Основные требования и правила составления и оформления документов

Содержание

Введение………………………………………………………………3 - 4

1. Классификация документов……………………………………….4 - 5

2. Реквизиты документов……………………………………………..5 -20

3. Требования к бланкам документов………………………………..20 - 22

Заключение…………………………………………………………….22

Список использованной литературы…………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих  процессах:

 - получение информации и ее обработка;

 - анализ, подготовка и принятие решений;

 - выполнение решений;

 - учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;

- организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;

 - координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;

- передача документов внутри и между структурными подразделениями;

- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;

- разработка и использование унифицированных форм документов;

- организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;

- регистрация документов;

- организация хранения и использования документов;

- организация контроля исполнения документов;

- проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.

Отдельные направления  управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой  структуре. Основные (административные) функции управления - планирование, организация, координация, контроль. Специальные функции управления - финансирование, учет, снабжение и т.д. Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Система ОРД включает в себя три документационных массива:

- Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).

- Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).

- Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

В контрольной работе рассматриваются вопросы составления, оформления, документооборота, реквизиты документов, требования к бланкам документов.

1. Классификация  документов

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам  сходства и различия. 

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

- по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно  точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. Реквизиты документов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего стандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определяются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты взаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораздо меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб российской федерации (01)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственного герба карается законом.

Герб субъекта российской федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания) (03)

Эмблема предприятия  – это символическое графическое  изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Код организации (04)

Код по ОКПО – Общероссийскому  классификатору организаций и предприятий  – имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)

юридического  лица (05)

Регистрационный номер  юридического лица проставляется в  соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины 

постановки  на учет ИНН/КПП (06)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (08)

Данный реквизит указывает  в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах. Над наименованием организации  указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство  высшего образования РФ

Государственная сельскохозяйственная академия

Сельскохозяйственный  институт

Если организация подведомственна (подчинена) одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском  и национальном. Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка. Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своего названия, употребляется в официальных документах на двух языках в том случае, если так закреплено уставными документами.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Например:

Балтийская  государственная академия

(БГА)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации  указывают в том случае, если оно  является автором документа. Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют бланки должностного лица.

Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обязательны на внутренних документах организации.

Справочные  данные об организации (09)

Этот реквизит указывается  только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный  адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернете  и т.д. На письмах, относящихся к  финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.

Наименование  вида документа (10)

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет  судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру  текста. Наименование вида документа  регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д. нормативный договор, нормативный правовой акт, юридическая доктрина.

Дата (11)

Дата является одним  из основных реквизитов документа, которые  обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата проведения коллегиального мероприятия. Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

Дата в документе  оформляется цифровым способом в  следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08.08.2003. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2003.08.22.

В текстах нормативных  документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается  применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2003. В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.