Организайионно-правовая документация

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным  расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 06.06.1996 № 32). При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной  инструкции являются: гриф утверждения, наименование вида документа, регистрационный  номер, дата, место составления, заголовок  к тексту, текст, подпись разработчика.⁵

Текст должностной  инструкции, как правило, состоит  из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает:

• наименование должности с обозначением структурного подразделения;

• подчиненность сотрудника и подчиненных сотруднику;

• порядок назначения на должность и освобождения от должности;

• перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

• требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В  разделе указывают:

• участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

• виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить  на группы:

• обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);

• обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);

• обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);

• обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе «Права»  устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных  на него обязанностей:

• право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

• право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

• право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях (пределы представительства);

• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

• право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

• право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения»  указывается: от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки  представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение.

Визируются  должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем  службы персонала, юристом, а также  другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Проставляется дата должностной инструкции и дата ее утверждения.

После утверждения  на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную  визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».

Вывод. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. Оформляться они должны по общим правилам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Анализ документирования и основные направления деятельности предприятия «ООО Росгосстрах Медицина»

2.1 Структура управления предприятия

 

Общество с ограниченной ответственностью «Росгосстрах Медицина» – федеральная страховая медицинская компания, имеет лицензию Федеральной службы страхового надзора С№367677 от 26.02.2010 года на право проведения обязательного медицинского страхования, страхования лекарственного обеспечения и добровольного медицинского страхования на территории всех субъектов РФ. Учредителями компании являются: ООО «РГСКапитал» (70%), ООО «Росгосстрах» (30%). Уставный капитал ООО «РГСМедицина» – 110 млн. рублей.

Компания зарегистрирована в 2002 году, но благодаря наличию в  структуре предприятия страховых медицинских организаций, осуществляющих деятельность по ОМС с 1994 года, накоплен большой опыт успешной работы в данном виде страхования. Объем собранной компанией страховой премии по ОМС за 2010 год составляет 23 342 674 тыс. рублей, за 2011 г. –33 429 790 тыс. рублей. Объем страховых выплат по ОМС за 2010 год23 252 744 тыс. рублей, за 2011 г. – 32 286 039 тыс. рублей. Численность граждан, застрахованных в компании по ОМС на 01.10.2012 г. – 11 999 974 чел., а с учетом аффилированных лиц более 20 млн. человек.

Во всех филиалах компании используются единые стандарты организации работы с застрахованными гражданами, ориентированные на высокий уровень страховой защиты прав и интересов застрахованного лица. В центральном офисе компании, расположенном в г. Москве, созданы специализированные дирекции по организации ОМС, защите прав застрахованных и экспертизе качества медицинской помощи, которые осуществляют непосредственную организацию работы профильных региональных структурных подразделений филиалов компании.

Наряду с  Общим собранием акционеров, составной  частью системы управления является Совет директоров, избираемый ежегодно решением годового Общего собрания акционеров.

Единоличный исполнительный орган — генеральный директор, избираемый решением Общего собрания акционеров

Рис. 1 – Организационная структура предприятия

2.2 Документационное обеспечение управления предприятием

 

Организация документооборота производится на основании "Инструкции по организации и ведению делопроизводства в «ООО Росгосстрах Медицина», утвержденной приказом генерального директора, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота «ООО Росгосстрах Медицина».

В «ООО Росгосстрах Медицина» очень большой документооборот, разработана номенклатура дел.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме  технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Группировка документов в дела осуществляется по следующим  признакам:

- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело");

- авторскому (по  автору, комиссии, учреждению и т.п.);

- корреспондентскому (по корреспонденту);

- географическому  (по географическому признаку);

- хронологическому (по временным параметрам);

- экспертному  (с учетом сроков хранения).

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять  в каждом ее разделе резервные  номера дел (свободное место), которые  могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура  дел составляет по установленной  форме и включает в себя реквизиты:

- наименование  предприятия;

- наименование  вида документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок  к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

Типовая форма  номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок  согласования и утверждения данного  документа разработаны Всероссийским  научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом  документооборота «ООО Росгосстрах Медицина» понимается количество документов, полученных и созданных за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей  деятельности «ООО Росгосстрах Медицина» направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. Издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в «ООО Росгосстрах Медицина» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электронной связи.

Различают три  основных потока документов:

- документы,  поступающие из других организаций (входящие);

- документы,  отправляемые в другие организации  (исходящие);

- документы,  создаваемые в «ООО Росгосстрах Медицина» и используемые сотрудниками в управленческом процессе (внутренние и организационно-управленческие).

2.3 Анализ оформления ОПД

 

Организационно-правовые документы являются правовой основой  деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного  права и обязательные для исполнения.

Устав «ООО Росгосстрах» представлен в приложении А на 43 страницах. Устав разработан в соответствии с типовой инструкцией, замечаний по оформлению нет. Общество является юридическим лицом и действует на основании законодательства РФ и настоящего устава.

Положение о порядке подготовки, созыва и проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «Росгосстрах» (ООО «Росгосстрах») представлено в приложении Б, разработано и действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации (далее именуется ГК РФ), Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», Устава ООО «Росгосстрах», и определяет статус, компетенцию Общего собрания участников Общества, порядок созыва, проведения Общего собрания и оформления его решений.

Действие Положения  распространяется на очередные и внеочередные Общие собрания, проводимые в форме собрания или заочного голосования.