Организация архивного хранения документов

Особо ценный документ –  это документ Архивного фонда  РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и  в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования (ст.3, п/п.5).

Уникальный документ –  это особо ценный документ, не имеющий  себе подобных по содержащейся в нем  информации и/или его внешним  признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности (ст.3,п/п.6).

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях  любого вида, находящиеся в федеральной  собственности, собственности субъекта России или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке  экспертизы ценности документов уничтожение  документов запрещается.

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется также на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором  между собственником или владельцем архивных документов и государственным  или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются  обязанности собственника или владельца  архивных документов по хранению, учету  и использованию документов Архивного  фонда РФ.

Таблица 1. Архивные документы различных форм собственности

Форма собственности	Относящиеся архивные документы
1. Государственная собственность
Федеральная собственность	- документы, хранящиеся в федеральных гос. архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук; - документы государственных органов и организаций, указанных в подпункте «б» п.3 ч.1 ст.4 ФЗ «Об архивном деле в РФ»; - документы бывших неприятельских государств, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории РФ (если иное не предусмотрено законодательством РФ о перемещенных культурных ценностях); - документы, отнесенные к федеральной собственности федеральными законами
Собственность субъекта РФ	- документы, хранящиеся в гос. архивах, музеях и библиотеках субъекта РФ (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность); - документы гос. органов и организаций субъекта РФ
2. Муниципальная собственность органов местного самоуправления и муниципальных организаций	документы, хранящиеся в  муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).
3. Частная собственность	- документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными, в т.ч. общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства; - документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Следует отметить, что архивные документы, находящиеся в государственной  или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут  быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению (ст.10, п.3). В случае приватизации государственных или  муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.

Создание архивов –  процесс сложный и трудоемкий. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать  архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Организации и граждане также  имеют право создавать архивы. Чаще всего это происходит в целях  хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т.ч. хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Государственное управление архивным делом в Российской Федерации  осуществляют федеральные органы государственной  власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные  органы исполнительной власти. В субъектах  России этим делом занимаются органы государственной власти субъектов  РФ. Управление же архивным делом в  муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. При  этом государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим  Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики (ст.14, п.1).

Финансовое и материально-техническое  обеспечение архивного дела осуществляется следующим образом. Государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью  без образования юридического лица, обязаны:

-      обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;

-       предоставлять создаваемым ими архивам здания и/или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

В случае реконструкции, передаче или сносе здания, в котором  размещен государственный или муниципальный  архив, государственный орган или  орган местного самоуправления, принимающие  подобное решение, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее всем нормативным требованиям хранения документов.

В современных рыночных условиях важным становится право архивов  осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено  их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также  покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных российским законодательством.

Таким образом, все услуги архива можно разделить на бесплатные и платные. К бесплатными услугами государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:

-      подбор документов для оформления пенсий;

-      рассмотрение запросов граждан, пострадавших во время Второй мировой войны;

-      справочная работа, связанная с желанием потомков репрессированных и реабилитированных граждан ознакомиться с личными делами своих родственников;

-      запросы граждан, бежавших с территории Чечни, где документов и учреждений не сохранилось.²

Однако существуют работы, выполнение которых не бесплатно, и  это имеет смысл. Например, много  запросов поступает от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить  право собственности на землю, здание, и ответы на них уже являются платной  услугой. Кроме того, документы архивов  часто используют для съемок фильмов  исторического плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор  и учитывают массу деталей.

 

2.2. ХРАНЕНИЕ, УЧЕТ И ДОСТУП К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

 

Государственные органы или  органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в  т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

-      кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);

-      долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение).

В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Таблица 2. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Форма собственности	Срок хранения
	Постоянный	Временный
Государственная собственность	хранятся в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук	хранятся в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах (в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями)
Муниципальная собственность	хранятся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках	хранятся в органах  местного самоуправления, муниципальных  организациях и создаваемых ими  архивах в течение установленных  сроков
Частная собственность	могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (при этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Уничтожение документов Архивного  фонда Российской Федерации настоящим  законом запрещается.

Государственному учету  подлежат все документы Архивного  фонда Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок  определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом  исполнительной власти. Уникальные документы  подлежат также учету в Государственном  реестре уникальных документов Архивного  фонда РФ.

Также следует отметить, что документы Архивного фонда  Российской Федерации, хранящиеся в  государственных и муниципальных  архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в  состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук (ст.19, п.2).

Источниками комплектования государственных и муниципальных  архивов архивными документами  могут выступать государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы  Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные  архивы.

При этом передача документов Архивного фонда Российской Федерации  на постоянное хранение происходит следующим  образом:

• документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (ст.21, п.1);
• документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела (ст.21, 2);
• документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст.21, п.3).

Таблица 3. Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение

Виды документов, включенных в состав АФ РФ	Срок
Документы федеральных органов гос. власти и иных государственных органов РФ, в т.ч.: - органов прокуратуры РФ, - Центральной избирательной комиссии РФ, - Счетной палаты РФ, - Центрального банка РФ (Банка России), - гос. внебюджетных фондов и федеральных организаций	15 лет
Документы органов государственной власти и иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ	10 лет
Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций	5 лет
Другие виды архивных документов: - записи актов гражданского состояния - документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающиеся приватизации жилищного фонда документы - проектная документация по капитальному строительству - технологическая и конструкторская документация - патенты на изобретение, полезная модель, промышленный образец - научная документация - кино- и фотодокументы - видео- и фонодокументы	100 лет 75 лет     20 лет 20 лет 20 лет   15 лет 5 лет 3 года

 

В Конституции РФ оговорено, что каждый гражданин имеет право  пользоваться культурным наследием. То есть, он имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных  ему архивных документах, а также  копии архивных документов для любых  законных целей и любым законным способом (ст.26, п.1).

Пользователь архивными  документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами  справочно-поисковых средств и  информации об этих средствах, а также  подлинников и/или копий необходимых ему документов.³

Так, в Читальном зале Государственного архива РФ принимают  всех посетителей по направлению  института или по личному заявлению. Чтобы оформить заказ, необходимо обратиться в приемную Госархива, где есть образец анкеты. Но, так как пишут со всей страны, и требовать единообразия трудно, допустимой является и произвольная форма: «Прошу подтвердить факт… (с дальнейшим изложением информации)».

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной  собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется российским законодательством, устанавливаются  собственником или владельцем архивных документов.