Организация службы ДОУ. Условия труда работников службы ДОУ

 

Все документы организации можно условно разделить на три группы: внутренние, входящие и исходящие.

Документы можно классифицировать и по другим основаниям:

• по содержанию (документы по административным вопросам, вопросам материально - технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешне - торговой деятельности и т.д.);
• по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.). Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

Выделяется также несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов — это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т.д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретной организации с учетом условий и специфики ее деятельности. Приступая к работе с документами, секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию управленческой деятельности данной организации. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариат заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральных архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

  В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции 
выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Задачами делопроизводства являются:

  — оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

• создание условий для рационального движения документов (организация регистрации документов, контроль прохождения документов и сроков их исполнения);
• создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

 

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

1. Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
2. Разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики;
3. Контроль за соблюдением стандартов на документы;
4. Обработку и доставку документов исполнителям;
5. Регистрацию документов;
6. Контроль исполнения документов;
7. Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;
8. Оформление, издание и рассылку документов;
9. Машинописное изготовление и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроля за работой с документами в структурных подразделениях организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2

УСЛОВИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Организация и условия  труда работников служб документации

Организация труда работников служб документации предусматривает методы, стиль и систему управления коллективом, создающие оптимальные условия труда при достижении его максимальной производительности и эффективности. Организация труда работников служб документации включает решение следующих вопросов:

1. Четкое организационное  построение службы документации и выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами;

2. Правильное  разграничение функций отдельных  исполнителей и подразделений  по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда;

3. Нормирование  труда работников служб документации;

4. Регламентация  должностного и количественного  состава персонала служб документации, повышение его квалификационного и культурного уровня;

5. Рациональная  организация рабочих мест и  обеспечение благоприятных условий труда.

Для правильного разграничения функций отдельных исполнителей и подразделений разрабатывают и внедряют нормативные документы, а также должностные инструкции. Для нормирования труда работников службы документации применяют типовые нормы времени.

Нормирование труда призвано обеспечить нормальную загрузку работников, определить критерии оценки работы каждого сотрудника. Типовые нормы времени на работы с документами необходимы для рациональной расстановки работников, а также вместе с объемом документооборота для определения их численности.

От организации рабочего места и благоприятных условий труда зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, состояние его здоровья.

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Нормы площадей служебных помещений устанавливаются из расчета 4 м на одного работника.

Организация, рабочего места — это система мероприятий по оснащению его средствами и предметами труда и функциональному их размещению.

Организация рабочего места включает:

1. Оснащение рабочего  места мебелью, специальным оборудованием  и необходимыми средствами организационной техники с учетом

2. Антропометрических данных;

3. Технологическую планировку;

4. Совершенствование  условий труда.

Для работника службы документации, как и для рабочего на производстве, применимы понятия нормальной и максимальной рабочих зон досягаемости.

Нормальная рабочая зона досягаемости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев с центром вращения в локтевом суставе при свободно опущенном плече.

Максимальная рабочая, зона досягаемости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев свободно вытянутых рук, с центром вращения в плечевом суставе.

Рабочей позой называется положение корпуса, рук и ног работающего человека. Рациональной считается такая рабочая поза, при которой у работающего не возникнет преждевременного утомления. Рациональную позу для большинства людей обеспечивает рабочая мебель со следующими характеристиками: высота сиденья стула над уровнем пола — 43 см; высота крышки стола над уровнем пола — 71 см (для машинисток — 68 см); расстояние от нижней поверхности крышки стола до сидения стула — около 23 см.

Условия труда — это совокупность факторов производственной среды (температура, освещенность, шум, состав воздуха, цветовое оформление служебного помещения, режим труда и отдыха), оказывающих влияние на состояние здоровья и работоспособность человека в процессе труда.

Изучением процессов и условий, необходимых для создания и поддержания комфортных производственных условий занимается экологическая эргономика. Она является комбинацией экологии (науки о взаимодействии живых организмов с окружающей средой) и эргономики (науки о труде).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Общие требования к  организации режима труда и  отдыха при работе с видеотерминалами (ВДТ) и персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ)

Компьютерные технологии, являясь прогрессивным достижением человечества, имеют отрицательные последствия для здоровья людей. Сегодня стоит задача - снизить вред здоровью человека от использования им компьютеров и другой компьютерной техники в работе.

