Основные направления деятельности архива предприятия

Списки источников комплектования - это перечень организаций, учреждений и предприятий, которые определены в качестве источников комплектования ГАСО.

Источники в списке распределяются по отраслевому принципу в соответствии с российским кодификатором.

В первый раздел включены органы представительной и исполнительной власти, а далее:

1. финансы и кредиты
2. налогообложение
3. министерство обороны
4. система внутренних дел
5. система судебной власти
6. тяжёлая промышленность
7. строительство
8. лёгкая промышленность
9. образование
10. здравоохранение
11. социальное обеспечение

Общественные организации  относятся к профилю деятельности ГАНИСО (государственный архив новейшей истории саратовской области).

Организации и источники  комплектования распределяются по форме  приёма документов. Таких форм три:

1. полный приём документов постоянного хранения

2. выборочный приём

3 видовой приём документов

Кроме того, в списках  источников комплектования указывается  наличие документов на других основах (фотодокументы, фонодокументы, аудиодокументы, спецдокументы, а именно НТД - научно-техническая документация).

Положения, в которых  рассматриваются все аспекты  деятельности, права и обязанности, ответственность, цели и задачи.

Ведомственные архивы, равно  как и государственные строят свою деятельность в соответствии с законами РФ и законами регионов в области архивного дела и работают на основании нормативно-методических пособий, разработанных Росархивом и ВНИИДАД (всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела), а также руководствуются распорядительными документами уполномоченного органа в области архивного дела субъектов федерации.

Номенклатура дел - это  систематизированный перечень документов, образующийся в делопроизводстве с  указанием сроков хранения и статей по перечню.

Номенклатура является классификатором документов и используется при регистрации документов, при  формировании документов в дела, при  оформлении обложек, при экспертизе ценностей.

Существует три вида номенклатур:

• Типовые
• Примерные
• Конкретные

Типовые – разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учреждений однотипных с одинаковыми функциями, штатами, целями и задачами. Они обязательны для исполнения.

Примерные - разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации  для учреждений одной системы с похожими функциями и задачами. Она носит рекомендационный характер и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.

Конкретные - разрабатывается  каждой организацией в 4-ом квартале предшествующего  года, согласовывается с уполномоченным органом в области архивного дела (ЭПК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января.

При этом если номенклатура внедряется впервые, то она вводится в действие приказом руководителя.

Номенклатура пересоставляется раз в 5 лет, если в структуре организации, в её функциях и задачах не было изменений.

Если изменения были, то номенклатура дорабатывается, пересоставляется и вновь представляется на согласование в уполномоченный орган.

Фонд личного происхождения  – это фонд, который человек  может набирать и систематически пополнять в период своей жизни, который может иметь научно-историческую или практическую ценность и который хранится вечно.

 

Заключение

 

Областное государственное  учреждение «Государственный архив  Саратовской области» является предведомственным  управлению по делам архивов Правительства  Саратовской области государственным  архивным учреждением, входящим в систему архивных учреждений Саратовской области.

Областное государственное  учреждение «Государственный архив  Саратовской области», далее именуемое  «Архив», создан в соответствии с  распоряжением Правительства Саратовской  области от 15 июля 2005 года №205-Пр «О создании областного государственного учреждения». Полное наименование «Архива» - Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области». Сокращённое – ОГУГАСО.

Учредителем «Архива» является управление по делам архивов Правительства Саратовской области.

Архив является юридическим  лицом, имеет смету расходов, печать с изображением Государственного герба  Российской Федерации для выполнения государственных функций и оказания услуг, соответствующие штампы и  бланки, право открытий счетов.

Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом и законами Саратовской области, правовыми актами Губернатора области, органов государственной власти Саратовской области, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, управления по делам архивов Саратовской области, а также Уставом ОГУ «ГАСО».

Архив относится к  особо ценным объектам, хранящим общенациональное, историко-культурное наследие и представляет собой самостоятельную информационную систему в структуре информационных ресурсов Саратовской области, является научным и научно-методическим центром по вопросам архивного дела.

Управление, осуществляя  функции учредителя Архива, обеспечивает правовые, материально-технические, транспортные и финансово-экономические условия  деятельности Архива, сохранность, целостность  и неотчуждаемость закреплённого за Архивом имущества.

Архив финансируется  из областного бюджета через Управление, а также за счёт средств, полученных от выполнения платных работ и  услуг, иных источников, не запрещённых  действующим законодательством.

Устав, дополнения и изменения к нему, смета, структура, штатное расписание и фонд оплаты Архива утверждаются начальником Управления.

Архив и хранящиеся в  нём документы являются собственностью Саратовской области.

Учреждение считается  созданным со дня внесения учредителем  соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Архив имеет в воём составе филиалы (обособленные подразделения) без права юридического лица:

1. Филиал ОГУ ГАСО в г. Балашове
2. филиал ОГУ ГАСО в г. Вольске
3. филиал ОГУ ГАСО в г. Пугачёве

Архив создан в целях обеспечения сохранности, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Саратовской области, осуществления научно-исследовательской, методической, культурно-просветительной деятельности дл удовлетворения потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной информации.

В целом Нормативные, организационно-распорядительные, и  иные документы имеют необходимые  реквизиты и оформлены в соответствии с действующими государственными и  национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и Инструкцией по работе с документами в ОГУ «ГАСО».

Подготовка и оформление служебных документов осуществляется в соответствии с Государственным  стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

У Областного государственного учреждения «Государственный архив  Саратовской области» есть свой официальный  сайт, в котором можно найти  полную информацию о структуре и  порядке работы ОГУ «ГАСО».

В целях устранения выявленных мною недостатков в данной организации, а также для оперативной работы с документами, помимо используемых программ «Архивный фонд» и «Источники комплектования», предлагаю внедрить программу «Дело», которая обеспечивает оперативную рассылку документов всем соисполнителям, контроль исполнения документа и его поиск.

 

 

Список литературы

 

1. Алексеева Е.В. Афанасьева Л.П. Бурова Е.М. Архивоведение. М., 2002.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2011
3. Архив фирмы. М., 2010.
4. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины "Архивоведение". М., 2012.
5. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. М., 2012.
6. Крайская З.В. Челлини Э.В. Архивоведение. М., 2011.
7. Маяковский И.Л. Очерки по истории архивного дела в СССР. М., 1960.
8. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. М., 2010.
9. Основные правила работы архивов организаций. М., 2011.
10. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 2010.
11. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. М., 2012.
12. Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. М., 2010.
13. Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2012.
14. Павлюк Л.В. Киселева Т.Н. Воробьев НИ. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-СПб., 2001.
15. Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 2012.

¹ Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. М., 2010. С.131

² Основные правила работы архивов организаций. М., 2011.С.112

³ Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 2012.С.112

⁴ Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2012.

⁵ Основные правила работы архивов организаций. М., 2011.С.112

⁶ Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. М., 2010. С.131

⁷ Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 2012.С.112

⁸ Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2012.

⁹ Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах. М., 2010. С.131

¹⁰ Хорхордина Т.И. История Отечества и архивы. М., 2012.С.112

¹¹ Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2012.