Организация работы с документами

Наиболее эффективной является смешанная система. При этом централизованно регистрируется важнейшие внутренние документы ( приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную  документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы- в день подписания [1].

Регистрацией  документов должен заниматься опытный сотрудник канцелярии или секретарь-референт. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером.

При регистрации  документов используют следующие основные справочные материалы: список структурных подразделений организации с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых  и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов; перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации; список ответственных исполнителей, которые, согласно Инструкции по ДОУ, могут подписывать документы от имени организации с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел; справочники- адресный и административно- территориального деления; другие специальные справочники; Инструкцию по ДОУ организации, перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения, табель форм документов.

1.4 Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений- важная функция управления организацией. Различают две стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требования нормативных документов, а также за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую-служба ДОУ организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью,- в должностной инструкции.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование  хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению [8].

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации, в перечень включают другие важные документы, имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него cведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень, независимо от выбранной формы, разрабатывается службой документационного обеспечения.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для  периодически разрабатываемых документов, для документов, наиболее регулярно создаваемых в масштабах государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, устанавливаются типовые сроки исполнения. Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно. В федеральных законах Российской федерации, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Руководитель указывает  в резолюции срок исполнения документа  только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем, либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

Сроки исполнения для исходящих  и внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих- с даты его поступления.

Исполнение документа  контролируется с момента постановки его на контроль (в месте, отведенном для этого реквизита ГОСТ Р 6.30-2003) [3].

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах. Ежедневно в начале рабочего дня нужно докладывать руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если  в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю.

Текущий и предупредительный  контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за2-3 дня до исчения срока. В ином случае документ считается не исполненным в срок. При продлении срока на карточке делают отметку и помещают ее в картотеку под рубрикой, соответствующей новому сроку исполнения.

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в  карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц(квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом, что отражено на рисунке 1.

ПЕРЕЧЕНЬ

                документов, неисполненных                                                            

                                                                                                                      (название структурного подраз-

                                                                 

                                                                   в установленный срок, по состоянию

                         деления, организации)

                                                  на                        200   г.

 

№ п/п	Откуда поступил документ, его номер и  дата	Краткое содержание документа	Срок исполнения	Фамилия и должность  исполнителя	Причины неисполнения в срок	Состояние исполнения	Когда будет  исполнено	Решение  руководителя
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

 

 

 

 

 

               Начальник канцелярии

               00.00.0000                                 (подпись)                             И.О.Фамилия

Рисунок 1- Форма  перечня неисполненных документов

На основе анализа  задержки исполнителем документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п ) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

Постановка  документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Сок исполнения».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.

Аналитические справки по установленной форме  могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется  предусмотреть все периодически используемые формы справок по документам организации. Аналитические справки о ходе исполнения заданий является важным критерием оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы ДОУ организации в целом.

1.5 Организация информационно – справочной работы

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно- справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе [8].

Информационно-справочная работа может  быть построена как традиционно  с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном  осуществлений операций картотеки находится в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке  по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится  на две части: в первую входит карточки на неисполненные документы, а во вторую на исполненные. Разделами первой части картотеки является названия корреспондентов (исполнителей), а внутри ее карточки расставляются по хронологии. Вторая часть картотеки используется для получения информации об исполненных документах по определенному вопросу. Ее рубриками являются наименования структурных подразделений в соответствии со сводной номенклатурой дел организации.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Картотека на заявления, предложения  и жалобы граждан может вестись  от основной картотеки; карточки в ней располагают по алфавиту фамилий заявителей.

Использование цветных индикаторов, которыми обозначают на календарной  шкале карточки нужное число карточек различных цветов, позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного  обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным  и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных) [9].

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводиться, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу  или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находиться документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все  большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа - искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

1.6 Обработка  исполненных и отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи [1].

Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно  экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.