Организайионно-правовая документация

Содержание

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документ самым  тесным образом связан со всеми формами  управленческой деятельности, является средством реализации возложенных  на управленческий аппарат функций. Он выступает как главный инструмент деловых взаимоотношений, закрепляет договоренность, согласие сторон. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Организации работы с информацией  и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной  основы использования информации является фактом существенного изменения  отношения общества к организации  информационных ресурсов, осознания  того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все  аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Организационно-правовые документы являются правовой основой  деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Документ создается в  результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

С разработки организационно – правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Все это и обуславливает  актуальность выбранной темы исследования курсовой работы.

Целью исследования является система организационно-правовой документации.

Задачи исследования данной курсовой работы:

1. Рассмотреть историю создания, развитие документа;

2. Изучить нормативную регламентацию организационно-правовой документации

3. Определить  требования к оформлению ОПД

4. Проанализировать документирование и основные направления деятельности предприятия «ООО Росгосстрах Медицина»

5. Рассмотреть  структуру управления предприятия

6. Провести анализ документного обеспечения управления предприятия

7.Провести анализ  оформления ОПД

Предметом исследования является организационно-правовая документация «ООО Росгосстрах Медицина»

Объектом исследования – предприятие «ООО Росгосстрах Медицина»

Основными источниками  являются основные организационные документы «ООО Росгосстрах Медицина»: устав, положение о предприятии, штатное расписание и др.

В процессе рассмотрения данной темы были использованы следующие  методы:

1. Теоретический  анализ литературы и вторичных  данных.

2. Сравнительный  метод.

В процессе написания данной работы в основном была использована учебная и монографическая литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Система организационно-правовой документации

1.1 История создания, развитие документа

 

Документы появились  с возникновением письменности.

Документ - латинское  слово, которое переводится как  «поучительный пример», «свидетельство».

Документы, сохранившиеся  с древнейших времен, свидетельствуют  о документировании отдельных сторон жизнедеятельности отдельных государств и людей. В них зафиксировались договорные отношения с иностранными государствами, закреплялись права на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950-е гг. найдены берестяные грамоты, изучение которых показало, что документ использовался как средство общения для передачи информации, т.е. как переписка не только между представителями власти и управления, но и между частными лицами.

В период существования  Древнерусского государства и период феодальной раздробленности идет процесс  накопления опыта в области документирования: вырабатываются отдельные приемы создания, оформления, удостоверения документов.

В истории делопроизводства России выделяются два периода:

История дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.

Делопроизводство  дореволюционной России включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:

Первый этап - приказное делопроизводство (16 - 17в.);

Второй этап - коллежское делопроизводство (18в.)

Третий этап - министерское делопроизводство (начало 20в.)

Государственное делопроизводство советской эпохи  начинается в октябре 1917г. и заканчивается  в 1991г.

Письменные  документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в 10в. в Древнерусском  государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т.п.)

Слово «дело» как  собрание документов употреблялось  уже в середине 16в.

Первым к  началу 17 в. в России сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в  то время именовались органы государственной  власти. Документы имели форму  свитка, составляющего в длину  десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению  с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале19в. в  коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве  сменилась единоначалием. Сложилось министерское делопроизводство.

Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создались архивы.

В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила  составления документов, устанавливались  требования к написанию отдельных реквизитов.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр – правила  расположения реквизитов на листе бумаги.

Изменилась  и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

Коллежское  делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы  регистрации.

В период коллежского  делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива – общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Генеральный регламент  стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

25 июня 1811 года  был принят закон «Общее учреждение министерств». Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.

Возглавлял  министерство министр, назначавшийся  императором и ответственный  только перед ним, а во время его отсутствия – товарищ министра.

Строгая регламентация  делопроизводства привела к созданию канцелярий – структурных частей учреждений, где было сосредоточено  все «письмоводство».

Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы: 1) порядок вступления дел; 2) движение (производство) дел; 3) отправление дел 4) ревизия; отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).

Согласно Закону – по своему назначению, способу  составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка  присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа  в переписке зависело от степени  подчинения учреждения и должностных  лиц.

Инструкциями  было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Так же был строго регламентирован порядок прохождения  документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие  документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных  в отделениях канцелярии и департаментах.

По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не  терпящие времени».

Кроме того, законом  были определены полномочия и обязанности  должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.

«Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

В годы советской  власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к  форме, структуре документов и составу  их информационных элементов.

Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В целях применения средств вычислительной техники  в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

Вывод. В истории документа можно выявить истоки многих сегодняшних проблем управления документацией в организации. Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.

1.2 Нормативная регламентация организационно-правовой документации

 

Руководство любой  организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:¹

• устав организации;

• положение об организации;

• положение о структурном подразделении организации;

• положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

• штатное расписание;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• инструкции по отдельным видам деятельности;

• должностные инструкции.

Все вышеперечисленные  документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).