Организация и проведение приемов и презентаций

      В современных организациях вводится такой прием, как корпоративная традиция, например, чаепитие для сотрудников в конце недели.

      "Бранч" устраивается в выходные дни, между завтраком и ланчем. На него бизнесмены приглашают своих друзей с семьями. Подают различные блюда из яиц, бекон, тушеное мясо, сосиски, рыбу, тушеные томаты и др. В качестве напитков используется кофе, чай, большое количество прохладительных напитков, иногда вино.

Форма одежды - повседневная.

      "Шашлык" ("барбекю") - проводится на открытом воздухе. Мясо готовят на открытом огне или решетках. Пока готовится мясо, гостям предлагают пиво, вино, кока-колу, минеральную воду и т. д., а также соленое печенье, орешки, сырые овощи со сметанными или горчичными соусами. К мясу подаются отварные или печеные овощи, а на десерт - свежие фрукты.

Форма одежды - простая.

      Пикник - проводится на открытом воздухе за городом. Блюда готовят заранее и тщательно упаковывают для доставки к месту пикника. Туда же отвозят складные столы и стулья, большие зонты.

      Гостям  предлагают холодные закуски, холодный или горячий суп (в термосах). Основное блюдо - говяжья вырезка или запеченная свинина - также доставляется в термосах. Десерт - фрукты, пирожные.

Одежда  - наряднее, чем для шашлыка.

      Несмотря  на то, что правила проведения приема в основном зависят от вида этого приема, существуют некоторые аспекты поведения секретаря, которые подходят для любого типа приема.

     В часы встречи гостей особенно следите  за своим внешним видом и поведением. Помните: по вашему внешнему виду судят не только о фирме, в которой вы работаете, но и о вашей стране вообще. Поэтому неукоснительно соблюдайте правила этикета и достойного поведения. Не шумите, не суетитесь, не бегайте, не привлекайте внимания своей одеждой - одеваться надо согласно общепринятым стандартам: не отставая от моды, но и не опережая ее.

     Таким образом, каждый вид приема имеет свои устоявшиеся  особенности проведения. Одни приемы являются более торжественными и требуют более тщательной подготовки, другие больше похожи на дружеские вечеринки и предполагают менее официальный прием.  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

      Презентации и приемы прочно вошли в практику делового общения.

   Презентация является одним из наиболее эффективных  способов обратить внимание возможных  покупателей и деловых партнеров  на свой товар или услуги. Презентация позволяет: продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу; распространить информацию внутри организации или среди широкой публики; повысить узнаваемость имени или названия; поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам; найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать.

     Презентации, в зависимости от цели, размера  аудитории, отношения презентатора к аудитории, бывают нескольких видов: продвигающие и информационные, приватные, камерные и публичные, внешние и  внутренние, нисходящие и восходящие.

     Важным  является качество организации презентации. Технология подготовки сводится к следующим основным пунктам:

- определение цели презентации;

- создание рабочей группы для подготовки и проведения презентации;

- определение времени проведения;

- выбор  и подготовку места проведения;

- составление списка приглашенных;

- заблаговременную рассылку приглашений;

- составление схемы или порядка проведения презентации;

- составление речей и справочно-информационного материала;

- подбор рекламных подарков или сувениров.

   Проведение презентации в основном включает следующие аспекты: открытие, сообщение о деятельности организации, демонстрация видеоролика, заключительная часть, вручение подарков. В речи презентации следует выделять: вступление, основную часть, заключение, период задавания вопросов и ответов на них.

   В последние годы в нашей стране широко распространились приемы гостей и другие виды деловых и неформальных встреч. Прием является одной из форм внешней и внутренней жизни организации. Это своего рода неформальное продолжение рабочих будней.

     Приемы могут быть дневные, вечерние, формальные и неформальные, с рассаживанием гостей и без рассаживания. Вечерние приемы считаются более торжественными, к ним относятся «коктейль», «фуршет», «обед» и т. д.

   Подготовку  к приему можно проводить в следующем порядке:

1. Выбор вида приема.
2. Составление списка приглашенных лиц.
3. Заблаговременная рассылку приглашений.
4. Составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде и ужине).
5. Составление меню.
6. Сервировка стола.
7. Подготовка тостов и речей (на приемах с рассадкой).
8. Составление схемы и порядка проведения приема.
9. Подготовка помещения.

      Каждый  вид приема имеет свои  правила  проведения. Одни приемы являются более  торжественными и поэтому на них  следует строго соблюдать эти  правила. К таким приемам относятся «Завтрак», «Обед» и др.

      Приемы, которые являются неформальными («Шашлык», «Пикник» и др.) проводятся в дружеской  обстановке, на них допускается отступление от правил.  

      Таким образом,  в настоящее время  презентации и приемы получили широкое распространение в деловом мире. 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Бондарева Т. Н. Секретарское дело: практич. пособие. – М.: Высшая школа, 1989.
2. Секретарское дело: Учебно-справочное пособие/ Авт.-сост. И. Н. Кузнецов. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2006.
3. Стенюков М. В. Секретарское дело. – М.: «Издательство ПРИОР», 2000.
4. Шейнов В. П. Секретарь: Секреты профессии. – М.: Ось-89, 2005.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  № 1. Классификация презентаций.

      Презентации

        по отношению аудитории к презентатору

      

                            внешняя                                внутренняя

                  ↓                       ↓

             рассчитана на лиц, не                        относится к тем ситуациям,

         принадлежащих к организации,            при которых презентатор и

      которую представляет презентатор        аудитория находятся в рамках

                                                                       одной и той же организации.

     

                                                           нисходящие                   восходящие

                                                 

                               коммуникация идет вниз            коммуникация идет

                          по иерархической лестнице         верх по иерархической

     лестнице 
 

                                 Презентации

                            с точки зрения размера аудитории

        

     приватная                  камерная                               публичная

        ↓              ↓              

один-два человека              до 15 человек             массовая          групповая

                                                                            от 50 до 200          от 15

                                                                                и более           до 50 чел. 
 

      Презентации

                                            в зависимости от цели

      

                            продвигающая                      информационная

                    $                      $                    

   цель - рекламировать, продвигать,                  основной упор

   внедрять новые идеи, услуги,                         делается на сообщение

   товары, программы, поддерживать               и передачу информации

   определенного кандидата и т. п.   
 
 
 

Приложение  № 2. Основные типы наглядных пособий.

  Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

 Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

 Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

  Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, вам не надо гасить свет, таким образом, вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

  Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры.

  Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов.

      Таблица «Характеристика средств иллюстрации речи» поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи: