Організація документообігу

 

  

 

 

 

 

  

 

	Процес повторного звертання

 

 

  

 

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

Рис.4. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 3. Основні принципи організації

канцелярської роботи.  

 

Основними принципами документообігу є те, що в жодному структурному підрозділі організації не повинно  існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ що не потравив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним, втраченим, В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, які не зареєстровані відповідним чином в канцелярії губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація  мала тільки один канал надходження  вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою  схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв’язку з канцелярією).  При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Для повноти оцінки документообігу не повинна закінчуватись на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації  документообігу організації не повинна  замикатися лише не канцелярії, повинна  мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед усі документи, що проходять через відділ мають  унікальний реєстраційний номер (можливі  свої алгоритми побудови номерів  для кожного з типів документів).

	Будь-який папір, що не має реєстраційного номера – це просто папір, а не документ. Документом його робить саме наявність на ньому реєстраційного номера.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Організація  процесу руху документів. 

 

В кожній організації документи  знаходяться в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами; приймання і реєстрація, розгляд  керівником, порядок проходження  документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 5.).

Відповідно до  вимог  ДСТУ та   ЄДСД    на кожному  документі, що  надійшов до  установи робиться  відмітка   про надходження. Ця відмітка проставляється  у  вигляді   реєстраційного штампу, який проставляють  на нижньому  полі  першого аркуша праворуч.   Штамп   включає в себе  скорочене  найменування   організації, установи  або  підприємства,  дату одержання  документа і  його  індекс.

Основним завданням, яке  повинна виконувати канцелярія, є  організація проходження по підприємству вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути проходження документа:

·       Документ передається безпосередньо виконавцю;

·       Документ передається виконавцю після прийняття рішення про 

 

Рис.5. Організація роботи з документами

Виконавця та виконуваних  ним дій у центральному апараті управління (директораті).

 

 

Під час проходження документа за першою схемою (рис.6) він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім виконавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).  

 

 

 

 

Таким чином, як видно з  рис.6, на вході цього процесу – вхідний документ, на виході – проект вихідного документа, який рухається через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом після його реєстрації у службі.

Другий маршрут означає  те, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один із заступників керівника організації. Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось їз керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер. Рух документів за другим маршрутом представлено на рис. 7.

З реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії, справи, що рухаються за першою схемою, часто губляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось з директорів побажає одержати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв’язання, з’ясовування місцезнаходження документа потребуватиме багато часу.

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до організації, приймаються  загальним відділом, підрозділом, або відповідальною особою. Працівники розкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та отримання документа або коли в конверті немає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів на документі та на конверті. Не правильно оформлені, пошкоджені або надіслані  не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Попередній  розгляд кореспонденції. Всі документи, що надійшли до організації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета попереднього розгляду документів - розподіл їх на ті, що

потребують обов’язкового  розгляду керівником підприємства, його заступниками, виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків

 

Рис. 7. Схема обробки вхідного документа із контролем центрального апарату управління (директорату). 

 

 

 

 

виконання документів, які передаються  структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отримання  або в перший робочий день після надходження її в неробочий час.

 

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

 

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через секретаря приймальні, який робить у журналі відповідні записи. Журнал реєстрації вхідних документів оформляють за такою формою: 

 

Ж У Р Н А Л

реєстрації вхідних  документів

 

Дата надходження та індекс документа	Корес-пон-дент , дата та індекс отри-маного доку-мента	Короткий зміст документата	Резо-люція або кому дору-чено вико-нання	Розпис-ка вико-навця про  отри-мання доку-мента	Поз-начка про вико-нання  доку-мента	Номер справи, в якій місти-ться доку-мент
1
1

 

 

 Не підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем керівника підприємства наступні документи:

1.      Копії листів, що надійшли до відома;

2.      Графіки, наряди, рознарядки;

3.      Зведення та інформації, надіслані до відома;

4.      Навчальні плани, програми (копії)

5.      Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо

6.      Прейскуранти (копії)

7.      Поздоровні листи і запрошення

8.      Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)

9.      Місячні, квартальні, піврічні звіти

10.  Форми статистичної звітності

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях, у відповідності з якими документи  після відповідного оформлення контрольних карток передаються виконавцям. Контрольно-реєстраційна карта, наприклад, Пенсійного фонду України має наступний вигляд: 

 

Дата надходження та індекс документа №_________ “__”_______2000 р.	Пенсійний фонд України    РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА		Виконавець    Тел. _______
Кореспондент	Назва документа	Дата і індекс документа	Строк виконання
Зміст документа	Проходження документа
	Дата передачі	Кому передано	Розписка про отримання	Дата повернення

 

Якщо в резолюції керівництва  виконавцями документа зазначено  два управління (відділи, посадові особи) або більше, то оригінал документа  передають управлінню (відділу, посадовій особі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям передається копія документа.  

 

Реєстрація  документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться  з метою їх обліку, здійснення контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації.

Реєстрації  підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєструються у день надходження, створені - у день підписання або затвердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструються.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК або журнал. При реєстрації кожному  документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів - індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від однією косою рискою, наприклад: 415/0 - 13/27, тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів в межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання  документів. Про надходження (реєстрацію) документа - позначка робиться на нижньому полі справа першої сторінки документа (реєстраційний штамп);

Про взяття документа на контроль - на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту) пишеться слово “контроль” або літера “К”.

Про виконання документа  і направлення документа адресатові, а також направлення його до  справи - на нижньому полі зліва першої сторінки документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатись; дата направлення документа до справи; її найменування і підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що підписані після 15 години - не пізніше як наступного робочого дня.