Организация работы с документами

ДЕЛО- это прежде всего как система, успешно решающая проблемы автоматизации бумажного делопроизводства, вопросы организации электронной технологии документооборота и занимает одно из ведущих мест в работе. Главной проблемой при переходе к безбумажным технологиям делопроизводства по-прежнему является отсутствие официально принятой законодательной и нормативно-методической базы такого перехода. По сей день действующим нормативным актом остается Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Другая проблема кроется в необходимости изменения в той или иной мере устоявшейся технологии работы с документами.

В сложившихся  условиях предлагают следующую методику организации электронного документооборота. На первом этапе автоматизируются собственно делопроизводственные функции: регистрация, контроль исполнения документов и т.д. на базе ведения картотек регистрационных карточек (РК) документов. Внедрение системы происходит максимально безболезненно, позволяя сохранить без изменения правила обработки бумажного документопотока. При этом внедрение происходит поэтапно, сверху вниз, беря начало в канцелярии (управлении делами) и секретариатах Руководства и заканчиваясь в структурных подразделениях различного уровня. Таким образом, не наступает общего для всего предприятия момента перехода на автоматизированное ведение делопроизводства.

На втором этапе  осуществляется переход к электронному документообороту, технологию которого поддерживают следующие функциональные возможности системы Дело: регистрация  в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой; сканированием распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки С-Pen; прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа; разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа; предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции; рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц); полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использованием Intranet-Internet технологий; отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств; архивное хранение электронных документов организации, обеспечивающее WEB-доступ к документальной информации.

При получении электронного документа  по электронной почте его регистрация  осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ДЕЛО документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически, а электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если  входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, a при получении его электронного образа - возврат в систему ДЕЛО с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования. Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента - наименования организации, ее адреса - сводится к сканированию данной информации с бланка регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

Рисунок 2- Схема автоматизации делопроизводства и документооборота

 

После регистрации РК с прикрепленным  документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника, и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле).

В ходе работы с  электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы ДЕЛО.

Защищенный  ЭЦП и шифрованием исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот.

По  истечении срока хранения электронного документа он и его РК в виде текстового документа размещается в архивной библиотеке, организованной средствами lntranet-технологии. При этом обеспечиваются полнотекстовый поиск электронных документов с поддержкой морфологических особенностей русского языка; навигация пользователя по документам, связанным гипертекстовыми связями; многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, позволяющая разграничивать доступ пользователей к различным категориям документов.

Все перечисленные функции закреплены отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Считаю, что повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном  этапе можно отметить, что в  связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность  работы, но так как внедрение вычислительной техники происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса.

                                                 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

За  последнее десятилетие в связи  с развитием рыночных отношений  в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

С документами  работают абсолютно все организации  и большое количество частных лиц.

Практически каждая организация сталкивается с  проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы  теряются, не контролируются и т. д.

За  счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства часто  стремятся повысить свою квалификацию, так как возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

Достижения  последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве.

Сегодня развитие малого и среднего бизнеса  не обходится без компьютера в  офисе организации.

Раньше  работа с документами требовала  времени и больших трудовых затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве.

Компьютерные  программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

           Проведя анализ организации документооборота ОАО «ЮТК» пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

В настоящее  время наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Сокращение объема документооборота достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам).

Сокращению  документооборота способствует также  более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО «ЮТК» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России; Изд-во стандартов, 1998 г.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . – М.: 2006 г.
5. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
6. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
7. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
9. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие.-3-е изд., /М.И. Басаков. –Ростов н/д.: феникс,С. 2005-464.
10. Пестрецов А.А. Журнал OFFICE: Анализ программных систем делопроизводства и документооборота–2006-№4. Режим доступа [http://www.novosti/pressa/office_2002_04_1.htm].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А