Организация работы с документами

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине

«Введение в специальность»

на тему:

«Организация  работы с документами»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Астрахань 2010

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Качество  информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом [9].

Документ  – материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для  её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Поэтому эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами [7].

Актуальность выбранной работы обусловлена тем, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Объектом  исследования данной работы выступает  ОАО «ЮТК». Предмет исследования - организация работы с документами на предприятии.

           Целью работы является проведение анализа организации работы с документами на предприятии.

В связи с намеченной целью, поставлены следующие основные задачи данной работы:

• рассмотреть понятие, значение организации работы с документами на предприятии;
• рассмотреть процесс организации работы с документами на предприятии;
• провести анализ организации работы с документами на примере ОАО «ЮТК»;
• разработать мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

 

1 ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.1 Прием и  первичная обработка документов

Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений. Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение[6].

В нормативных  документах регламентированы правила  первичной обработки поступивших  документов. Они сводятся к следующему: проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату; проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю;  при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению; как правило, конверты уничтожают; сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер; документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передается адресату [6]. Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса; при первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших  организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы; процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем [6].

Большая часть  организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам  информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки».

Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации.

1.2 Предварительное  рассмотрение и распределение документов

В канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью-отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководства перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

 При распределении  документов пользуются положениями  о структурных подразделениях, должностными инструкциями, маршрутными схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть референты, секретари-референты или помощники руководителя.

При предварительном  рассмотрении документов проставляется  условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Если в регистрируемом документе отсутствует заголовок, то сотрудник, производящий предварительное  рассмотрение, отмечает карандашом фразы, с наибольшей полнотой выражающие содержание документа. Это делается для того, чтобы регистратор мог автоматически перенести эти фразы в регистрационную карточку, не читая документ.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь [1].

Допускается направление  в экстренных случаях (отсутствие руководства  и т.п.) документов, подлежащих рассмотрению руководителем организации или подразделения, непосредственно исполнителю с последующим докладом руководителю.

1.3 Регистрация  документов

Регистрация означает запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [2].

Регистрации необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.

Процесс регистрации  позволяет создать базу данных о  документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документа.

Регистрация подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют важнейшие внутренние документы- приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная- при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта.

Децентрализованная- при которой регистрация документов осуществляется в журналах по месту их разработки или исполнения, т.е. в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная- сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.