Организация и проведение приемов и презентаций

   При повторной встрече также обязателен обмен подарками, причем каждый следующий подарок не должен повторять предыдущий.

     Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками  не уступил место возможным злоупотреблениям, есть надежный способ - делать относительно недорогие подарки. Кроме этого, нужно помнить о наличии очевидного повода для дарения подарка и отсутствии конфликта с человеком, которому предназначен подарок.

     В качестве сувениров обычно используются недорогие предметы такие, как ежедневник, календарь, записная книжка, брелок, зажигалка, значок, почтовый набор, пепельница, визитница и прочие мелочи, необходимые в деловой жизни. Для женщины хорошим подарком являются изящные маникюрные наборы.

     Почти на всяком подарке можно выгравировать  монограмму с эмблемой компании или инициалами лица, которому он предназначен. А можно просто вложить в подарок визитную карточку, памятную открытку или важную информацию о вашей фирме.

     Каждый  подарок должен быть безупречно упакован, даже если это недорогая вещь. Будьте внимательны к упаковке, поскольку именно она создает у человека первое впечатление о подарке, точно так же, как ваша одежда Секретарю необходимо держать на работе запас красивой оберточной бумаги, а также набор разноцветных лент в качестве дополнительного штриха.

      Таким образом, технология подготовки презентации  включает в себя несколько взаимосвязанных этапов и во многом зависит от цели презентации.   
 
 

§ 2. Этапы  проведения презентации.

   Публичная презентация проходит чаще всего  в течение 1,5-2 ч. Начинать ее лучше всего в 15-16 ч, с тем, чтобы после нее можно было организовать прием (как правило, коктейль или фуршет).

   Персонал  организации выступает в роли "хозяев". На груди у работников организации-хозяина должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо вспоминать имена и отчества друг друга.

   Хозяева должны радушно встречать прибывающих  гостей, представлять их руководителям организации, другим гостям.

   Обычно  открывает презентацию и ведет  ее один из руководителей организации. Он также представляет других руководителей. Затем, как правило, следует сообщение о деятельности организации, ее перспективах.

   Если  организация рассчитывает на то, чтобы  приглашенные стали клиентами, нужно сказать им об этом и снабдить всей необходимой информацией. На презентации часто приглашают высокопоставленных гостей, решения которых могут повлиять на бизнес организации. Кроме того, их присутствие само по себе способствует формированию солидного имиджа фирмы.

   Для наглядной иллюстрации деятельности организации можно показать небольшой видеофильм. Затем могут последовать ответы на вопросы приглашенных.

   Не  следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что "изюминку" презентации лучше провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

   Если  раньше при проведении презентаций  основное внимание уделялось процессу угощения и создания хорошего настроения, то сегодня организаторы в первую очередь стараются донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами.

     Обязательно музыкальное сопровождение. Удачная форма музыкального сопровождения презентации - небольшой камерный или джазовый ансамбль, пианист или виолончелист. Музыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания.

    По окончании презентации гостям вручаются рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации.

    Схема презентации выглядит следующим образом:

    1. ВСТУПЛЕНИЕ. Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

     Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

    Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части.

    2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

    Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

          3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

     Не  позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем  вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

     Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

     Если  цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите  девизом.

     Заканчивайте  на позитивной ноте. Последние слова  должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - закачивание вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

     Помните, что заключение должно заканчивать  презентацию. Вы должны покинуть аудиторию  с удовлетворенным чувством, с  чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики.

        4. ПЕРИОД ЗАДАВАНИЯ И ОТВЕТОВ НА ВОПРОСЫ. В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы.

    Хотя  вы и должны по ходу выступления  взаимодействовать с публикой, для  ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть  может отсутствовать и может  быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.

    Кроме того, если аудитория маленькая и  достаточно знакомая, то можно разрешить  им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будет если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакивания с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше поправить аудиторию отложить их вопросы на конец презентации.

      При подготовке к данной части выступления  необходимо попытаться предугадать  возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание.

    Период  задавания вопросов очень важен  и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи.

      Период  ответов на вопросы - финальный в  презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой оратора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления.

         Таким образом, схема  презентации включает в себя: вступление, основную часть, заключение, период задавания  вопросов и ответов на них. Что  касается, этапов проведения, то здесь не существует строго определенного правила. Однако предпочтение отдается торжественному открытию, сообщению о деятельности организации, демонстрации видеоролика,  заключительной части, вручению подарков.

   

ГЛАВА II. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПРИЕМОВ.

§ 1. Виды приемов и их подготовка.

      Деловые вопросы решаются не только за столом переговоров или путем переписки, но и во время приемов. На приемах деловые партнеры получают дополнительную информацию, углубляют и расширяют контакты. За обеденным столом на официальном приеме зондируется почва для соглашений, которые в ближайшее время могут быть заключены за столом переговоров. Приемы с участием предпринимателей разных стран проводятся с целью разъяснения внешнеэкономической концепции развития фирмы.

   Для дипломатов и бизнесменов прием - это не просто трапеза, а прежде всего продолжение служебной деятельности. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, столь важные в деловых контактах.

   Приемы  могут устраиваться в честь находящейся в стране иностранной делегации или высокого гостя, по случаю прибытия главы фирмы, подписания договора, национальных праздников, а также независимо от каких-либо событий.

   При проведении приемов можно использовать традиции, церемонии и ритуалы, принятые в данной организации для различных торжественных случаев, профессиональных праздников и для формирования и внедрения корпоративной культуры.

   Приемы  подразделяются на наиболее почетные и менее почетные, дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без нее.

Подготовка  приема включает в  себя:

  Выбор вида приема.

      Составление списка приглашенных лиц. Накануне приема необходимо составить общий список гостей в порядке протокольного старшинства.

      Заблаговременную рассылку приглашений. Для приглашения следует использовать специальные бланки или открытки, изготовленные типографским способом. На них пишутся от руки или печатаются имена, фамилии и звания приглашаемых, вид приема, место и дата проведения, форма одежды. Супружеская пара получает одно приглашение на двоих: в нем значится имя мужа и указано, что он приглашен с супругой.

   На  приемы "завтрак" и "обед" следует  приглашать не менее, чем за полторы недели. Если кто-то откажется, т. е. время послать приглашение кому-то другому. Если приглашенный сообщает о том, что не сможет прийти в последний момент, то устроитель приема может посадить на его место кого-нибудь из своих сотрудников.

   Ответ на приглашение на прием дают, как  правило, через 3-5 дней. Если на прием  приглашают лично или по телефону, то отреагировать нужно сразу. Дать ответ по телефону можно и в случае, если в приглашении указан номер телефона. Но, получив письменное приглашение на официальный "завтрак" или "обед", следует ответить письмом.

   Ответить  на приглашение можно, послав свою визитную карточку. Но в некоторых странах это считается нетактичным, особенно если визиткой отвечают на официальное приглашение. Ответ (положительный или отрицательный) лучше дать в письме или открытке.

   Отказаться  от приглашения на прием можно только по уважительной причине. Для деловых людей такими причинами могут быть, например, служебные дела (командировка, важная деловая встреча и т. п.). Женщина может отказаться от приглашения в случае легкого недомогания, мужчина же может сослаться на нездоровье, только если он серьезно болен.

      Составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде и ужине). В соответствии с подтвержденным списком приглашенных организаторы определяют порядок рассадки участников приема.

      Составление меню.

      Сервировку стола. Под сервировкой понимается подготовка стола и необходимых для этого предметов: посуды, цветочных ваз и, при необходимости, пепельниц. Главное, что здесь необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего. Всю посуду, скатерти, салфетки, полотенца следует держать в абсолютном порядке и безукоризненно чистыми. Нельзя использовать посуду разрозненную, с трещинами. Пусть она будет менее дорогой и менее нарядной, но сверкающей своей чистотой и в ансамбле.