Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Марта 2014 в 09:28, курсовая работа
Организация системы ДОУ, контроль за соблюдением правил работы с документами, обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ, что подробно расписано в учебном пособии В.В. Паневчика "Делопроизводство. Документационное обеспечение управления."
Структура, задачи, функции службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объёма документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ «ГРОДНЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Я. КУПАЛЫ»
ЛИДСКИЙ КОЛЛЕДЖ
Отделение 2-26 02 31
Документоведение и документационное обеспечение управления
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине «Документационное обеспечение управления»
На тему: «Организация службы ДОУ. Условия труда работников службы ДОУ».
Лида, 2011
Введение
Тема курсовой работы "Организация службы ДОУ. Условия труда работников службы ДОУ" является актуальной в настоящее время, так как существуют проблемы в организации службы ДОУ на предприятиях, вследствие которых могут произойти сбои в работе организации.
Организация системы ДОУ, контроль за соблюдением правил работы с документами, обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ, что подробно расписано в учебном пособии В.В. Паневчика "Делопроизводство. Документационное обеспечение управления."
Структура, задачи, функции службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объёма документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники.
Важно создать хорошие условия труда для работников, что бы повысить их работоспособность. Это − хорошее освещение, оснащенность техническим оборудованием, отопление, вентиляционные установки, размещение технических средств с учётом эргономических и санитарных норм.
Задачи, поставленные в курсовой работе:
1. Раскрыть нормативно-
2. Ознакомится с регламентацией работы службы ДОУ, задачами делопроизводства
3. Рассмотреть требования к организации режима труда и отдыха работников служб документации.
Объект исследования — правила и общие требования, предъявляемые к организации службы ДОУ.
Предмет исследования — организация службы ДОУ, условия труда работников службы ДОУ.
Для достижения цели были использованы различные методы исследования - изучение, издание теоретического материала, анализ работы службы ДОУ, а так же организационные формы производства на предприятии.
В ходе исследования темы "Организация службы ДОУ. Условия труда работников службы ДОУ" считаю, что гипотезой является то, что при правильной организации делопроизводства и постановке задач не возникнет существенных проблем.
Курсовая работа состоит из следующих разделов: введение, теоретическая часть, практическая часть, заключение, список использованной литературы, приложение.
ГЛАВА 1
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ
Управление организацией можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до сведения исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.
Критерием полноты информации является необходимый и достаточный для принятия грамотного решения объем сведений по рассматриваемому вопросу.
Информация должна быть оперативной, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
На рабочее место руководителя организации информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.
Часть информации, используемой в управлении организацией, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может использоваться бумага, диск компьютера, фото - и кинопленка и т.д.
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники организации получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина документ — «способ доказательства».
Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и нормативными документами, а также организация рационального документооборота, регистрации, поиска, контроля исполнения и хранения документов.
Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы организации называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между должностными лицами, которые анализируют информацию или принимают решения (руководители организации или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие), а также пунктами технической обработки документов в организации (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).
Задача делопроизводственных служб организации заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и во время поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.
Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления.
Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), её структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объёма документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники.
Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.
При небольшом объёме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение её функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями. Должностные инструкции разрабатываются руководителем и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учёт и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения.
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Они несут персональную ответственность за выполнение требований инструкций по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.
Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями.
Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в организации и полученными извне:
Информация о работе Организация службы ДОУ. Условия труда работников службы ДОУ