Организация архивного хранения документов

 

Министерство образования  и науки Российской Федерации

ГОУ СПО ТО «Донской техникум информатики и вычислительной техники»

 

Специальность 032002

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Архивоведение»

тема: «Организация архивного хранения документов»

 

 

 

 

выполнила студентка

5 курса, заочного отделения

Шкунова Вера Евгеньевна

 

Научный руководитель

________________________

 

 

 

 

 

 

Донской

2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение ……………………………………………………………………. 3

1. Общие положения и понятийный аппарат ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ………………………………………………. 4
2. Архивный фонд Российской Федерации …………………………….. 8
1. Архивный документ. Управление архивным делом ……………. 8
2. Хранение, учет и доступ к архивным документам ……………… 14
3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение ………... 20

Заключение …………………………………………………………………… 23

Список литературы ………………………………………………………….. 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Через год после окончания  дела постоянного и временного хранения передаются в архив. Главным документом, на котором строится организация  архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также новый типовой перечень, действующий с 2000 г. и получивший название «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Однако принятие в 2004 г. нового закона «Об архивном деле в Российской Федерации» обострило проблему, заложенную еще в Основах архивного законодательства 1994 г. Тогда, с учетом изменения государственного строя и появления частной собственности, были посеяны первые зерна размежевания архивных документов на государственные и негосударственные. Последствия такого решения еще долго будет чувствовать вся страна, так как в результате колоссальное количество документов (особенно по личному составу ликвидированных коммерческих организаций) уже утрачено и продолжает утрачиваться ежегодно.

Целью курсовой работы является анализ основных положений и краткая характеристика действующего федерального закона «Об архивном деле». Ее достижению способствует решение ряда задач:

-   рассмотрение понятийного аппарата данного закона;

-   анализ основных его структурных частей;

-   определение сильных и слабых сторон, а также практической ценности закона.

 

 

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ И  ПОНЯТИЙНЫЙ АППАРАТ ФЗ «ОБ  АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ»

 

Хранение архивных документов – обеспечение рационального  размещения и сохранности документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

Законодательной базой, на которой  основывается весь процесс организации  архивного хранения документов, является федеральный закон от  22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пришедший на смену Основам законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года № 5341-1 и  Постановлению Верховного Совета Российской Федерации от 7 июля 1993 года № 5342-1 «О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах».

Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и вступила в силу с момента  опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были внесены некоторые  изменения.

Настоящий закон регулирует отношения в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере  управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и  государства.

В законе последовательно  раскрываются основные, применяемые  в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы  по личному составу, документ Архивного  фонда РФ, особо ценные и уникальные документы,  государственный и муниципальный архивы,  постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ и многие другие.

Под архивным делом следует  понимать деятельность государственных  органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации  и других архивных документов (ст.3, п/п. 1).

Сами же архивные документы  представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие  его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных  носителя и информации для граждан, общества и государства (ст.3, п/п.2).

Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных  между собой, составляет архивный фонд. Под архивом же понимается учреждение или структурное подразделение  организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование  архивных документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

• государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);
• муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.11).

Таким образом, отечественная  сеть архивов сегодня представлена следующим образом:

-      одиннадцать федеральных архивов;

-      региональные государственные архивы;

-      муниципальные, городские или архивы местных образований;

-      федеральные ведомства, которые обладают правом постоянного хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт и т. п.).

Рассмотрим еще два  понятия, определение которых конкретизируется настоящим федеральным законом – владелец и пользователь архивными документами.

Владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (ст.3, п/п.18);

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (ст.3, п/п.19).

Также в законе приводится перечень полномочий Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных  образований в области архивного  дела. Рассмотрим эти полномочия.

1. Полномочия Российской Федерации:

• разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела;

• становление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;
• хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

-   федеральных гос. архивов, федеральных музеев и библиотек;

-   федеральных органов гос. власти, иных гос. органов РФ (в т.ч. органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России);

-   гос. внебюджетных фондов;

-   гос. академий наук и организаций гос. академий наук;

-   федеральных гос. унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных гос. учреждений (в т.ч. расположенных за пределами России);

• решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов РФ и/или муниципальных образований;
• решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда РФ за пределы России.

2. Полномочия субъекта РФ:

• проведение гос. политики в области архивного дела на территории субъекта РФ;
• хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

-   гос. архивов, музеев, библиотек субъекта РФ;

-   органов гос. власти и иных государственных органов субъекта РФ;

-   гос. унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и гос. учреждений субъекта РФ;

• решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ, в собственность Российской Федерации, иных субъектов РФ и/или муниципальных образований;

3. Полномочия муниципального образования:

• хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

-   органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

-   муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений;

• решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов РФ, иных муниципальных образований.

2. АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

2.1. АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ

 

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ст.3, п/п.8).

В состав Архивного фонда  Российской Федерации входят находящиеся  на территории Российской Федерации  архивные документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя и форм собственности  и места хранения, в том числе:

-      юридические акты,

-      управленческая документация,

-      документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ,

-      градостроительная документация,

-      кино-, фото-, видео- и фонодокументы,

-      электронные и телеметрические документы,

-      рукописи,

-      рисунки и чертежи,

-      дневники и  мемуары,

-      переписка,

-      копии архивных документов на правах подлинников,

-      архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах¹.

Архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться.

Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации происходит на основании  экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов подразумевает  изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного  фонда РФ (ст.3, п/п.16).

Этот процесс осуществляется центральной экспертно-проверочной  комиссией специально уполномоченного  Правительством России федерального органа исполнительной власти, и в его  ходе происходит выявление в составе  Архивного фонда Российской Федерации  особо ценных и уникальных документов.