Компьютерная усталость специалиста внешне напоминает алкогольное опьянение, пошатывающаяся походка, невнятная речь. Человек почти не замечает ее в процессе работы и может просидеть за компьютером не один час.

Совокупность изменений, наблюдаемых в состоянии здоровья профессиональных пользователей ВДТ и ПЭВМ, включают заболевания опорно-двигательного аппарата, органов зрения, центральной нервной и сердечно-сосудистой систем, дыхательных путей, желудочно-кишечного тракта, аллергические расстройства, осложняет течение беременности и родов, неблагоприятно влияет на развитие плода.

Выполнение производственных операций с помощью ВДТ и ПЭВМ связано с восприятием изображения на экране и одновременным различением текста рукописных или печатных материалов, выполнением машинописных, графических работ и других операций.

Работа оператора требует повышенных умственных усилий и большого нервно-эмоционального напряжения, решения в ограниченное время сложных задач, высокой концентрации внимания и особой ответственности выполняемого задания.

Характерной особенностью труда за компьютером является необходимость выполнения точных зрительных работ на светящемся экране в условиях перепада яркостей в поле зрения, наличии мельканий, неустойчивости и нечеткости изображения. Объекты зрительной работы находятся на разном расстоянии от глаз пользователя (от 30 до 70 см) и приходится часто переводить взгляд в направлениях экран-клавиатура-документация (согласно хронометражным данным от 15 до 50 раз з минуту). Частая переадаптация глаза к различным яркостям и расстояниям является одним из главных негативных факторов при работе с дисплеями.

Основными причинами расстройства органов зрения операторов при работе на ВДТ и ПЭВМ являются:

1. Недостаточная четкость  и контрастность изображения; 

2. Наличие разноудаленных  объектов;

3. Переадаптация глаз;

4. Неравномерная освещенность;

5. Постоянные яркостные  мелькания;

6. Наличие ярких пятен  за счет отражения светового  потолка.

Работающие с видеодисплейными терминалами предъявляют жалобы на боль и ощущение песка в глазах, покраснения век, трудности перевода взгляда с близких на далекие предметы. Отмечается быстрое утомление и затуманенность зрения, двоение предметов. Комплекс выявляемых нарушений был охарактеризован специалистами как «профессиональная офтальмопатия».

Нагрузка на зрение и напряженный характер труда вызывает у оператора нарушения функционального состояния зрительного анализатора и центральной нервной системы. В процессе работы у них снижается устойчивость ясного видения, электрическая чувствительность зрительного анализатора и острота зрения, а, также нарушается мышечный баланс глаз.

Вредное воздействие излучений минимально при правильном освещении и достаточных перерывах в работе. Вредно электростатическое поле. Мельчайшие частицы пыли пролетая в непосредственной близости от дисплея, заряжаются и устремляются к лицу оператора. Вредна пыль и для глаз (обычные очки - помогают).

Выполнение многих операций при работе с ВДТ и ПЭВМ требует длительного статического напряжения мышц спины, шеи, рук и ног, что приводите к быстрому развитию утомления.

Долгое пребывание оператора в вынужденной неподвижной позе приводит к тому, что затрудняется кровообращение, отток лимфы, скелет испытывает значительные статические нагрузки. Нарушается обмен веществ в мышцах.

На предприятии должен осуществляться производственный контроль за соблюдением требований санитарных правил и проведением гигиенических и лечебно-профилактических мероприятий, направленных на профилактику заболеваний работников, использующих ВДТ и ПЭВМ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Эргономические требования  к организации и конструкции рабочих мест

При организации рабочего места пользователя ВДТ и ПЭВМ следует обеспечить соответствие конструкции всех элементов рабочего места и их взаимного положения эргономическим требованиям.

Рабочие места с ВДТ и ПЭВМ по отношению к световым проемам должны располагаться так, чтобы естественный свет падал сбоку, преимущественно слева.

Оконные проемы в помещениях использования ВДТ и ПЭВМ должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.

При размещении рабочих мест расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора), должно быть не менее 2,0 м; расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м.