Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством  документов, поступивших в организацию  и созданных в ней за определенный период.¹ В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. 

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки  и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации  в целом, ее структурных подразделений  и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных  подразделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия  по совершенствованию процессов  обработки документов в целом  или их отдельных операций;

• установить оптимальное  количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность  службы делопроизводства.

 

Все режимы обработки документов разработаны в соответствии с  Государственной системой документационного  обеспечения управления (ГСДОУ). Состав основных реквизитов документа был  определен на основании ГОСТ Р 6.30 – 2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации).

Основной информационной единицей системы является электронная  регистрационная карточка документа, в которой отражаются все этапы  обработки, контроля и исполнения документа. К регистрационной карточке может  быть присоединен графический образ  документа, без возможности его  редактирования, а также текст  документа, который может сопровождать регистрационную карточку в процессе обработки документа.

Тем самым, в современных  условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей  в сфере управления, возросших  требований к оперативности принятия управленческих решений особое значение придается совершенствованию документационного  обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня. Одним из важнейших  направлений совершенствования  управленческой документации является унификация текстов документов.

Тенденция к унификации текстов  документов - исторически обоснованный, объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий  от следующих факторов:

- конкретных официальных взаимосвязей, которые неизбежно возникают в деятельности любой системы управления и регламентируются правовыми нормами. Автором и адресатом документа в данном случае выступает учреждение, организация, предприятие, должностное или частное лицо, обратившееся в учреждение;

- тематической ограниченности круга решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

- повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.

Унификация текстов рассматривается  в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение  эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается  путем сокращения времени на составление  документов и их восприятие, обеспечения  оптимальной плотности записи, возможности  выборочного чтения, организации  многоаспектного поиска информации и приспособления документации к  обработке средствами организационной  и электронно-вычислительной техники.

Поскольку документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных  на аппарат управления, то при унификации текстов документов необходимо прежде всего установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим предварительным условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

Унификация текстов документов - лишь одна относительно самостоятельная  часть единого процесса совершенствования  документации управления на определенном уровне и управления в целом. Поэтому  при проведении унификации текстов  необходимо учитывать современные  разработки в области создания унифицированных  систем документации, в частности  Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), общесоюзные классификаторы технико-экономической информации и опираться на нормы, устанавливаемые  Госстандартом по информационному  обеспечению автоматизированных систем управления.

1.2 История развития документооборота

Актуальность рассмотрения документоведения в процессе исторического  развития объясняется тем, что документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в  рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс "История  и организация делопроизводства в СССР", а год спустя ввел в  оборот термин "документоведение".

Уже в древности люди стали  осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются  определенным закономерностям и  правилам. Первоначально это понимание  находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев  и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились  обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных  законодательных и нормативных  актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое  осмысление вопросов, связанных с  функционированием документов в  обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

Зарождение документоведения в России было связано с так  называемым "практическим" документоведением, т.е. с созданием правил работы с  документами и требований к самим  документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда в России появились  унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных  случаев, которые обобщались в канцеляриях  и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в  дальнейшем оказывала постоянное и  существенное влияние на процесс  становления науки о документах.

На основании вышеизложенного можно сделать следующие выводы:

Во-первых, документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и  это было связано с развитием  международных, правовых отношений. Тогда  появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При  росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали  понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление  документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

Во-вторых, изучение истории  становления документоведения как  научной дисциплины на настоящий  момент имеет не только научно-историческое значение, но и большое прикладное значение, поскольку позволяет детально рассмотреть тенденции развития, причины появления новых видов  или разновидностей документов, уяснить  функцию документа в государственном  регулировании социальных процессов  и его роль для жизни и деятельности человека.

В-третьих, настоящий момент развития документоведения контрастирует  с тем, что было раньше, это связано  со сменой информационных технологий, с увеличением оборота информации в жизни человека, общества и государства. Во второй половине XX столетия, с развитием  новых информационных технологий произошло  существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями  на новых материальных носителях - магнитных  лентах, магнитных, оптических, магнитооптических  дисках и т.п.

 

 

1.3 Нормативная регламентация  организации документооборота

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом  ряде локальных нормативных документов - положении о службе ДОУ, должностных  инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению  управления) - основной нормативный  акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок  работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную  в конкретной организации.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов:

- Раздел 1 "Общие положения";

- Раздел 2 "Документооборот";

- Раздел 3 "Регистрация документов";

- Раздел 4 "Организация справочной работы";

- Раздел 5 "Контроль за исполнением документов";

- Раздел 6 "Оперативное хранение документов";

- Раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив".

Должностная инструкция является основным организационным документом, выполняющим организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых — регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых  для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации  табель форм документов выполняет функцию  справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых  форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и  оформления документа.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Формуляр положения и  структура текста унифицированы  в УСОРД. Структура текста положения  состоит из разделов. Текст каждого  раздела излагается по пунктам, которые  нумеруются арабскими цифрами, в  пределах каждого раздела.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре  организации, степень самостоятельности  службы.

Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения  перечисляет нее звенья внутренней организационной структуры службы.

Специальным пунктом дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом перечисляются законодательные  и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей  организации.