Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

Если канцелярия имеет свою печать, в последнем пункте "Общих положений" дается ее описание, условия хранения и использования.

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.

Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой  делопроизводства, в том числе  и специфических для данной организации.

Раздел 4 "Права и обязанности" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и  функций.

Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности  руководителя службы ДОУ, требования к  его квалификации, порядку назначения и освобождения от должности, а также  сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).

В этом разделе могут быть установлены персональные права  руководителя службы делопроизводства. Например, право подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства, применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 содержит основные позиции, за которые несет ответственность  делопроизводственная служба. Она заключается  в обеспечении установленного порядка  в работе с документами организации; выполнении указаний и поручений  руководства; соблюдении необходимых  условий труда работников службы делопроизводства.

В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения  с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывается  и подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем  организации. Положение оформляется  на общем бланке организации и  согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной  структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение  функций между структурными подразделениями.

К числу важнейших организационных  документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.

Таким образом, в числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

1.4 Международный опыт организации документооборота

Проблемы правового регулирования  электронного документооборота как  внутри суверенных государств, так  и на международной арене приобретают  в настоящее время все большую  актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти до сферы услуг торговли, образования и досуга). Например, широкое распространение получают автоматизированные информационные системы (АИС) электронных межбанковских и коммунальных платежей, заказов и покупки товаров, обмена электронными документами (договорами, финансовыми отчетами, налоговыми декларациями и др.)

Начиная с середины 90-х  годов обеспечение юридически значимого  электронного документооборота в АИС  осуществляется, в частности, на основе применения в качестве реквизита  электронных документов так называемых электронных подписей как средства удостоверения подлинности (авторства), аутентичности и целостности электронных документов.

На сегодня в мировой  практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей.

Первая модель принята в США. Правительство США предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора», концепции свободы заключения контракта и использования при этом любой конкретной информационно-компьютерной технологии. Выбор любой технологии подписи электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны сами могут решить - использовать или не использовать электронные подписи, причем они не обязаны обращаться к третьей, независимой стороне, удостоверяющей соответствующие сертификаты ключей подписей.

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип соответствующей Директивы Digital Signature Directive 1999/93/EU (28.06.99) // Official Journal of the European Communities. - 1999. - № 28. об электронной подписи - система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению.

Третья модель принята в России, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели - признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне. Данный подход лишен достаточной гибкости и практически не способен своевременно реагировать на меняющиеся условия и механизмы развития информационной сферы общественно-производственной деятельности.

Кроме того, по степени детализации  требований к самой электронной  подписи также можно выделить три различных подхода.

Первый подход (самый общий) основан на признании в отношении электронной подписи тех же требований, что и в отношении собственноручной, включая уникальность, возможность верификации подписи и «подконтрольность» использующему ее лицу.

Второй подход дополнительно предполагает, что электронная подпись должна быть связана с передаваемыми данными так, что если они изменяются, то электронная подпись становится недействительной.

Третий подход выдвигает наиболее детализированные требования к электронной подписи, в частности предусматривает использование специальной технологии асимметричных информационно-криптографических преобразований электронных документов. Такой тип электронной подписи называется «электронной цифровой подписью» или «электронно-цифровой подписью» (ЭЦП) (Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

Выбор конкретного подхода  при разработке соответствующего национального  законодательства обусловливается  главным образом сложившейся  социально-политической обстановкой  в стране, когда поиск наиболее приемлемого средства безопасного  обмена документированной информацией  либо доверяется рынку электронной  коммерции, либо осуществляется централизованно  с целью защиты агентов складывающегося  рынка от вероятных конфликтных  ситуаций.

В модельных законах ЮНСИТРАЛ (UNCITRAL - Комиссии по международному торговому праву ООН) «Об электронной коммерции» 1996 года и «Об электронной подписи» 2001 года правовой режим электронного обмена данными в международных коммерческих операциях представлен в виде примерного свода правил.

Европейское законодательство более жестко подходит к вопросу  о том, какой должна быть электронная  подпись. Соответствующая Директива  Евросоюза об электронной подписи  как базовый европейский закон  предписывает использовать второй подход, который и был использован, в  частности, при принятии национальных законов в Австрии, Великобритании, Германии и др.

Проблемы правового регулирования  отношений, предусматривающих использование  электронной подписи, по существу, связаны  с регулированием применения технологий электронного документооборота. Каждая страна должна решить для себя, насколько  конкретная технология надежна, как  велика вероятность искажения воли стороны в электронном документе, кто обладает правом решать в каждом конкретном случае вопрос об аутентичности  и на основании каких критериев.

В России Закон предусматривает  только один вид электронной подписи - именно ЭЦП, жестко регламентируя  деятельность по предоставлению услуг  в сфере электронных отношений  и предусматривая обязательное лицензирование соответствующей деятельности, а также применение стандартизированных алгоритмов ЭЦП. Закон предусматривает различные правовые режимы для информационных систем общего пользования и корпоративных информационных систем. При корпоративном режиме регламентация ЭЦП формально передается на усмотрение участников системы, однако требуется заключение предварительных соглашений о регламенте электронного документооборота и процедурах разрешения конфликтов, предполагается физический обмен магнитными носителями с ключами ЭЦП и сертификатами ключей. Законом также предусмотрено создание удостоверяющих центров для информационных систем общего пользования, но, во-первых, на практике оперативность создания таких структур оставляет желать лучшего, во-вторых, исключается какая-либо конкуренция между ними из-за необходимости предварительного согласования, получения разрешения на соответствующую деятельность у уполномоченного органа и ее обязательного лицензирования; в-третьих, исключается возможность привлечения физических лиц и др.

В отличие от Директивы  Евросоюза в отечественном Законе об ЭЦП также не предусмотрена, в  частности, возможность свободного выбора участниками корпоративной  АИС не только вида удостоверения  подлинности документа, но и средств, его создающих и верифицирующих. Это обстоятельство практически  исключает эффективные электронные  отношения граждан и юридических  лиц РФ с иностранными партнерами.

Таким образом, комплексный  анализ основных правовых проблем и  особенностей моделей развития национальных законодательств в области электронного документооборота и электронной  подписи показывает, что в мировом  сообществе наметилась устойчивая тенденция  гармонизации законодательств об ЭЦП  на базе единых принципов и подходов. Становится понятным, что жестко регламентированная обязательная государственная система  сертификации ЭЦП, обеспечивая высокую  степень безопасности и надежности использования электронных подписей.