифицированная система банковской  документации;

        •  унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

        •  унифицированная система отчетно-статистической документации;

        •  унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

        •  унифицированная система документации  по труду;

        •  унифицированная система документации  Пенсионного фонда Российской Федерации;

        •  унифицированная система внешнеторговой  документации.

     Разработка  УСД ведется соответствующими  министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

 

Основными функциями  по документационному обеспечению  являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до соответствующих работников для исполнения;
• печатание документов по различным вопросам;
• регистрация, учет и хранение документов по деятельности Департамента финансов;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для Департамента финансов;
• копирование и размножение документов;
• контроль за исполнением документов;
• передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Делопроизводство может осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных  стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в  области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения»;