Организайионно-правовая документация

Юридическое лицо считается созданным с момента  его государственной регистрации. Государственная регистрация физических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной  регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (регистрирующим органом).

Сведения о  создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах  и соответствующие документы регистрирующим органом включаются в государственный реестр.

Закон определяет также перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации  или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы (учредительный договор и/или устав) - подлинник или нотариально заверенная копия.

Регистрирующий  орган не позднее одного рабочего дня с момента государственной  регистрации выдает (направляет) заявителю документ, подтверждающий факт внесения записи в государственный реестр, или не позднее пяти дней – отказ в государственной регистрации юридического лица. Решение об отказе должно быть обоснованным. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.

Устав оформляется  на стандартных листах бумаги формата  А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном  листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган проставляет отметку о регистрации устава. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Печатью органа государственной регистрации заверяется отметка о регистрации.

Положение о  структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.

Несмотря на то, что структура текста «Положения...»  ни в одном из действующих нормативных  документов жестко не закреплена, тем  не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна. Как правило, типовое «Положение...» содержит в себе следующие основные разделы:⁴

1. Общие положения.  Раздел содержит в себе сведения  о:

• полном официальном и условном наименовании подразделения;

• статусе подразделения;

• направлениях деятельности подразделения;

• нормативных документах, регламентирующих деятельность данного подразделения.

2. Предназначение, задачи  и функции подразделения. В  данном разделе последовательно  раскрываются предназначение данного подразделения, его основные задачи и важнейшие функции. Содержание раздела должно наглядно показывать роль и место данного подразделения в деятельности организации.

3. Структура,  состав, оснащение подразделения.  Здесь последовательно излагаются  сведения о структуре подразделения,  его численном составе и технико-технологическом  оснащении. Содержание данного  раздела должно включать в  себя всю необходимую информацию  по освещаемым вопросам, но без чрезмерной детализации. При раскрытии структуры подразделения необходимо пояснить, почему выбран именно такой ее вариант, а для численного состава - дать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.

4. Организация  управления и обеспечения подразделения.  Раздел целесообразно изложить  в такой последовательности:

• руководящий состав (руководящие органы) подразделения;

• общая организация управления повседневной деятельностью подразделения;

• управление подразделением в оперативном режиме;

• основные направления обеспечения повседневной деятельности подразделения;

• полномочия руководящего состава (руководящих органов) подразделения при осуществлении управления и обеспечения.

5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами. Раздел содержит последовательное описание организации взаимодействия подразделения с другими подразделениями в вопросах:

• получения и передачи информации и документации;

• получения и передачи готовой или промежуточной продукции;

• взаимодействия по иным направлениям и при организации работы в оперативном режиме.

Перечисленные пункты в обязательном порядке должны содержать конкретные указания о  сроках и последовательности (взаимной согласованности) действий сторон, периодичности представления сведений, документов, материалов и т.п.

6. Ответственность  основных категорий работников  подразделения. Раздел устанавливает  виды дисциплинарной, административной  и, при необходимости, уголовной  ответственности, которую может нести должностное лицо подразделения в случае невыполнения своих обязанностей. Формулировки данного раздела должны выделяться предельной четкостью и ясностью.

7. Особые вопросы  деятельности подразделения. В  разделе оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными единицами организации, а также иные вопросы, отражающие специфику деятельности того или иного подразделения.

Титульный лист «Положения...» оформляется на общем  бланке организации, на котором указываются: наименование вида документа; номер и дата издания документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Положение о  коллегиальном или совещательном  органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.

Положение о  коллегиальном или совещательном  органе определяет статус органа, сферу  его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.

Положение о  коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.

Перечисление  структурных единиц внутри подразделений  производится в порядке их нумерации. Перечисление должностей обычно начинается с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания.

Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную  форму. Документ разрабатывается на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и заголовка к тексту.

С учетом специфики  содержания и размещения данных, штатное  расписание более удобно оформлять  в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно  использовать листы формата A3 или А4 (альбомный разворот). Наименование подразделений и наименование должностей указываются в именительном падеже. Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.

Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном  по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.

В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно - начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Документ этот жестко структурирован и состоит  из следующих разделов:

1. Общие положения  включают в себя: упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд; порядок введения документа в действие; цели, достигаемые введением в действие данного документа.

2. Порядок приема  и увольнения персонала. Раздел  определяет: процедуру приема персонала на работу; перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу; процедуру увольнения персонала; порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы); порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

3. Общие обязанности  сотрудников. Раздел содержит  перечень основных обязанностей  работников организации, подлежащих  исполнению ими в своей повседневной  деятельности.

4. Общие обязанности  администрации. Излагается перечень  основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе:

• обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;

• обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;

• обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников;

• обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;

• обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия предприятия с другими организациями.

При необходимости  в разделе может найти отражение  содержание иных (особых) обязанностей администрации.

5. Рабочее время  и порядок его использования.  Данный раздел содержит сведения о:

• распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);

• распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам);

• порядке учета отработанного сотрудниками времени;

• порядке предоставления сотрудникам отпусков.

6. Ответственность  сотрудников за нарушения. Порядок  поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела.

Содержанием первого  из них определяются виды ответственности  сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты  администрацией организации в отношении  нарушителей. Второй подраздел устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников, включая виды поощрений.

7. Заключительные  положения. В раздел устанавливается  порядок пересмотра положений  «Правил внутреннего трудового  распорядка», а также порядок  объявления «Правил внутреннего  трудового распорядка» сотрудникам организации.

«Правила внутреннего  трудового распорядка» разрабатываются  в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки  документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.

О введении «Правил  внутреннего трудового распорядка»  в действие издается соответствующий  приказ руководителя организации. При  необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.

Оформление  «Правил внутреннего трудового  распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.