Организация повседневной деятельности архива предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине: Обеспечение сохранности документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Пояснительная записка

 

К.Р.034702. ОСД.03.05.ПЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Кемерово 2013

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист.

3

К.Р.034702. ОСД.03.05.ПЗ

 

 

Выполнил

Давлегинова

Провер

 

 

 

 

 

 

 

 

ила

Шаф Л.Н.

 

 

 

 

Утвердила

 

 

Курсовая работа

Лит.

Листов

44

КГТТ, ДП-10-9

СОДЕРЖАНИЕ

		Введение	5
1	Раздел 1. Организация повседневной деятельности архива предприятия.			6
1.1	Общие вопросы организации повседневной деятельности архива предприятия			6
1.2.	Место архива в организационной структуре  предприятия			6
1.3.	Управление повседневной деятельностью  архива предприятия			6
1.4.	Основные направления деятельности архива предприятия			7
1.5.	Организация, ее род деятельности, время  организации, форма собственности, численность работников, задачи			8
1.6.	Структура организации, функции структурных  подразделений организации			9
1.7.	Положение об архиве организации			10
1.8.	Организация работы архива предприятия, его краткая характеристика. Расположение работы архива			12
1.9.	Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих  мест, использование работниками  архива офисной и вычислительной техники в работе с документами			12
1.10.	Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве			15
1.11	Обеспечение сохранности документов в архиве: режим хранения, световой режим, температурно-влажностный режим, охранный режим, оборудование, топография, архивохранилище			18
1.12.	Классификация документов в пределах архива предприятия. Определение хронологических  границ фонда. Группировка дел и  схемы систематизации архивного  фонда			22
1.13.	Нормативно-методические документы  по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия			24
1.14.	План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел			24
1.15.	Порядок выдачи дел из архива. Порядок  проведения проверки наличия и состояния  дел архива			25
2.	Раздел 2. Составление учетных документов архива организации.			30
2.1.	Акт приема – передачи документов на государственное хранение			31
2.2.	Архивная справка			31
2.3.	Форма листа использования документов			32

 

 

 

 

 

 

2.4.	Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению	33
2.5.	Номенклатура дел структурного подразделения  организации	34
2.6.	План работы комиссии по организации  проверки архива	35
2.7.	Проект приказа о назначении экспертной комиссии	36
2.8.	Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2006 г.	37
2.9.	Акт приема – передачи при смене  руководителя архива	38
3	Раздел 3.Учет использования архивных документов.	40
3.1.	Цели учета использования архивных документов	40
3.2.	Первичные документы ведомственного архива	41
3.3.	Первичные документы государственного архива	41
3.4.	Вторичная обобщающая информация	41
3.5.	Аналитические обзоры	42
	Заключение
	Список используемой литературы

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист.

4

К.Р.034702. ОСД.03.05.ПЗ

 

 

Выполнил

Давлегинова

Проверила

Шаф Л.Н.

 

 

 

 

Утвердила

 

 

Курсовая работа

Лит.

Листов

 

КГТТ, ДП-10-9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

5

К.Р.034702. ОСД.03.05.

Введение

 

Архив –  это учреждение или структурное  подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использования  архивных документов.

Основными задачи архива являются:

  Основные задачи архива

Прием, учет и хранение документов. 
 Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве. 
         Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

Основные  функции архив

• Полное предоставление дел, описей, годовых отчетов, которые происходили в течение двух лет после завершения делопроизводства. Также полное обеспечение сохранности принятых дел на учет.
• Вдобавок к уже хранящимся в архиве делам и документам создается научно-справочный аппарат, с помощью которого происходит обеспечение преемственности с научно-транспортным аппаратом, который аналогичен государственному архиву.
• Выполняет любые запросы от всех людей и организаций об установлении трудового стажа, а также выполняет и отвечает на вопросы социально-правого характера, копии документов, а также архивные справки выдаются в нужном порядке;
• Проверка всех документов, хранящихся в архиве.

Предметом исследования является повседневная деятельность архива предприятия.

Объект исследования является открытое акционерное общество угольная компания шахта «Первомайская».

Цель исследования состоит изучить архив предприятия на шахте «Первомайской»

В соответствии с целью исследования в курсовой работе были поставлены задачи.

-) Изучить  структуру организации, функции  структурных подразделений организации.

-) Положение  об архиве организации.

-) Изучить  подготовку и порядок передачи  документов в архиве.

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Организация повседневной деятельности архива предприятия

.Общие вопросы организации повседневной деятельности архива Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

6

К.Р.034702. ОСД.03.05.

предприятия

 

Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления во главе с лицом, ответственным за ведение архива. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами.

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.

Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

 

1.2.Место  архива в организационной структуре  предприятия

 

Архив находится  в шахте «Первомайская», на 1 этаже, 108 кабинете, площадью 42 кв., м. Архивариусом является Савельева Маргарита Юрьевна.

К числу  основных задач независимо от организационных  особенностей предприятия, относятся:  
   - комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;  
  -  учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;  
- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении; 

 

1.3. Управление повседневной деятельностью  архива предприятия

 
         Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.  
Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

7

К.Р.034702. ОСД.03.05.

 

         К организационно-распорядительным  документам относятся положение  об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.

     

1.4. Основные направления деятельности архива предприятия

 

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит  ею заведующий архивом.  
          Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.  
       Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.  
      Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.  
     Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.  
    Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.  
Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия.  
     Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом.  
    Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых

отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

8

К.Р.034702. ОСД.03.05.

основные  показатели труда работников структурных  подразделений. В целях привлечения  внебюджетных средств архив предприятия  вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.  
       Прием-передача дел архива предприятия производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.  
      При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.  
    Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа. 

 

1.5. Организация, ее род деятельности, время организации, форма собственности,  численность работникрва, задачи.

 

Шахта «Первомайская» — угледобывающее предприятие в г. Берёзовский, Кемеровская область, РФ. Структурное подразделение ОАО Угольная компания «Северный Кузбасс» (владелец — «Миттал Стилл Холдингз АГ»).

Шахта «Бирюлинская-2»  введена в эксплуатацию в мае 1975 года с производственной мощностью 1 млн. 800 тыс. тонн угля в год. Этот результат был достигнут за два года. Позже шахта переименована в «Первомайскую».

Количество  работающих (2013) — 959 человек.  
Директор: Хаймин А. В.

Форма собственности: Частная.

Задачи  Шахты «Первомайской»

• добыча каменного угля подземным способом;
• обогащение каменного угля;
• оптовая торговля твердым топливом;
• ведение горных и других видов работ (маркшейдерские, взрывные, транспортные, хранение взрывчатых веществ и приспособлений  для ведения взрывных работ, производство тепловой энергии и т.п.), связанных с эксплуатацией угольных месторождений и добычей каменного угля;
• реализация угля и продуктов углеобогащения на внутреннем и внешнем рынках;