Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

2 Анализ документооборота в министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области

2.1  Правовой статус  министерства имущественных и  земельных отношений, финансового  оздоровления предприятий, организаций  Ростовской области 

Министерство имущественных  и земельных отношений, финансового  оздоровления предприятий, организаций Ростовской области – это орган исполнительной власти Ростовской области, который осуществляет проведение единой государственной политики в сфере имущественных и земельных отношений, управление и распоряжение государственным имуществом Ростовской области и земельными участками, находящимися в государственной собственности Ростовской области, земельными участками, на которые государственная собственность не разграничена, расположенными в границах городского округа «Город Ростов-на-Дону», а также полномочия по финансовому оздоровлению предприятий и организаций области.

Координацию деятельности министерства осуществляет Вице-губернатор Ростовской области.

Министерство обладает правами юридического лица, имеет  круглую печать со своим наименованием  и изображением Герба Ростовской области, другие необходимые печати, штампы и бланки.

Полное наименование министерства: министерство имущественных  и земельных отношений, финансового  оздоровления предприятий, организаций  Ростовской области.

Сокращенное наименование министерства: минимущество Ростовской области.

Место нахождения министерства: г. Ростов-на-Дону.

Почтовый адрес  министерства: 344050, г. Ростов-на-Дону, ул. Социалистическая, 112.

2.2 Структура управления  и основные направления деятельности  министерства имущественных и  земельных отношений, финансового  оздоровления предприятий, организаций  Ростовской области

Министерство в  своей деятельности руководствуется  Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями  и распоряжениями Правительства  Российской Федерации, другими федеральными нормативными правовыми актами, Уставом  Ростовской области, областными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, указами и распоряжениями Губернатора  Ростовской области, иными правовыми  актами Ростовской области, а также  настоящим Положением.

Министерство является специальным органом, уполномоченным на управление и распоряжение имуществом и земельными участками, находящимися в государственной собственности  Ростовской области, а также земельными участками, государственная собственность  на которые не разграничена, расположенными в границах городского округа «Город Ростов-на-Дону».

Министерство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти Ростовской области, органами местного самоуправления, иными органами, организациями  и гражданами.

В ведомственной  принадлежности министерства находятся  государственное бюджетное учреждение Ростовской области «Фонд имущества  Ростовской области», государственное  унитарное предприятие технической  инвентаризации Ростовской области.

Решения, распоряжения, приказы министерства, принятые в  пределах его компетенции, являются обязательными для всех государственных  органов Ростовской области, государственных  предприятий Ростовской области  и государственных учреждений Ростовской области, а также для представителей Ростовской области в хозяйственных  обществах, акции, доли в уставных капиталах которых находятся в государственной собственности Ростовской области.

Не допускается  передача полномочий министерства другим государственным органам Ростовской области и юридическим лицам, за исключением случаев, предусмотренных  действующим законодательством.

Министерство не вправе заниматься коммерческой деятельностью.

Имущество министерства является государственной собственностью Ростовской области и принадлежит  министерству на праве оперативного управления. Министерство владеет, пользуется и распоряжается принадлежащим  ему имуществом в соответствии с  его назначением, настоящим Положением, действующим законодательством.

Министерство осуществляет списание государственного имущества  Ростовской области, принадлежащего ему  на праве оперативного управления, в порядке, установленном законодательством, по согласованию с Вице-губернатором Ростовской области.

Финансовое обеспечение  деятельности министерства осуществляется за счет средств областного бюджета.

Таким образом, каждое подразделение осуществляет определенный вид деятельности, и для стабильной работы министерства имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области, а, следовательно, и для улучшения жизни города в целом, важна эффективная работа всех отделов одновременно.

2.3 Анализ документооборота

В министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области документооборот ведется в канцелярии (архиве).

Граждане имеют право  подать заявку на приватизацию находящегося в государственной собственности земельного участка, на котором расположены приватизированные объекты недвижимости, находившиеся до их приватизации в областной собственности, в органы местного самоуправления. За нарушение порядка и сроков рассмотрения заявок граждан должностные лица местного самоуправления несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

Разрабатывает с учетом требований федерального, областного законодательства проекты правовых актов по вопросам управления и распоряжения имуществом и земельными участками, находящимися в государственной собственности  Ростовской области, а также земельными участками, государственная собственность  на которые не разграничена, расположенными в границах городского округа «Город Ростов-на-Дону», земельными участками, находящимися в федеральной собственности  и осуществление полномочий Российской Федерации по управлению и распоряжению которыми передано органам государственной власти субъектов Российской Федерации.

Осуществляет в установленном  порядке учет государственного имущества  Ростовской области, ведение реестра  государственного имущества Ростовской области и выдачу выписок из указанного реестра.

Таким образом, в министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области работа с заявками на приватизацию находящегося в государственной собственности земельного участка проводится в канцелярии, в которой созданы все условия для эффективного приема заявок граждан.

2.4 Предложения по совершенствованию  документооборота

Несмотря на довольно хорошо сложенную работу в министерстве имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области работа с заявками граждан на приватизацию находящегося в государственной собственности земельного участка, можно внести несколько предложений по ее совершенствованию.

Например, гражданами было высказано неудовлетворение сроками  ожидания ответа заявок. Для этого  рекомендуем направлять в установленный  законом срок письменный ответ гражданину или уведомление о переадресации заявки для рассмотрения по компетенции вопроса во избежание дальнейших ошибок в подобных ситуациях.

Также рекомендуем:

1. Обеспечить контроль за ходом исполнения поручений в ходе личного приема, и ведение архива личных заявок граждан, чтобы был возможен их учет, регистрация и дальнейшая работа с ними.
2. Создать внешний контроль заявок граждан и работы министрерства в целом.
3. Повысить уровень правовой и профессиональной компетентности исполнителей.
4. Создать мероприятия по повышению правовой культуры населения для более легкого взаимопонимания исполнителей и граждан.

Таким образом, для еще  более эффективного осуществления роботы с заявками граждан предлагаем сформировать внешний контроль за министерством, обеспечить контроль за ходом  исполнения рассмотрения заявок в ходе личного приема, повысить уровень правовой и профессиональной компетентности исполнителей и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документооборот на предприятии  не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений система  автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот  и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения  предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе  автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и  ее органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами.

Практически на всех предприятиях и во всех организациях существуют канцелярии. Их название варьируется - это может быть общий отдел, управление делопроизводства и т. д., но самое  главное - суть данного подразделения  остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия. Основная задача, которую выполняет данное подразделение, - это регистрация всех входящих документов и контроль за их исполнением. Несмотря на общность подходов к автоматизации системы документооборота на каждом предприятии, специализирующимся на своем конкретном бизнесе, имеется определенная специфика, без учета которой трудно реализовать и внедрить оптимальное решение.

В ходе исследования был  проведен анализ документооборота, выявлены преимущества и недостатки работы, а также предоставлены рекомендации по совершенствованию работы канцелярии министерства имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области.

Приложение 1

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Конституция РФ.
2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
4. Ватолина, М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 318 с.
5. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1959
6. Ловцов, Д.А. Проблемы правового регулирования электронного документооборота – Делопроизводитель – 2008 – 5 с.
7. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
10. http://www.garant.ru/
11. http://kugi.donland.ru/
12. http://gostexpert.ru/
13. http://www.vniidad.ru/
14. http://www.consultant.ru/
15. http://www.sekretariat.ru/

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.