Основные направления деятельности архива предприятия

В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о  характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения⁶.

Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной  форме: обязать, поручить и т.п., написан  ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.

Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя, начальником по организации работы с документами.

В бланке распоряжения и  бланке решения не правильно оформлен реквизит дата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 100г. Слово год не пишется целиком.

Характеристика информационно-справочной документации:

Для анализа можно  использовать следующие документы:

- заявление;

- телефонограмма;

- ответ на письмо.

Персональная ответственность  сотрудников закрепляется в их должностных  обязанностях.

Телефонограмма оформлена  с некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации – автора телефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму⁷.

 

Глава 2 Документооборот  организации

 

2.1 Работа с  архивными документами

 

Работа с архивными  документами начинается с просмотра  описи дел архивного фонда.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или  логически связанных между собой  и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой определенный номер. Архивная опись — основной учетный документ и одновременно справочник по содержанию документов фонда.

Опись фонда состоит  из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который  включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В зависимости от категории фонда наличие в описи вспомогательного аппарата различно.

Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов всех категорий является заглавный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись⁸.

Название фонда на заглавном листе описи дается в виде официально принятого, полного  и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя  менялось в течение периода, на который  составлена опись, то на заглавном листе  описи пишется сначала последнее название, а ниже — все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.

На заглавном листе  описи документов объединенного  архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем — название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.

Важная часть архивной описи — предисловие. Оно содержит краткую историю фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов фонда.

Собственно опись (систематизированный  перечень заголовков дел) имеет следующую  схему:

 

№№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество  листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

Номер по порядку соответствует  номеру дела (единицы хранения) фонда.

Каждая опись имеет  самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917г.:

1. Саратовское губернское  жандармское управление (ф. 53)

2. Саратовское охранное  отделение (ф. 57)

3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51)

В этих фондах нет сплошной валовой нумерации по описи, дела пронумерованы в пределах годовых  разделов. Поэтому в требованиях  на дела этих фондов необходимо указывать  не только номер единицы хранения, но и год. Например: ф. 51, оп, 1905 г., д. 24.

Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи  дел с литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование утраченные дела.

 

2.2 Приём документов  в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности

 

ГАСО осуществляет экспертизу ценности с определением сроков хранения документов, их научно-техническую обработку, в  том числе документов по личному  составу, а также подготовку документов различных организаций г. Саратова к передаче на дальнейшее хранение в архивы города.

Комплектование – это систематическое  пополнение архивного фонда РФ документами, имеющими научно-историческое значение, которое может быть использовано для изучения отраслей народного  хозяйства региона и в целом  страны.

Основная задача- это работа с ведомствами, которые бывают:

• Федеральными
• Краевыми
• Отраслевыми
• Ведомственные (архивы предприятий, организаций в которых создаваемый ими документальный фонд хранят в собственном архиве)

Документальный фонд - это совокупность документов создаваемых в процессе деятельности.

Архивный фонд - это совокупность взаимоувязанных документов, имеющих постоянный срок хранения, которые по истечению предельного срока хранения в ведомствах передаются на государственное хранение в упорядоченном виде по описям вместе с научно-справочным аппаратом к ним. Архивный фонд формируется из документационного, путём отбора необходимых документов, который осуществляет специально созданная в организации экспертная комиссия⁹.

Документы, включенные в архивный фонд, принято называть архивными. С позиции документоведения под архивным документом понимается социальная информация, закреплённая на материальном носителе, имеющая форму сообщения или оперативного документа и включённого с помощью системы специальных реквизитов, отвечающих за этот процесс.

Отнесение документов к  архивному фонду Российской Федерации  осуществляется на основе принципа историзма, системности и целостности, путём  приведения критериев, то есть системы  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документа.

Документ (в пер. с лат.) поучительный пример или способ доказательства.

ГОСТ 16-487 даёт определение  документу, как средство закрепления  на определённом материале определённым способом сведений об объективном действительности и субъективной деятельности человека.

Реквизитами, дающими  документу юридическую силу, являются:

1. дата
2. номер
3. подпись
4. печать

Постановление Правительства  РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении  Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

Вводится единый порядок  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти. Новый  порядок не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.

Документы оформляются  на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов. Допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов. Приведен перечень реквизитов документов. Состав реквизитов определяется видом и назначением документа¹⁰.

Доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документооборот должен быть разделен на три потока: входящая, исходящая и внутренняя документация. Поступившая и создаваемая в органе документация подлежит регистрации.

Каждый орган формирует  собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной  комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. Дела со сроком хранения до 10 лет уничтожаются.

Регламентирован порядок  работы с электронными документами.

На основании данного  порядка в федеральных органах  исполнительной власти по согласованию с Росархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.

Источник комплектования – это учреждения, организации  и предприятия, в деятельности которых  создаются документы значимые для  данного региона или отрасли.

В первую очередь в источник комплектования входят органы законодательной исполнительной государственной власти, государственные учреждения и организации, а также организации и предприятия, отражающие весь спектр экономики, народного хозяйства, образования, науки, здравоохранения, культуры и т.д., которые функционируют в данное время в данном регионе.

Отбор организаций в  списки источников комплектования производится в соответствии с нормативными документами  после подробного изучения каждой организации, её функций, целей и задач, и масштаба деятельности в регионе.

В Саратовской области 12 тысяч организаций, из них в  г. Саратове 212 организаций, только 4 тысячи организаций являются источниками  комплектования.

Помещение для архивного  хранения документов должно быть

 

 

Документы, создающиеся  в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которых различна.

Значительная часть  документов имеет сведения разового применения, после использования, к  которым больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течении ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную для науки и практики. Такие документы должны храниться вечно.

Экспертиза ценностей  документов – это отбор документов для дальнейшего хранения, если данные дела имеют длительный срок хранения или отбор к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, которые утратили практическую ценность.

Экспертиза производится на основании перечней с указанием  сроков хранения и номенклатур дел. Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в Государственном архиве.

1 этап – это определение  ценностей документов. Можно считать  составление номенклатур дел,  когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

2 этап – уже самих  документов проводится через  2 года, когда документы вышли  из оперативной работы при  подготовке документов к длительному  хранению или сдачи в архив  организации.

3 этап – снова уточняют ценность документов, но уже при передаче их на постоянное хранение из архива организации в Государственный архив¹¹.

Экспертиза ценностей  документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии действующей постоянно. В крупных  учреждениях со сложной структурой управления действует центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений.

Результатом экспертизы является разделение документов на 4 категории:

• Документ постоянного хранения, который подлежит полной технической обработке (подшивка в твёрдую обложку, нумерация листов графитным карандашом, составление заверителей и оформление обложек). Данная категория документов и дел включается в опись дел постоянного хранения, которые после определённого времени документы и дела передаются на государственное хранение.
• Документы по личному составу (долговременные - свыше 10 лет хранения) – также подвергаются полной технической обработке и включаются в опись дел по личному составу. Дела по данной описи хранятся в организации до истечения срока (75 лет). В случае реорганизации документы передаются правопреемнику. Если произошла ликвидация без правопреемника, то документы передаются в государственный архив.
• Документы до 10 лет - могут не подвергаться технической обработке и хранятся в архиве организации до истечения срока.
• Документы с истекшими сроками хранения, утратившие или не имеющие научно-историческую и практическую значимость, включаются в акт об уничтожении и подлежат обязательному уничтожению.